W eRecruiter nieustannie poszukujemy rozwiązań, które mogą wesprzeć Cię w bardziej efektywnych rekrutacjach. Jednym z nich jest umożliwienie integracji naszego systemu z HR Voicebotem - narzędziem do rekrutacji masowej pracowników.

Czym jest HR Voicebot?

Voicebot to rozwiązanie, które pozwala szybciej i taniej rekrutować. Sprawdzi się szczególnie w przypadku rekrutacji masowych, czy rekrutacji pracowników podstawowego szczebla, np.: kasjerów, kurierów, pracowników call-center, kierowców, czy innych pracowników fizycznych.

Na czym polega jego działanie?

Voicebot dzwoni do kandydatów, którzy zaaplikowali na Twoją ofertę pracy i zadaje im szereg przygotowanych wcześniej pytań. Kontakt bota jest praktycznie natychmiastowy – kandydat otrzymuje telefon maksymalnie po 5 minutach od złożenia aplikacji. Aplikujący odpowiada na pytania, wybierając odpowiednie cyfry na klawiaturze. HR Voicebot Apifonica jest w stanie wykonać połączenia aż do 10 000 kandydatów na godzinę, a sama rozmowa prowadzona głosem profesjonalnego lektora jest bardzo naturalna.

Dzięki korzystaniu z Voicebota:

  • skrócisz liczbę pytań na formularzu aplikacyjnym do danych podstawowych - o resztę informacji zapyta bot,

  • przyspieszysz proces rekrutacji - wstępną selekcję aplikacji voicebot będzie nieustannie wykonywać za Ciebie,

  • zmniejszysz koszty procesu - ponieważ rekrutacja będzie trwała krócej, niż miałoby to miejsce w przypadku "tradycyjnej" formy kontaktu z kandydatami.

Do czego możesz użyć HR Voicebota?

Voicebot ma szeroki zakres zastosowań. Wypróbuj go m.in.:

  • do selekcji aplikacji;

  • do badania candidate experience;

  • do poinformowania o zakończeniu rekrutacji.

Co zrobić, by zintegrować Voicebota z eRecruiter?

  1. Skontaktuj się ze swoim Opiekunem eRecruiter – przedstawi Ci szczegóły i pomoże w pierwszych krokach integracji.

  2. Opiekun skontaktuje Cię z przedstawicielem firmy Apifonica, który zbierze od Ciebie najważniejsze informacje i przedstawi najbardziej optymalne rozwiązanie wobec potrzeb rekrutacji.

  3. Wspólnie przygotujecie skrypt rozmowy i pytania, jakie ma zadać program podczas kontaktu z aplikującym.

  4. Administrator eRecruiter nadaje Apifonica dostęp do rekrutacji, dla której chce uruchomić voicebota. Jeżeli Apifonica dostanie dostęp na poziomie administratora – dalej nic nie musisz już robić. Jeżeli nie chcesz przekazywać dostępu adminowego tylko zwykły, Administrator systemu powinien:

  • dodać wcześniej ustalone tagi odzwierciedlające odpowiedzi kandydatów.

Przykład: jeżeli rekrutujesz magazynierów i pytasz, czy aplikującemu odpowiada proponowane wynagrodzeni,e tagi mogą wyglądać tak: "Magazynier finanse - tak", "Magazynier finanse - nie". Tagi będą tożsame z odpowiedziami, jakich udzielają kandydaci podczas rozmowy.

  • dodać nowe etapy w eRecruiter, które odpowiadać będą konkretnym działaniom voicebota (poniżej znajdziesz rekomendacje nazw).

Pamiętaj, by etapy dodać do tej rekrutacji, w której weźmie udział voicebot. Dzięki konfiguracji etapów cały zespół będzie wiedział na jakim etapie są rozmowy z kandydatami – w zależności od tego jak potoczy się rozmowa bota z aplikującym, przypisany zostanie mu odpowiedni etap w systemie.

Gdy etapy zostaną dodane, poinformuj o tym przedstawiciela Apifonica. Gdy otrzymasz od niego potwierdzenie, że wszystko zostało aktywowane, możesz rozpocząć zbieranie aplikacji w rekrutacji.

Uwaga! Voicebot zmienia przypisane mu etapy automatycznie, bez ingerencji użytkowników. Nie zmienia Twoich wcześniej ustawionych etapów. Połączenia wykonuje tylko do użytkowników oznaczonych jako „Nowy” (czyli bezpośrednio po pojawieniu się nowego CV w rekrutacji) lub „Voicebot do ponowienia” (jeżeli kandydat nie odebrał pierwszego telefonu od voicebota lub odrzucił go).

Sugerowane etapy to:

  • Voicebot zakwalifikowany - kiedy kandydat odpowie prawidłowo na wszystkie zadane pytania.

  • Voicebot odrzucony - kiedy kandydat odpowie na wszystkie pytania, ale niezgodnie z oczekiwaniami założonymi w rekrutacji.

  • Voicebot niepełny - kiedy kandydat rozłączy się podczas rozmowy.

  • Voicebot w toku - kiedy voicebot rozpoczął działania związane z kontaktem z kandydatem po jego zaaplikowaniu.

  • Voicebot do ponowienia - kiedy bot dzwoni, kandydat go odrzuca lub nie odbiera.

  • Voicebot nieosiągalni - kiedy po kolejnych próbach kontaktu nie udało się nawiązać rozmowy z kandydatem.

Jak działa integracja voicebota w eRecruiter?

Gdy voicebot zostanie podłączony do rekrutacji, kolejne jego działania wyglądać będą następująco:

Kandydat wypełnia podstawowy formularz aplikacyjny (aby voicebot funkcjonował, potrzebny jest mu numer telefonu z formularza) i pojawia się w systemie ze statusem Nowy. Możesz również samodzielnie dodać kandydatów do rekrutacji, lub przypisać ich z innych projektów. W ciągu maksymalnie 15 minut od pojawienia się aplikacji w rekrutacji, następuje kontakt z kandydatem. Jego etap zmieni się na Voicebot w toku.

Uwaga! Nie zmieniaj samodzielnie etapu nowych kandydatów z etapu Nowy na inne. Voicebot rozpocznie połączenie jedynie z kandydatami na etapie Nowy lub Voicebot do ponowienia.

W zależności od tego, czy odpowiedzi kandydata są prawidłowe, czy nie, etap zmieni się automatycznie na: Voicebot zakwalifikowany lub Voicebot odrzucony. Odpowiedzi kandydata zapiszą się przy jego profilu w formie tagów, dzięki czemu łatwo przefiltrujesz aplikacje.

Odpowiedzi zapiszą się również w formie notatki wewnętrznej:

Co jeżeli kandydat nie odbierze? Ile razy voiceboot ponawia połączenie?

Program kontaktuje się z kandydatem 3 razy. W zależności od Twoich oczekiwań kontakt może wyglądać następująco:

  1. Pierwszy telefon odbywa się do 15 minut od wpłynięcia do systemu aplikacji kandydata. Po pierwszej nieudanej próbie etap kandydata zmieni się na Voiceboot do ponownienia.

  2. Po 24 godzinach od nieodebranego połączenia Voicebot ponawia próbę (wykonuje ją w godzinach 9-17).

  3. Jeżeli kandydat ponownie nie odbierze, program dzwoni trzeci raz po godzinie od ostatniego połączenia.

Jeżeli nie uda się rozpocząć rozmowy po trzech próbach, bot zmieni etap kandydata na Voicebot nieosiągalni.

Co w przypadku, gdy kandydat rozłączy się podczas rozmowy? (TBC)

Etap kandydata zmieni się na Voicebot niepełny.

W systemie pojawią się odpowiedzi na te pytania, na które kandydat zdążył odpowiedzieć. Bot nie ponawia próby kolejnego kontaktu.

Chcesz wiedzieć więcej?

Skontaktuj się ze swoim Opiekunem eRecruiter.

Przeczytaj o korzyściach z wdrożenia voicebota do swoich rekrutacji na naszym blogu eRecruiter.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?