Czym są ścieżki onboardingowe i gdzie je znaleźć?
Ścieżki onboardingowe mają za zadanie zapewnić wysokiej jakości, spójny proces onboardingu dla wszystkich kandydatów, bez względu na to, który rekruter lub menedżer prowadzi ich proces. Ułatwią także współpracę rekrutera i przełożonego w okresie od decyzji o zatrudnieniu, do pierwszego dnia pracy pracownika.
Stały dostęp do zarządzania ścieżkami zapewnia przycisk w prawym górnym rogu ekranu.
Widoczny jest on dla każdego użytkownika, który ma dostęp do zarządzania ścieżkami.
TIP: Dostępy do ścieżek nadaje i odbiera Administrator w ustawieniach.
Ścieżki są wspólne dla wszystkich użytkowników mających do nich dostęp. To znaczy, że każdy użytkownik z dostępem widzi te same ścieżki i może z nich korzystać. Przy każdej ścieżce widoczne jest, kiedy i przez kogo została ostatnio edytowana.
Dodawanie nowej ścieżki onboardingowej
Nową ścieżkę można dodać poprzez kliknięcie kafelka "+ Dodaj nową ścieżkę".
Następnie należy wpisać nazwę nowej ścieżki. Można także umieścić jej dodatkowy opis.
W każdej ścieżce można (ale nie trzeba) ustawić:
Listę automatycznych wiadomości do zatrudnianej osoby
Listę zadań dla osoby z HR
Poniżej omawiamy, jak ustawić każdą z tych list.
1. Automatyczna komunikacja do zatrudnianych osób
Lista automatycznych wiadomości pozwala wybrać zestaw maili, które samoczynnie będą wysyłane do nowo zatrudnionej osoby w wybranych odstępach czasu.
Szablony wiadomości onboardingowych możesz dodać i edytować w ustawieniach. Przy tworzeniu ścieżki należy wybrać wiadomości, które będą w jej ramach wysyłane i określić czas ich automatycznej wysyłki. Dla każdej wiadomości określa się ten czas indywidualnie, a punktem odniesienia jest zmiana etapu kandydata na "Zatrudnienie" lub dzień rozpoczęcia pracy. Przykładowo: można ustawić, by automatyczna wiadomość z prezentacją o firmie wysyłała się np. 7 dni po zmianie etapu na "Zatrudnienie" lub 3 dni przed przyjściem nowej osoby do pracy.
Po uruchomieniu ścieżki onboardingowej wiadomości będą wysyłane automatycznie.
2. Lista zadań dla rekrutera
W każdej ścieżce onboardingowej możesz utworzyć listę zadań dla osoby z HR, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy.
Do każdego zadania możesz załączyć opis, plik i określić czas, kiedy zadanie powinno być wykonane.
Tak przygotowaną ścieżkę wystarczy zapisać, by móc używać jej w onboardingu (wybierając ją w polu "ścieżka onboardingowa" przy nowo zatrudnionej osobie).
3. Lista zadań dla przełożonego
W każdej ścieżce onboardingowej możesz również utworzyć listę zadań dla przełożonego, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy. Zadania dodaje się analogicznie jak w liście zadań dla rekrutera. Do każdego zadania możnesz dodać pliki oraz określić datę, do której zadanie powinno być wykonane. Po uruchomieniu onboardingu dla danej osoby, jej przełożony automatycznie otrzyma dostęp do modułu i zobaczy swoją listę zadań do wykonania
Możesz ustawić wiele ścieżek onboardingowych, różniących się między sobą w zależności np. od formy zatrudnienia nowej osoby lub obejmowanego przez nią stanowiska.
Jednak niezależnie od tego, ile ścieżek stworzysz w Module Onboardingu, w każdej z nich możesz zastosować te same szablony wiadomości, co zagwarantuje spójność komunikacji do wszystkich kandydatów. Bez względu na to, kto stworzy daną ścieżkę onboardingową lub jakie będzie stanowisko zatrudnianego kandydata.