Z Modułem Onboardingu od eRecruiter z łatwością sprawisz, by osoba, którą chcesz zatrudnić, stała się wdrożonym pracownikiem! Moduł Onboardingu uporządkuje wszystkie zadania, które Ty i przełożony nowego pracownika musicie wykonać. Zautomatyzuje także powiadomienia do kandydata, by przesłał swoje dane i zdobył najważniejsze informacje o firmie jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Moduł Onboardingu w eRecruiter znajdziesz w górnym menu systemu (zakładka „Onboarding”):

Domyślnie dostęp do Modułu Onboardingu mają wszyscy użytkownicy systemu, a Administratorzy dodatkowo mają włączone uprawnienia do zarządzania ścieżkami i szablonami wiadomości. Administratorzy mogą w ustawieniach nadawać i odbierać dostępy wszystkim osobom z rolą Rekrutera i Użytkownika (poza Użytkownikami Biznes - Użytkownik Biznes wskazany jako przełożony zatrudnianej osoby dostanie dostęp do specjalnej części modułu przeznaczonej dla menedżerów i innych działów zaangażowanych w procesy rekrutacyjne - do Konta Biznes).

Z artykułu dowiesz się:

Szablony wiadomości onboardingowych umożliwiają Ci przygotowanie maili, które otrzyma kandydat przed rozpoczęciem pracy w Twojej firmie. Mogą to być wiadomości powitalne, prośba o przygotowanie lub wypełnienie niezbędnych dokumentów, instrukcja dotarcia do biura, plan pierwszego dnia pracy itd. Dzięki nim zadbasz o najlepsze candidate i employee experience! To Ty decydujesz, jakie szablony chcesz stworzyć, a następnie wykorzystać w ścieżkach onboardingowych. Ścieżki onboardingowe umożliwiają automatyczną wysyłkę przygotowanych wcześniej wiadomości onboardingowych – dowiesz się o nich więcej w kolejnym rozdziale.

Szablony wiadomości onboardingowych znajdziesz tam, gdzie wszystkie szablony wiadomości: w ustawieniach systemu, w sekcji „Szablony wiadomości”.

Uwaga: Domyślnie dostęp do szablonów wiadomości ma tylko Administrator systemu, może jednak nadać dostęp także innym użytkownikom systemu (o czym piszemy więcej w rozdziale o ustawieniach modułu).

Dla ułatwienia przygotowaliśmy 3 przykładowe wiadomości, dostępne po rozwinięciu pola "Wybierz szablon". Pomogą Ci w przygotowaniu własnych treści do kandydatów. Każdą z tych wiadomości możesz dowolnie edytować.

Wiadomości te działają w dużej mierze jak inne szablony. Mają swoją nazwę, temat oraz treść. Możesz w nich umieszczać inteligentne pola danych, takie jak:

Nie ma limitu szablonów onboardingowych, które możesz stworzyć.

Szablony onboardingowe wyróżniają się tym, że możesz do nich dodać załączniki (np. formularze, prezentacje itp.). Plików w jednej wiadomości może być kilka. Jedyne ograniczenia to łączna waga plików (maksymalnie 10MB) oraz format (możesz załączyć tylko plik PDF).

TIP: Ograniczenie załączanych plików do PDF wynika z kwestii bezpieczeństwa. Jest to jedyny format, który uniemożliwia przesłanie złośliwego oprogramowania. Co istotne, większość plików (np. word czy powerpoint) możesz łatwo przekonwertować na PDF.

Każdy szablon musi mieć wskazanego nadawcę i odbiorcę, na wypadek gdyby kandydat odpowiedział na maila:

Jako nadawcę każdorazowo możesz wybrać jedną z poniższych osób:

Jako odbiorcę możesz wskazać więcej niż jedną osobę, zaznaczając opcję "Inne". W ten sposób możesz dodać maksymalnie 5 adresów email.

Pamiętaj, by zapisać gotowy szablon!

Ścieżki onboardingowe mają za zadanie zapewnić wysokiej jakości, spójny proces onboardingu dla wszystkich kandydatów, bez względu na to, który rekruter lub menedżer prowadzi ich proces. Ułatwią także pracę współpracę rekrutera i przełożonego w okresie od decyzji o zatrudnieniu, do pierwszego dnia pracy pracownika.

Stały dostęp do zarządzania ścieżkami zapewnia przycisk w prawym górnym rogu Modułu Onboardingu. Widoczny jest on dla każdego użytkownika, który ma dostęp do zarządzania ścieżkami.

Uwaga: Dostępy do ścieżek nadaje i odbiera Administrator w ustawieniach.

Ścieżki są wspólne dla wszystkich użytkowników mających do nich dostęp. To znaczy, że każdy użytkownik z dostępem widzi te same ścieżki i może z nich korzystać. Przy każdej ścieżce widoczne jest, kiedy i przez kogo została ostatnio edytowana.

Gdy po raz pierwszy wejdziesz w "Zarządzanie ścieżkami", zobaczysz na liście przykładową ścieżkę onboardingową, która ułatwi Ci naukę korzystania z Modułu Onboardingu.

Są do niej podpięte przykładowe szablony wiadomości oraz utworzone listy do wykonania przez osobę z HR, menedżera, osoby z innych działów oraz nowo zatrudnionego pracownika. Ścieżkę i zadania możesz dowolnie edytować i dostosować do swoich potrzeb. Możesz ją też skopiować.

Uwaga: edycja ścieżki w ustawieniach nie wpływa na aktywny proces onboardingu kandydata, który właśnie przechodzi tę ścieżkę. Możesz zatem edytować ścieżki bez obaw, że wpłynie to na trwające procesy wdrożenia.

Kliknij przycisk "Zarządzanie ścieżkami", by wejść w edycję ścieżek. Nową ścieżkę dodasz poprzez kliknięcie kafelka "+ Dodaj nową ścieżkę".

Następnie wpisz nazwę nowej ścieżki. Możesz także umieścić jej dodatkowy opis.

W każdej ścieżce można (ale nie trzeba) ustawić:

Poniżej omawiamy, jak ustawić każdą z tych list.

Lista automatycznych wiadomości pozwala wybrać zestaw maili, które samoczynnie będą wysyłane do nowo zatrudnionej osoby w wybranych odstępach czasu. Przykładowo, jeśli chcesz budować zaangażowanie kandydata i znajomość firmy, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, możesz stworzyć ścieżkę, która raz w tygodniu będzie wysyłała kolejno najważniejsze informacje o firmie.

Szablony wiadomości onboardingowych możesz dodawać i edytować w ustawieniach, o czym pisaliśmy w poprzednim rozdziale. Przy tworzeniu ścieżki należy wybrać wiadomości, które będą w jej ramach wysyłane i określić czas ich automatycznej wysyłki. Dla każdej wiadomości określa się ten czas indywidualnie, a punktem odniesienia jest zmiana etapu kandydata na "Zatrudnienie" lub dzień rozpoczęcia pracy (wiadomości mogą być wysyłane zarówno przed, jak i po dniu rozpoczęcia pracy oraz w samym dniu rozpoczęcia pracy). Przykładowo: możesz ustawić, by automatyczna wiadomość z prezentacją o firmie wysyłała się np. 7 dni po zmianie etapu na "Zatrudnienie" lub 3 dni przed przyjściem nowej osoby do pracy. Z kolei wiadomość z pierwszym zadaniem dla nowej osoby możesz ustawić np. na 1 dzień po dniu rozpoczęcia pracy.

Po uruchomieniu ścieżki onboardingowej wiadomości będą wysyłane automatycznie.

UWAGA: Jeżeli ustawiony czas wysyłki wiadomości w ścieżce onbordingowej nie jest możliwy do zrealizowania, to wiadomość nie zostanie wysłana. Przykład: kandydat przychodzi do pracy za tydzień. Jeśli przypiszesz mu ścieżkę zawierającą wiadomość, która wysyła się automatycznie na 2 tygodnie przed przyjściem do pracy, to kandydat jej nie otrzyma. Pamiętaj, że wszystkie wiadomości i ich status (np. "wysłana" czy "oczekująca') możesz sprawdzić w szczegółach kandydata w Module Onboardingu.

W każdej ścieżce onboardingowej możesz utworzyć listę zadań dla osoby prowadzącej z HR, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy.

Do każdego zadania możesz załączyć opis, plik i określić czas, kiedy zadanie powinno być wykonane.

W każdej ścieżce onboardingowej możesz również utworzyć listę zadań dla przełożonego, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy. Zadania dodaje się analogicznie jak w liście zadań dla rekrutera. Do każdego zadania możesz dodać pliki oraz określić datę, do której zadanie powinno być wykonane. Po uruchomieniu onboardingu dla danej osoby, jej przełożony automatycznie otrzyma dostęp do modułu i zobaczy swoją listę zadań do wykonania.

Jeśli chcesz zaangażować inne działy w firmie w onboarding pracowników, np. dział IT czy Administracji, skorzystaj z opcji "Pozostałe zadania":

Wybierz z listy dział, który ma wykonać to zadanie:

Po uruchomieniu ścieżki wszystkie osoby z danego działu dostaną powiadomienie o przypisanych zadaniach. Przy każdym zadaniu będzie widoczna informacja, kto i kiedy je wykonał.

TIP: Jak zdefiniować działy w firmie i konkretne osoby w nich pracujące? Może to zrobić Administrator w ustawieniach systemu w sekcji "Działy firmy". Następnie w sekcji "Użytkownicy" może dodać nowego użytkownika do wybranego działu lub edytować dział, do którego jest przypisany istniejący już użytkownik:

W ścieżce możesz dodać też zadania, które powinien wykonać nowy pracownik przed przyjściem do pracy lub w pierwszych jej dniach. Zadania dodajesz analogicznie do tych dla przełożonego czy innych osób. Zadania dla nowo zatrudnionego może dodawać też jego przełożony poprzez Konto Biznes.

Gotowe! Tak przygotowaną ścieżkę wystarczy zapisać, by móc używać jej w onboardingu (wybierając ją w polu "ścieżka onboardingowa" przy nowo zatrudnionej osobie).

TIP: Możesz ustawić wiele ścieżek onboardingowych, różniących się między sobą w zależności np. od formy zatrudnienia nowej osoby lub obejmowanego przez nią stanowiska. Jednak niezależnie od tego, ile ścieżek stworzysz w Module Onboardingu, w każdej z nich możesz zastosować te same szablony wiadomości, co zagwarantuje spójność komunikacji do wszystkich kandydatów. Bez względu na to, kto stworzy daną ścieżkę onboardingową lub jakie będzie stanowisko zatrudnianego kandydata.

Gdy masz już przygotowane szablony wiadomości oraz ścieżki onboardingowe, możesz przejść do uruchamiania procesu onboardingu dla poszczególnych kandydatów. Aby wejść do Modułu Onboardingu w eRecruiter, kliknij zakładkę „Onboarding” w górnym menu systemu. Znajdziesz się w sekcji „Nowe osoby”, gdzie zobaczysz wszystkich kandydatów będących na etapie „Zatrudnienie”. W tym miejscu zdecydujesz, czy prowadzisz onboarding którejś osoby z listy i przypiszesz ją do siebie.

Domyślnie wszyscy kandydaci, którzy mają nadany etap „Zatrudnienie”, trafiają do Modułu Onboardingu, do sekcji „Nowe osoby” (o ile nie minął czas przetwarzania ich danych osobowych). Wystarczy, aby kandydat kiedykolwiek miał nadany etap "Zatrudnienie", by pojawił się w onboardingu - nawet jeśli potem zostanie mu zmieniony etap, pozostanie w onboardingu.

Każdy użytkownik logujący się do systemu i mający dostęp do modułu, widzi na tej liście wszystkich zatrudnionych kandydatów. Wyjątkiem są firmy z Modułem Spółek: użytkownik z takiej firmy zobaczy tylko kandydatów zatrudnionych przez Spółkę, do której jest przypisany oraz kandydatów bez przypisanej Spółki.

Jeżeli prowadzisz onboarding jednej lub kilku osób z listy, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk „Przypisz do mnie” na dole ekranu:

TIP: Jeżeli ktoś wskaże Cię jako osobę prowadzącą z HR, dostaniesz automatyczne powiadomienie mailowe o tym fakcie.

Przypisani do Ciebie kandydaci trafią do sekcji „Do zatrudnienia”. Każdej osobie w tej sekcji możesz wybrać z rozwijanej listy formę zatrudnienia i przełożonego (pola te można uzupełnić również w momencie zmiany etapu kandydata na „Zatrudnienie”). Uzupełnienie tych pól nie jest niezbędne, aby uruchomić onboarding.

Do uruchomienia onboardingu konieczne jest wybranie ścieżki onboardingowej:

TIP: Jeżeli nie wiesz, jakie wiadomości zawiera dana ścieżka, kliknij w imię i nazwisko kandydata, żeby przejść do jego szczegółowych danych, a następnie wybierz ścieżkę, która Cię interesuje. Po chwili pod danymi kandydata pojawi się zawartość wybranej ścieżki - wiadomości automatyczne i lista zadań:

Gdy wybierzesz już ścieżkę dla kandydata, kliknij przycisk „Rozpocznij onboarding”, aby uruchomić proces.

Uruchomienie onboardingu powoduje:

Po uruchomieniu procesu lista osób "Do zatrudnienia" zyskuje nowy widok. Kandydaci z uruchomionym onboardingiem widoczni są teraz na górze listy (sekcja „W trakcie onboardingu”), aby można było swobodnie monitorować postępy w ich wdrożeniu. Są też podzieleni na miesiące, w których zaczynają pracę. Przy każdym kandydacie zobaczysz zadania swoje i przełożonego, które trzeba wykonać przed jego przyjściem do pracy. Wystarczy, że najedziesz myszką na pole „Moje zadania”, by zobaczyć pełną listę zadań i móc odznaczyć je jako wykonane.

Jeżeli na liście będą niewykonane zadania, a kandydatowi pozostanie 7 dni do rozpoczęcia pracy, otrzymasz automatyczne przypomnienie o konieczności wykonania zadań. Analogiczne przypomnienie otrzyma przyszły przełożony kandydata w przypadku niewykonania swoich zadań.

Aby zmienić osobę prowadzącą lub przełożonego nowo zatrudnionej osoby, wejdź w edycję jej danych. Kliknij ikonę długopisu i wybierz nowe osoby.

Nowa osoba prowadząca z HR lub nowy przełożony otrzymają powiadomienie mailowe, że został do nich przypisany kandydat. Analogicznie dotychczasowa osoba prowadząca z HR lub przełożony otrzymają powiadomienie, że dany kandydat nie jest już na ich liście w Module Onboardingu.

Co istotne, zmiana którejkolwiek z tych osób nie powoduje zatrzymania ani utraty postępów w procesie onboardingu danego kandydata.

Istnieje możliwość zatrzymania onboardingu wybranej osoby. Powoduje to wstrzymanie wysyłki wiadomości automatycznych, aż do momentu wznowienia onboardingu. W tym celu kliknij ikonę trzech kropek i wybierz „Zatrzymaj”.

Możesz usunąć kandydata z onboardingu, klikając ikonę trzech kropek, a następnie „Usuń”. Pamiętaj, że jeśli to zrobisz, cały postęp onboardingu zostanie utracony, a kandydat zniknie z Modułu Onboardingu. Ponowne dodanie kandydata (poprzez ponowne nadanie mu etapu „zatrudnienie” w wybranej rekrutacji) będzie wiązało się z koniecznością wyboru ścieżki i uruchomienia onboardingu od nowa.

Zmiana etapu kandydata na inny niż „Zatrudnienie” nie spowoduje usunięcia z Modułu Onboardingu.

TIP: Osoba prowadząca HR oraz przyszły przełożony kandydata dostaną automatyczne powiadomienie mailowe, gdy kandydat zostanie usunięty z onboardingu.

Kandydat zniknie z Modułu Onboardingu, jeżeli zostanie usunięty z systemu z powodu upłynięcia czasu przetwarzania jego danych osobowych. Pamiętaj, że czas przetwarzania danych możesz wydłużyć w ustawieniach systemu, w sekcji Klauzule i zgody:

W sekcji "Raportowanie" możesz pobrać listę osób zatrudnionych, która bazuje na dacie rozpoczęcia pracy przez kandydata. Przykładowo, w raporcie "Czerwiec 2023" widoczni będą wszyscy kandydaci, którzy czas startu pracy mieli określony na czerwiec 2023 r. (poza osobami usuniętymi z powodu upływu czasu przetwarzania danych osobowych), bez względu na to, kiedy przechodzili onboarding.

Dostępne są raporty do 6 miesięcy wprzód od bieżącej daty (z uwzględnieniem bieżącego miesiąca) oraz do 12 miesięcy wstecz. Przykładowo, w styczniu 2024 roku dostępne będą raporty z okresów styczeń-czerwiec 2024 oraz styczeń-grudzień 2023.

Uwaga: sekcja "Raportowanie" jest dostępna tylko dla osób z rolą Administratora systemu.

W raporcie Excel będą widoczne dane kandydata oraz data startu pracy, nazwa rekrutacji, forma zatrudnienia, osoba prowadząca z HR i przełożony.

Poza sekcją "Raportowanie" istnieje inny sposób pobrania listy kandydatów Excel z danego miesiąca. W tym celu przy nazwie miesiąca w sekcji "Do zatrudnienia" wystarczy kliknąć ikonę pobierania. Na liście znajdą się kandydaci, którzy w chwili obecnej przypisani są do danego miesiąca (czyli data rozpoczęcia przez nich pracy wypada w wybranym miesiącu).

Uwaga: taką listę może pobrać każdy użytkownik systemu, który ma nadany dostęp do Modułu Onboardingu.

Sekcja "Historia" to rejestr osób, które kiedykolwiek przechodziły onboarding lub jego fragment. Osoby z onboardingu trafiają tam automatycznie po 180 dniach od dnia rozpoczęcia pracy (czyli daty "początku pracy" ustawionej w momencie zmiany etapu na "Zatrudnienie"). W Historii nie możesz już odznaczać zadań z listy jako wykonanych.

W tej sekcji zobaczysz:

TIP: W Historii widoczne są dane kandydatów do roku wstecz, licząc od dnia początku ich pracy.

Każdy użytkownik systemu eRecruiter może zostać wskazany jako przełożony nowo zatrudnionej osoby. Kiedy ktoś zostanie wskazany jako przełożony, zyska dostęp do modułu w momencie uruchomienia onboardingu tej osobie.

Przełożony otrzyma wówczas automatycznego maila z informacjami o module i instrukcją logowania. W module zobaczy wszystkich kandydatów, do których jest przypisany jako przełożony i którzy są w trakcie onboardingu.

TIP: Jeżeli przełożony ma w systemie rolę Użytkownik Biznes, to będzie mógł zalogować się do Modułu Onboardingu (a tym samym do systemu eRecruiter), jednak w systemie zobaczy jedynie część dla menedżerów (jak na widoku poniżej), czyli Konto Biznes. Nie będzie miał dostępu do innych części systemu:

Uwaga: dostęp dla Użytkownika Biznes korzystającego z Modułu Onboardingu nie będzie się automatycznie kasował po 90 dniach, tak jak to było w przypadku Interaktywnej Karty Kandydata. Dostęp będzie mógł standardowo odebrać Administrator systemu z poziomu ustawień.

TIP: Jeżeli przełożony ma w systemie inną rolę niż Użytkownik Biznes (tzn. standardowo loguje się do eRecruiter i ma wgląd w wybrane rekrutacje), wówczas w menu głównym systemu zobaczy nową sekcję dedykowaną menedżerom: "Konto Biznes". Aby móc sprawdzić szczegóły kandydatów, do których jest przypisany jako przełożony, oznaczyć swoje zadania jako wykonane lub stworzyć listę zadań dla nowej osoby, musi wejść w sekcję "Konto Biznes" a następnie "Onboarding":

Gdy użytkownik systemu zostanie wskazany jako przełożony, zyska możliwość dodawania zadań do wykonania przez nowo zatrudnioną osobę, np. w ramach jej onboardingu zespołowego czy ogólnofirmowego. W tym celu należy wejść do sekcji "Konto Biznes" -> "Onboarding" (lub, w przypadku osoby z rolą Użytkownik Biznes, bezpośrednio po zalogowaniu do systemu wejść do sekcji "Onboarding").

Aby dodać zadanie, wejdź w szczegóły wybranego kandydata (kliknij jego/jej imię i nazwisko na liście), a następnie kliknij przycisk "Dodaj zadanie":

Do każdego zadania możesz dodać orientacyjny termin jego wykonania (liczbę dni przed lub po rozpoczęciu pracy) oraz załącznik PDF.

Każde zapisane zadanie możesz edytować lub usunąć, klikając odpowiednio ikonkę długopisu lub kosza widoczne na danym zadaniu.

Po dodaniu, zadanie będzie od razu widoczne dla nowo zatrudnionej osoby w jej Koncie Pracownika. Możesz monitorować postęp w realizacji zadań. Na widoku listy możesz też wybrać, czy chcesz widzieć wszystkie zadania, które pracownik ma do wykonania (również te dodane bezpośrednio w ścieżce onboardingowej przez HR - będą one miały specjalne oznaczenie), czy tylko zadania dodane przez siebie. W tym celu przełącz suwak w prawym górnym rogu listy zadań:

Aby zarządzać uprawnieniami w ramach Modułu Onboardingu, wejdź w ustawienia systemu, do sekcji „Onboarding”.

Uwaga: do tej sekcji ustawień mają dostęp tylko osoby z rolą Administratora systemu. Administrator ma domyślnie włączone wszystkie uprawnienia.

​Administrator może zadecydować o następujących uprawnieniach:

Na liście w ustawieniach znajdują się wszyscy użytkownicy systemu oprócz Użytkowników Biznes:

Zgodnie z ogólnymi ustawieniami eRecruiter, gdy mija czas przetwarzania danych osobowych kandydata, jest on usuwany z systemu zgodnie z RODO. Oznacza to, że w takim przypadku zostanie usunięty również z Modułu Onboardingu, nawet gdy stał się już nowo zatrudnionym pracownikiem. Aby uniknąć takiej sytuacji i zapobiec utracie danych pracownika z Modułu Onboardingu, Administrator może wydłużyć czas przetwarzania danych dla kandydatów onboardingowanych.

W tym celu wejdź w Ustawienia -> Klauzule i zgody -> Czas przetwarzania. W sekcji "Przetwarzanie danych w onboardingu" ustaw, o ile miesięcy chcesz przedłużyć czas przetwarzania danych dla kandydatów, którzy są w Module Onboardingu, i kliknij "Zapisz". Maksymalny czas przedłużenia to 12 miesięcy:
​