Kiedy i w jakim miejscu można skorzystać z funkcji?
30 dni przed datą końca przetwarzania danych dostajesz informację w systemie. Awatar kandydata zaczyna być czerwony i po najechaniu na niego widać, kiedy czas się skończy. Od tego momentu możesz wysłać kandydatowi wiadomość z prośbą o przedłużenie tego czasu. Możesz to zrobić z każdego miejsca, gdzie widoczna jest data końca przetwarzania danych kandydata.
Lista kandydatów w rekrutacji
Widok kanban
Karta kandydata
Przy rekrutacji, w której czas wygasa, istnieje możliwość wysłania propozycji przedłużenia:
Aplikacja kandydata (w danej rekrutacji)
Szablon wiadomości z propozycją o przedłużenia
W szablonach gotowych znajdziesz szablon wiadomości, który możesz edytować w tym miejscu lub przed samym wysłaniem do kandydata.
W szablonie użyte są dwa pola danych:
Data końca przetwarzania danych - Dobrze, żeby pojawiła się w wiadomości
Link do przedłużenia przetwarzania danych - To pole jest konieczne, aby kandydat mógł wyrazić zgodę na przedłużenie więc nie usuwaj go z wiadomości.
Perspektywa kandydata
Po wysyłce wiadomości, kandydat dostaje e-mail, w którym umieszczony jest link do specjalnego ekranu, gdzie może wyrazić zgodę na przedłużenie przetwarzania danych.
Po kliknięciu w link, kandydat zostanie przekierowany na specjalny ekran. Na ekranie umieszczone są ważne elementy (nie można nimi zarządzać):
Logo firmy - jeżeli Twoja firma, ma wgrane logo do systemu to wyświetli się w tym miejscu
Nazwa firmy
Nazwa rekrutacji
Data końca przetwarzania danych
Informacja o ile czasu wydłuży się czas przetwarzania danych (czas ten jest taki sam, jaki ustawiony jest w rekrutacji)
Klauzula informacyjna z rekrutacji - zaciągana jest klauzula, która była wybrana w rekrutacji
Co się dzieje po podjęciu decyzji przez kandydata?
Po podjęciu decyzji przez kandydata:
• Osoba, która wysłała propozycję oraz właściciel rekrutacji (nie zawsze to musi być ta sama osoba) dostają powiadomienie mailowe niezależnie czy decyzja była pozytywna czy negatywna.
Przy wyrażeniu zgody czas przetwarzania danych kandydata ulega automatycznemu wydłużeniu o czas ustawiony w rekrutacji. Jeżeli w rekrutacji ustawione jest 12 miesięcy to po wyrażeniu zgody aplikacja kandydata będzie miała nowy czas przetwarzania danych wydłużony o 12 miesięcy.
Przykład: Jan Kowalski data końca przetwarzania danych 12 grudnia 2025, po wyrażeniu zgody na przedłużenie - nowa data przetwarzania danych 12 grudnia 2026.
Na karcie kandydata w sekcji wiadomości i historia zapisywane są:
-wiadomość z propozycją przedłużenia
- informacja o zmianie czasu przetwarzania jeżeli wyrażona była zgoda