Czym są wydarzenia grupowe?
Wydarzenie grupowe to jedno "spotkanie" tworzone w kontekście danej rekrutacji, na ten sam termin dla wielu kandydatów, np. spotkanie informacyjne. Każda zaproszona osoba dostaje zaproszenie na ten sam termin, a w przypadku spotkania online – jeden wspólny link.
Z wydarzeniami grupowymi można:
utworzyć nowe wydarzenie dla zaznaczonych kandydatów w rekrutacji albo dopisać ich do istniejącego, stworzonego w tej rekrutacji wydarzenia,
wybrać, czy i jak kandydaci zostaną powiadomieni (e-mail, SMS),
przeglądać wszystkie wydarzenia w jednym miejscu, wyszukiwać je i filtrować (dostępne z poziomu strony startowej lub z konkretnej rekrutacji pod menu "trzy kropki"
dodawać i usuwać uczestników, edytować szczegóły lub odwołać wydarzenie,
filtrować kandydatów w rekrutacji według wydarzenia.
Jak utworzyć nowe wydarzenie grupowe?
Wydarzenie tworzysz z poziomu rekrutacji – na liście kandydatów albo w widoku kanban.
Krok 1. Zaznacz kandydatów
Na liście kandydatów: zaznacz odpowiednie profile i wybierz opcję Wydarzenia grupowe na pasku akcji a następnie Utwórz nowe.
W widoku kanban: zaznacz kandydatów, kliknij prawym przyciskiem myszy aby otworzyć menu kontekstowe lub w prawym górnym rogu Akcje zbiorcze i wybierz Utwórz wydarzenie grupowe. Liczbę zaznaczonych osób widzisz w menu („Wybrane osoby”), a zaznaczenie cofniesz opcją Wyczyść zaznaczenie.
Krok 2. Uzupełnij szczegóły
W nowej karcie przeglądarki otworzy się ekran do wpisania nazwy wydarzenia, a po jej wpisaniu będziesz mieć możliwość ustalenia jego szczegółów. Zobaczysz również tygodniowy kalendarz. Zajęte terminy są oznaczone jako Spotkania, a termin, który ustawiasz wyświetli się jako Wybrany termin. Nazwę wydarzenia zmienisz ikoną ołówka obok tytułu.
Dla spotkania online zaloguj się na swoje konto służbowe w wybranym narzędziu. Link do spotkania jest wspólny dla wszystkich kandydatów.
Gdy dane są kompletne, kliknij Dalej.
Krok 3. Wybierz powiadomienia i wyślij
W oknie Powiadomienia widzisz podsumowanie: nazwę, termin i miejsce wydarzenia oraz liczbę kandydatów. Wybierz rodzaj powiadomień, sprawdź ich treść i kliknij Zapisz i wyślij.
Ważne! Wydarzenia grupowe nie są etapem rekrutacji. Kandydaci, których zaprosisz na wydarzenie mogą aktualnie znajdować się na różnych etapach w danej rekrutacji i jednocześnie brać udział w jednym wydarzeniu.
Powiadomienia dla kandydatów
Przy tworzeniu wydarzenia, dodawaniu kandydatów, edycji i odwołaniu wybierzesz sposób w jaki kandydaci zostaną o nim poinformowani. Możesz zaznaczyć kilka opcji jednocześnie.
Treści powiadomień
Dla każdego zaznaczonego powiadomienia pojawia się rozwijana sekcja w części Treści powiadomień. W wiadomości e-mail ustawisz temat wiadomości i możesz także przed wysyłką edytować również jej treść.
O czym warto pamiętać?
Spotkanie online wymaga powiadomienia e-mail. Kandydaci muszą dostać wiadomość z linkiem do spotkania, dlatego opcja Brak powiadomienia jest wtedy niedostępna.
Przypomnienie może być niedostępne. Jeśli ze względu na szybki termin wydarzenia przypomnienie nie zdąży zostać wysłane, nie da się go zaznaczyć.
Na karcie widzisz dostępny limit SMS-ów. SMSy nie zostaną jednak wysłane jeżeli kandydaci nie mają uzupełnionych numerów telefonów.
Brak powiadomienia to świadoma decyzja. Po jego wybraniu zobaczysz ostrzeżenie, że kandydaci nie otrzymają żadnej informacji o wydarzeniu.
Lista wydarzeń grupowych
Wszystkie wydarzenia można zobaczyć po kliknięciu opcji Wydarzenia grupowe lub Propozycje spotkań. Przejdziesz tam z listy kandydatów, z widoku kanban (klikając w "trzy kropki") albo ze strony głównej (wydarzenia grupowe dostępne są tam pod kalendarzem).
Na liście przy każdym wydarzeniu widzisz jego nazwę, rekrutację, datę i godziny oraz zaproszonych kandydatów.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Każde wydarzenie możesz szybciej znaleźć za pomocą wyszukiwania. Wyszukaj po nazwie wydarzenia, danych kandydata lub rekrutacji. Możesz także skorzystać z filtrów, gdzie zawęzisz listę wydarzeń do konkretnych rekrutacji.
Możesz także zobaczyć wydarzenia z całej firmy przełączając widok przyciskiem po prawej stronie.
Szczegóły wydarzenia i zarządzanie
Po kliknięciu nazwy wydarzenia na liście otworzy się jego widok szczegółowy. W nagłówku zobaczysz nazwę wydarzenia, rekrutację, termin i miejsce oraz przyciski Edytuj i Odwołaj. Poniżej znajdziesz listę kandydatów z imieniem, nazwiskiem, adresem e-mail i numerem telefonu.
W tym widoku możesz:
wyszukać kandydata po imieniu, nazwisku, adresie e-mail lub numerze telefonu,
dodać kolejne osoby przyciskiem Dodaj kandydata,
usunąć kandydatów z danego wydarzenia.
Jak usunąć kandydatów z wydarzenia?
Uczestników wydarzenia możesz usuwać pojedynczo najeżdżając na niego i klikając ikonę × (Usuń z wydarzenia). Możesz również usunąć kilka osób jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć kandydatów polacmi wyboru i kliknąć Usuń z wydarzenia. Aby usunąć wszystkie osoby kliknij opcję Zaznacz wszystkich.
Pozostali uczestnicy zostają w wydarzeniu bez zmian.
Edycja wydarzenia
W każdej chwili możesz edytować zaplanowane wydarzenie. Zmienisz wtedy dane, ale nie zmienisz listy kandydatów, których dodajesz i usuwasz w szczegółach wydarzenia (patrz wyżej).
Aby edytować wydarzenie wykonaj poniższe kroki:
Kliknij ikonę ołówka na liście wydarzeń albo Edytuj w szczegółach wydarzenia.
Zmień potrzebne dane: termin, godziny, uczestników z firmy, typ lub miejsce wydarzenia. Kalendarz obok pomaga wybrać wolny termin.
Przejdź dalej i w podsumowaniu edycji wybierz, jak powiadomić kandydatów o zmianach. Sprawdzisz też treść wiadomości.
Kliknij Zapisz i wyślij.
Odwołanie wydarzenia
Odwołanie stanowi anulowanie wydarzenia dla wszystkich kandydatów. Przed zatwierdzeniem wybierasz, czy i jak ich o tym poinformować.
Aby odwołać wydarzenie kliknij ikonę kalendarza z × na liście wydarzeń albo Odwołaj w szczegółach wydarzenia.
W oknie Odwołanie wydarzenia sprawdź nazwę, termin i miejsce oraz listę kandydatów po lewej.
Wybierz rodzaj powiadomienia o odwołaniu: e-mail, SMS albo Brak powiadomienia. Treść wiadomości e-mail możesz dopasować.
Kliknij Zapisz i wyślij.
Jeśli wybierzesz Brak powiadomienia, zobaczysz ostrzeżenie „Odwołujesz wydarzenie” – kandydaci nie otrzymają wtedy żadnej informacji.
Akcje na kandydatach
Klikając na imię i nazwisko kandydata otworzy się jego karta z prawej strony ekranu. Możesz w tym miejscu wykonać wszystkie akcje, które robisz w rekrutacji:
zobaczysz pliki, dokumenty i CV
wyświetlisz wszystkie notatki oraz dodasz nową
przekażesz aplikację do oceny menedżerom
zmienisz etap
ocenisz kandydata (ikonka przy avatarze)
Dodawanie kandydatów do istniejącego wydarzenia
Kandydatów możesz dodać do utworzonego już wydarzenia z poziomu rekrutacji albo z listy wydarzeń grupowych. Dołączają na tych samych warunkach co pozostali: w tym samym terminie i miejscu.
Z rekrutacji (lista kandydatów lub kanban)
Zaznacz kandydatów.
Na liście kliknij Wydarzenia grupowe → Dodaj do istniejącego a w kanbanie Akcje zbiorcze → Dodaj do istniejącego.
Wybierz wydarzenie z listy. Przy każdym widzisz jego nazwę i datę.
Wybierz powiadomienia dla nowych uczestników i kliknij Zapisz i wyślij.
Z listy wydarzeń grupowych
Przy wybranym wydarzeniu kliknij ikonę + albo w szczegółach wydarzenia przycisk Dodaj kandydata.
W oknie Dodaj kandydatów do wydarzenia wpisz imię i nazwisko kandydata w polu Kandydaci i wybierz go z listy. Dodane osoby pojawią się w sekcji Wybrani kandydaci; ikoną × usuniesz osobę z wyboru.
Wybierz powiadomienia, sprawdź ich treść i kliknij Zapisz i wyślij.
Powiadomienia trafiają tylko do nowo dodanych kandydatów.
Filtrowanie kandydatów po wydarzeniu
Na liście kandydatów i w widoku kanban dostępny jest filtr po wydarzeniu grupowym. Możesz wybrać jedno lub wiele wydarzeń. Po wybraniu zobaczysz tylko kandydatów, którzy zostali do nich zaproszeni.
