Ostatnim punktem konfiguracji modułu Onboardingu są ustawienia dostępów do poszczególnych funkcji i wprowadzenie czasu przetwarzania danych w module. Jeśli jeszcze nie udało Ci się stworzyć własnych szablonów wiadomości i ścieżek, zalecamy zapoznać się z tymi artykułami.
Dostępy do Modułu
Aby zarządzać uprawnieniami w ramach Modułu Onboardingu, wejdź w ustawienia systemu, do sekcji „Onboarding”.
Uwaga: do tej sekcji ustawień mają dostęp tylko osoby z rolą Administratora systemu. Administrator ma domyślnie włączone wszystkie uprawnienia.
Administrator może zadecydować o następujących uprawnieniach:
Dostęp do modułu – osoba z nadanym dostępem do Modułu Onboardingu może przypisywać do siebie kandydatów jako do osoby prowadzącej ich onboarding. Może też uruchamiać i śledzić postęp w onboardingu – zgodnie z rekrutacjami, do których ma dostęp. Administrator może włączać i wyłączać dostęp do modułu wybranym osobom. TIP: dostępu nie trzeba nadawać Użytkownikom Biznes – jeżeli zostaną wskazani jako przełożeni, to otrzymają dostęp automatycznie.
Zarządzanie ścieżkami i szablonami wiadomości – ta opcja nadaje uprawnienia do tworzenia i edycji szablonów wiadomości oraz ścieżek onboardingowych. Administrator może włączyć tę opcję każdemu użytkownikowi systemu (poza Użytkownikiem Biznes), który ma włączony dostęp do Modułu Onboardingu.
Nadawanie szerszych uprawnień innym użytkownikom - Każdy użytkownik niezależnie od roli (po nadaniu uprawnień przez Administratora) może mieć możliwość przełączenia widoku tak, aby na liście mieć wszystkie osoby z firmy będące w onboardingu, a nie tylko te przypisane do siebie.
Na liście w ustawieniach znajdują się wszyscy użytkownicy systemu oprócz Użytkowników Biznes:
Przedłużanie czasu przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z ogólnymi ustawieniami eRecruiter, gdy mija czas przetwarzania danych osobowych kandydata, jest on usuwany z systemu zgodnie z RODO. Oznacza to, że w takim przypadku zostanie usunięty również z Modułu Onboardingu, nawet gdy stał się już nowo zatrudnionym pracownikiem. Aby uniknąć takiej sytuacji i zapobiec utracie danych pracownika z Modułu Onboardingu, Administrator może wydłużyć czas przetwarzania danych dla kandydatów onboardingowanych.
W tym celu wejdź w Ustawienia -> Klauzule i zgody -> Czas przetwarzania. W sekcji "Przetwarzanie danych w onboardingu" ustaw, o ile miesięcy chcesz przedłużyć czas przetwarzania danych dla kandydatów, którzy są w Module Onboardingu, i kliknij "Zapisz". Maksymalny czas przedłużenia to 12 miesięcy:
Widok wszystkich osób w onboardingu
W sekcji "Onboarding" Administrator oraz inne osoby, którym zostały nadane odpowiednie uprawnienia w ustawieniach posiadają dostęp do widoku wszystkich osób onboardingowanych w firmie - wystarczy przełączyć suwak na ikonę grupy osób:
Po wejściu w ten widok możesz ustawić siebie lub innych członków zespołu jako osoby prowadzące onboarding danego kandydata. Dzięki temu, w przypadku nieobecności kogoś z zespołu HR, bez problemu zaopiekujesz się kandydatami, za onboarding których ta osoba odpowiadała.