Z Modułem Onboardingu od eRecruiter z łatwością sprawisz, by osoba, którą chcesz zatrudnić, stała się wdrożonym pracownikiem! Moduł Onboardingu uporządkuje wszystkie zadania, które Ty i przełożony nowego pracownika musicie wykonać. Zautomatyzuje także powiadomienia do kandydata, by przesłał swoje dane i zdobył najważniejsze informacje o firmie jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
Moduł Onboardingu w eRecruiter znajdziesz w górnym menu systemu (zakładka „Onboarding”):
Domyślnie dostęp do Modułu Onboardingu mają tylko osoby z rolą Administratora systemu. Administrator może w ustawieniach nadać do niego dostęp wszystkim osobom z rolą Rekrutera i Użytkownika (poza Użytkownikami Biznes - Użytkownik Biznes wskazany jako przełożony zatrudnianej osoby dostanie dostęp do specjalnej części modułu przeznaczonej dla menedżerów).
Z artykułu dowiesz się:
Jak stworzyć szablony wiadomości onboardingowych?
Szablony wiadomości onboardingowych umożliwiają Ci przygotowanie maili, które otrzyma kandydat przed rozpoczęciem pracy w Twojej firmie. Mogą to być wiadomości powitalne, prośba o przygotowanie lub wypełnienie niezbędnych dokumentów, instrukcja dotarcia do biura, plan pierwszego dnia pracy itd. Dzięki nim zadbasz o najlepsze candidate i employee experience! To Ty decydujesz, jakie szablony chcesz stworzyć, a następnie wykorzystać w ścieżkach onboardingowych. Ścieżki onboardingowe umożliwiają automatyczną wysyłkę przygotowanych wcześniej wiadomości onboardingowych – dowiesz się o nich więcej w kolejnym rozdziale.
Szablony wiadomości onboardingowych znajdziesz tam, gdzie wszystkie szablony wiadomości: w ustawieniach systemu, w sekcji „Szablony wiadomości”. Domyślnie dostęp do nich ma tylko Administrator systemu, może jednak nadać dostęp także innym użytkownikom systemu (o czym piszemy więcej w rozdziale o ustawieniach modułu).
Wiadomości te działają w dużej mierze jak inne szablony. Mają swoją nazwę, temat oraz treść. Możesz w nich umieszczać inteligentne pola danych, np. imię kandydata lub nazwę stanowiska, by spersonalizować komunikację.
Szablony onboardingowe wyróżniają się tym, że możesz do nich dodać załączniki (np. formularze, prezentacje itp.). Plików w jednej wiadomości może być kilka. Jedyne ograniczenia to łączna waga plików (maksymalnie 25MB) oraz format (możesz załączyć tylko plik PDF).
TIP: Ograniczenie załączanych plików do PDF wynika z kwestii bezpieczeństwa. Jest to jedyny format, który uniemożliwia przesłanie złośliwego oprogramowania. Co istotne, większość plików (np. word czy powerpoint) możesz łatwo przekonwertować na PDF.
Każdy szablon musi mieć wskazanego nadawcę i odbiorcę, na wypadek gdyby kandydat odpowiedział na maila:
Nadawca wiadomości – osoba, której imię i nazwisko ma się wyświetlać kandydatowi jako nadawca danej wiadomości onboardingowej.
Adres do korespondencji zwrotnej – jeżeli kandydat odpowie na wiadomość onboardingową, to jego mail zostanie przekierowany na adres wskazany w tym miejscu.
Jako nadawcę i odbiorcę każdorazowo możesz wybrać jedną z poniższych osób (nie musi być to jednak ta sama osoba):
Osoba odpowiedzialna za onboarding – to pracownik HR, który prowadzi onboarding nowo zatrudnionej osoby (tzn. przypisze do siebie danego kandydata w Module Onboardingu).
Przełożony zatrudnianej osoby – to osoba, która jest wskazana jako przełożony kandydata przy zmianie jego etapu na „Zatrudnienie” lub bezpośrednio w Module Onboardingu.
Inne – możesz ręcznie wpisać dowolne imię i nazwisko (w przypadku nadawcy wiadomości) lub adres mailowy (w przypadku adresu do korespondencji zwrotnej).
Pamiętaj, by zapisać gotowy szablon!
Jak stworzyć ścieżki onboardingowe?
Ścieżki onboardingowe mają za zadanie zapewnić wysokiej jakości, spójny proces onboardingu dla wszystkich kandydatów, bez względu na to, który rekruter lub menedżer prowadzi ich proces. Ułatwią także pracę współpracę rekrutera i przełożonego w okresie od decyzji o zatrudnieniu, do pierwszego dnia pracy pracownika.
Stały dostęp do zarządzania ścieżkami zapewnia przycisk w prawym górnym rogu Modułu Onboardingu. Widoczny jest on dla każdego użytkownika, który ma dostęp do zarządzania ścieżkami. Dostępy do ścieżek nadaje i odbiera Administrator w ustawieniach.
Ścieżki są wspólne dla wszystkich użytkowników mających do nich dostęp. To znaczy, że każdy użytkownik z dostępem widzi te same ścieżki i może z nich korzystać. Przy każdej ścieżce widoczne jest, kiedy i przez kogo została ostatnio edytowana.
Dodawanie nowej ścieżki onboardingowej
Kliknij przycisk "Zarządzanie ścieżkami", by wejść w edycję ścieżek. Nową ścieżkę dodasz poprzez kliknięcie kafelka "+ Dodaj nową ścieżkę".
Następnie wpisz nazwę nowej ścieżki. Możesz także umieścić jej dodatkowy opis.
W każdej ścieżce można (ale nie trzeba) ustawić:
Listę automatycznych wiadomości do zatrudnianej osoby
Listę zadań dla osoby z HR
Poniżej omawiamy, jak ustawić każdą z tych list.
1. Automatyczna komunikacja do zatrudnianych osób
Lista automatycznych wiadomości pozwala wybrać zestaw maili, które samoczynnie będą wysyłane do nowo zatrudnionej osoby w wybranych odstępach czasu. Przykładowo, jeśli chcesz budować zaangażowanie kandydata i znajomość firmy, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, możesz stworzyć ścieżkę, która raz w tygodniu będzie wysyłała kolejno najważniejsze informacje o firmie.
Szablony wiadomości onboardingowych możesz dodawać i edytować w ustawieniach, o czym pisaliśmy w poprzednim rozdziale. Przy tworzeniu ścieżki należy wybrać wiadomości, które będą w jej ramach wysyłane i określić czas ich automatycznej wysyłki. Dla każdej wiadomości określa się ten czas indywidualnie, a punktem odniesienia jest zmiana etapu kandydata na "Zatrudnienie" lub dzień rozpoczęcia pracy. Przykładowo: możesz ustawić, by automatyczna wiadomość z prezentacją o firmie wysyłała się np. 7 dni po zmianie etapu na "Zatrudnienie" lub 3 dni przed przyjściem nowej osoby do pracy.
Po uruchomieniu ścieżki onboardingowej wiadomości będą wysyłane automatycznie.
UWAGA: Jeżeli ustawiony czas wysyłki wiadomości w ścieżce onbordingowej nie jest możliwy do zrealizowania, to wiadomość nie zostanie wysłana. Przykład: kandydat przychodzi do pracy za tydzień. Jeśli przypiszesz mu ścieżkę zawierającą wiadomość, która wysyła się automatycznie na 2 tygodnie przed przyjściem do pracy, to kandydat jej nie otrzyma. Pamiętaj, że wszystkie wiadomości i ich status (np. "wysłana" czy "oczekująca') możesz sprawdzić w szczegółach kandydata w Module Onboardingu.
2. Lista zadań dla rekrutera
W każdej ścieżce onboardingowej możesz utworzyć listę zadań dla osoby prowadzącej z HR, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy.
Do każdego zadania możesz załączyć opis, plik i określić czas, kiedy zadanie powinno być wykonane.
3. Lista zadań dla przełożonego
W każdej ścieżce onboardingowej możesz również utworzyć listę zadań dla przełożonego, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy. Zadania dodaje się analogicznie jak w liście zadań dla rekrutera. Do każdego zadania możnesz dodać pliki oraz określić datę, do której zadanie powinno być wykonane. Po uruchomieniu onboardingu dla danej osoby, jej przełożony automatycznie otrzyma dostęp do modułu i zobaczy swoją listę zadań do wykonania
Gotowe! Tak przygotowaną ścieżkę wystarczy zapisać, by móc używać jej w onboardingu (wybierając ją w polu "ścieżka onboardingowa" przy nowo zatrudnionej osobie).
TIP: Możesz ustawić wiele ścieżek onboardingowych, różniących się między sobą w zależności np. od formy zatrudnienia nowej osoby lub obejmowanego przez nią stanowiska. Jednak niezależnie od tego, ile ścieżek stworzysz w Module Onboardingu, w każdej z nich możesz zastosować te same szablony wiadomości, co zagwarantuje spójność komunikacji do wszystkich kandydatów. Bez względu na to, kto stworzy daną ścieżkę onboardingową lub jakie będzie stanowisko zatrudnianego kandydata.
Działania w Module Onboardingu
Gdy masz już przygotowane szablony wiadomości oraz ścieżki onboardingowe, możesz przejść do uruchamiania procesu onboardingu dla poszczególnych kandydatów. Aby wejść do Modułu Onboardingu w eRecruiter, kliknij zakładkę „Onboarding” w górnym menu systemu. Znajdziesz się w sekcji „Nowe osoby”, w której zobaczysz wszystkich kandydatów będących na etapie „Zatrudnienie”. W tym miejscu zdecydujesz, czy prowadzisz onboarding którejś osoby z listy i przypiszesz ją do siebie.
Domyślnie wszyscy kandydaci, którzy mają nadany etap „Zatrudnienie”, trafiają do Modułu Onbardingu, do sekcji „Nowe osoby” (o ile nie minął czas przetwarzania ich danych osobowych). Każdy użytkownik logujący się do systemu i mający dostęp do modułu, widzi na tej liście wszystkich zatrudnionych kandydatów. Wyjątkiem są firmy z Modułem Spółek: użytkownik z takiej firmy zobaczy tylko kandydatów zatrudnionych przez Spółkę, do której jest przypisany oraz kandydatów bez przypisanej Spółki.
Prowadzenie onboardingu
Jeżeli prowadzisz onboarding jednej lub kilku osób z listy, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk „Przypisz do mnie” na dole ekranu:
TIP: Jeżeli ktoś wskaże Cię jako osobę prowadzącą z HR, dostaniesz automatyczne powiadomienie mailowe o tym fakcie.
Przypisani do Ciebie kandydaci trafią do sekcji „Do zatrudnienia”. Każdej osobie w tej sekcji możesz wybrać z rozwijanej listy formę zatrudnienia i przełożonego (pola te można uzupełnić również w momencie zmiany etapu kandydata na „Zatrudnienie”). Uzupełnienie tych pól nie jest niezbędne, aby uruchomić onboarding.
Do uruchomienia onboardingu konieczne jest wybranie ścieżki onboardingowej:
TIP: Jeżeli nie wiesz, jakie wiadomości zawiera dana ścieżka, kliknij w imię i nazwisko kandydata, żeby przejść do jego szczegółowych danych, a następnie wybierz ścieżkę, która Cię interesuje. Po chwili pod danymi kandydata pojawi się zawartość wybranej ścieżki - wiadomości automatyczne i lista zadań:
Gdy wybierzesz już ścieżkę dla kandydata, kliknij przycisk „Rozpocznij onboarding”, aby uruchomić proces.
Uruchomienie onboardingu powoduje:
rozpoczęcie wysyłki wiadomości onboardingowych do kandydata, zgodnie z harmonogramem ustawionym w ścieżce,
pojawienie się listy zadań do wykonania przy onboardowanym kandydacie,
powiadomienie przełożonego o uruchomieniu onboardingu dla kandydata przypisanego do niego. Przełożony w swoim panelu od tego momentu widzi kandydata i zadania, które ma do wykonania, wynikające z wybranej ścieżki onboardingowej.
Po uruchomieniu procesu lista osób "Do zatrudnienia" zyskuje nowy widok. Kandydaci z uruchomionym onboardingiem widoczni są teraz na górze listy (sekcja „W trakcie onboardingu”), aby można było swobodnie monitorować postępy w ich wdrożeniu. Są też podzieleni na miesiące, w których zaczynają pracę. Przy każdym kandydacie zobaczysz zadania swoje i przełożonego, które trzeba wykonać przed jego przyjściem do pracy. Wystarczy, że najedziesz myszką na pole „Moje zadania”, by zobaczyć pełną listę zadań i móc odznaczyć je jako wykonane.
Jeżeli na liście będą niewykonane zadania, a kandydatowi pozostanie 7 dni do rozpoczęcia pracy, otrzymasz automatyczne przypomnienie o konieczności wykonania zadań. Analogiczne przypomnienie otrzyma przyszły przełożony kandydata w przypadku niewykonania swoich zadań.
Zatrzymanie onboardingu
Istnieje możliwość zatrzymania onboardingu wybranej osoby. Powoduje to wstrzymanie wysyłki wiadomości automatycznych, aż do momentu wznowienia onboardingu. W tym celu kliknij ikonę trzech kropek i wybierz „Zatrzymaj”.
Usunięcie kandydata z onboardingu
Możesz usunąć kandydata z onboardingu, klikając ikonę trzech kropek, a następnie „Usuń”. Pamiętaj, że jeśli to zrobisz, cały postęp onboardingu zostanie utracony, a kandydat zniknie z Modułu Onboardingu. Ponowne dodanie kandydata (poprzez ponowne nadanie mu etapu „zatrudnienie” w wybranej rekrutacji) będzie wiązało się z koniecznością wyboru ścieżki i uruchomienia onboardingu od nowa.
Kandydat również automatycznie zniknie z Modułu Onboardingu, jeżeli zostanie mu zmieniony etap na inny niż „Zatrudnienie”.
TIP: Osoba prowadząca HR oraz przyszły przełożony kandydata dostaną automatyczne powiadomienie mailowe, gdy kandydat zostanie usunięty z onboardingu.
Co warto zrobić, aby kandydaci nie znikali z modułu onboardingu po skończeniu czasu przetwarzania ich danych osobowych?
Kandydat zniknie z Modułu Onboardingu, jeżeli zostanie usunięty z systemu z powodu upłynięcia czasu przetwarzania jego danych osobowych. Pamiętaj, że czas przetwarzania danych możesz wydłużyć w ustawieniach systemu, w sekcji Klauzule i zgody:
Raport z Modułu Onboardingu
W sekcji "Raportowanie" możesz pobrać listę osób zatrudnionych, która bazuje na dacie rozpoczęcia pracy przez kandydata. Przykładowo, w raporcie "Czerwiec 2023" widoczni będą wszyscy kandydaci, którzy czas startu pracy mieli określony na czerwiec 2023 r. (poza osobami usuniętymi z powodu upływu czasu przetwarzania danych osobowych), bez względu na to, kiedy przechodzili onboarding.
Dostępne są raporty do 6 miesięcy wprzód od bieżącej daty (z uwzględnieniem bieżącego miesiąca) oraz do 12 miesięcy wstecz. Przykładowo, w styczniu 2024 roku dostępne będą raporty z okresów styczeń-czerwiec 2024 oraz styczeń-grudzień 2023.
Uwaga: sekcja "Raportowanie" jest dostępna tylko dla osób z rolą Administratora systemu.
W raporcie Excel będą widoczne dane kandydata oraz data startu pracy, nazwa rekrutacji, forma zatrudnienia, osoba prowadząca z HR i przełożony.
Pobieranie listy kandydatów z miesiąca
Poza sekcją "Raportowanie" istnieje inny sposób pobrania listy kandydatów Excel z danego miesiąca. W tym celu przy nazwie miesiąca w sekcji "Do zatrudnienia" wystarczy kliknąć ikonę pobierania. Na liście znajdą się kandydaci, którzy w chwili obecnej przypisani są do danego miesiąca (czyli data rozpoczęcia przez nich pracy wypada w wybranym miesiącu).
Uwaga: taką listę może pobrać każdy użytkownik systemu, który ma nadany dostęp do Modułu Onboardingu.
Historia
Sekcja "Historia" to rejestr osób, które kiedykolwiek przechodziły onboarding lub jego fragment. Automatycznie trafiają tam nowo zatrudnione osoby, dzień po rozpoczęciu pracy (jest to data "początku pracy" ustawiona w szczegółach kandydata). W Historii nie możesz już odznaczać zadań z listy jako wykonanych.
W tej sekcji zobaczysz:
kandydata, któremu została włączona ścieżka onboardingowa, ale ostatecznie został usunięty z modułu. Taka osoba pojawi się w Historii zaraz po usunięciu z modułu.
kandydata, któremu w trakcie onboardingu zmieniła się osoba prowadząca z HR. Kandydat ten pojawi się jedynie w Historii osoby, która prowadziła jego onboarding w dniu początku jego pracy.
kandydata, który kiedykolwiek miał włączoną ścieżkę onboardingową, nawet jeśli został mu zmieniony etap na inny niż "Zatrudnienie". Jeżeli kandydat trafił do Modułu Onboardingu, ale nie miał włączonej żadnej ścieżki, nie pojawi się w Historii.
TIP: W Historii widoczne są dane kandydatów do roku wstecz, licząc od dnia początku ich pracy.
Moduł Onboardingu dla przełożonego nowo zatrudnionej osoby
Każdy użytkownik systemu eRecruiter może zostać wskazany jako przełożony nowo zatrudnionej osoby. Kiedy ktoś zostanie wskazany jako przełożony, zyska dostęp do modułu w momencie uruchomienia onboardingu tej osobie.
Przełożony otrzyma wówczas automatycznego maila z informacjami o module i instrukcją logowania. W module zobaczy wszystkich kandydatów, do których jest przypisany jako przełożony i którzy są w trakcie onboardingu.
TIP: Jeżeli przełożony ma w systemie rolę Użytkownik Biznes, to będzie mógł zalogować się do Modułu Onboardingu, jednak w systemie zobaczy jedynie część dla menedżerów (jak na widoku poniżej). Nie będzie miał dostępu do innych części systemu:
TIP: Jeżeli przełożony ma w systemie inną rolę niż Użytkownik Biznes (tzn. standardowo loguje się do eRecruiter i ma wgląd w wybrane rekrutacje), wówczas w menu głównym systemu zobaczy nową sekcję dedykowaną menedżerom: "Dla menedżerów". Aby móc sprawdzić szczegóły kandydatów, do których jest przypisany jako przełożony, oznaczyć swoje zadania jako wykonane lub stworzyć listę zadań dla nowej osoby, musi wejść w sekcję "Dla menedżerów" a następnie "Onboarding":
Lista zadań dla nowo zatrudnionej osoby
Gdy użytkownik systemu zostanie wskazany jako przełożony, zyska możliwość przygotowania listy zadań do wykonania przez nowo zatrudnioną osobę, np. w ramach jej onboardingu zespołowego czy ogólnofirmowego. W tym celu należy wejść do sekcji "Dla menedżerów" -> "Onboarding" (lub, w przypadku osoby z rolą Użytkownik Biznes, bezpośrednio po zalogowaniu do systemu wejść do sekcji "Onboarding").
Aby przygotować listę, wejdź w szczegóły wybranego kandydata (kliknij jego/jej imię i nazwisko na liście), a następnie kliknij przycisk "Dodaj zadanie":
Do każdego zadania możesz dodać orientacyjny termin jego wykonania (liczbę dni od dnia rozpoczęcia pracy) oraz załącznik PDF.
Każde zapisane zadanie możesz edytować lub usunąć, klikając odpowiednio ikonkę długopisu lub kosza widoczne na danym zadaniu.
Gdy dodasz wszystkie zadania onboardingowe, uzupełnij adres mailowy kandydata i kliknij "Wyślij do kandydata". Adres mailowy, na który będzie wysłana wiadomość, możesz wpisać samodzielnie, w zależności od potrzeb i momentu wysyłki wiadomości. Przykładowo, jeśli chcesz, aby lista zadań trafiła do nowej osoby w pierwszym dniu jej pracy, podaj jej nowy, firmowy adres email.
Ustawienia Modułu Onboardingu – dostępy
Aby zarządzać uprawnieniami w ramach Modułu Onboardingu, wejdź w ustawienia systemu, do sekcji „Onboarding”.
Uwaga: do tej sekcji ustawień mają dostęp tylko osoby z rolą Administratora systemu. Administrator ma domyślnie włączone wszystkie uprawnienia.
Administrator może zadecydować o następujących uprawnieniach:
Dostęp do modułu – osoba z nadanym dostępem do Modułu Onboardingu może przypisywać do siebie kandydatów jako do osoby prowadzącej ich onboarding. Może też uruchamiać i śledzić postęp w onboardingu – zgodnie z rekrutacjami, do których ma dostęp. Administrator może włączać i wyłączać dostęp do modułu wybranym osobom. TIP: dostępu nie trzeba nadawać Użytkownikom Biznes – jeżeli zostaną wskazani jako przełożeni, to otrzymają dostęp automatycznie.
Zarządzanie ścieżkami i szablonami wiadomości – ta opcja nadaje uprawnienia do tworzenia i edycji szablonów wiadomości oraz ścieżek onboardingowych. Administrator może włączyć tę opcję każdemu użytkownikowi systemu (poza Użytkownikiem Biznes), który ma włączony dostęp do Modułu Onboardingu.
Na liście w ustawieniach znajdują się wszyscy użytkownicy systemu oprócz Użytkowników Biznes:
