Po utworzeniu szablonów wiadomości oraz ścieżki można rozpocząć pracę w module onboardingu. Jeśli jeszcze nie udało Ci się skonfigurować szablonów wiadomości oraz ścieżek onboardingowych, zalecamy zapoznanie się z tymi artykułami.
Gdy masz już przygotowane szablony wiadomości oraz ścieżki onboardingowe, możesz przejść do uruchamiania procesu onboardingu dla poszczególnych kandydatów. Aby wejść do Modułu Onboardingu w eRecruiter, kliknij zakładkę „Onboarding” w górnym menu systemu. W sekcji „Nieprzypisani” zobaczysz wszystkich kandydatów będących na etapie „Zatrudnienie”. W tym miejscu zdecydujesz, czy prowadzisz onboarding którejś osoby z listy i przypiszesz ją do siebie.
Domyślnie wszyscy kandydaci, którzy mają nadany etap „Zatrudnienie”, trafiają do Modułu Onboardingu, do sekcji „Nieprzypisani” (o ile nie minął czas przetwarzania ich danych osobowych). Wystarczy, aby kandydat kiedykolwiek miał nadany etap "Zatrudnienie", by pojawił się w onboardingu - nawet jeśli potem zostanie mu zmieniony etap, pozostanie w onboardingu.
TIP: Kandydata z Modułu Onboardingu można usunąć jedynie ręcznie, o czym piszemy tutaj.
Każdy użytkownik logujący się do systemu i mający dostęp do modułu, widzi na tej liście wszystkich zatrudnionych kandydatów. Wyjątkiem są firmy z Modułem Spółek: użytkownik z takiej firmy zobaczy tylko kandydatów zatrudnionych przez Spółkę, do której jest przypisany oraz kandydatów bez przypisanej Spółki.
Prowadzenie onboardingu
Jeżeli prowadzisz onboarding jednej lub kilku osób z listy, zaznacz je, a następnie kliknij przycisk „Przypisz do mnie” na dole ekranu:
TIP: Jeżeli ktoś wskaże Cię jako osobę prowadzącą z HR, dostaniesz automatyczne powiadomienie mailowe o tym fakcie.
Przypisani do Ciebie kandydaci trafią do sekcji „Onboarding”. Każdej osobie w tej sekcji możesz wybrać z rozwijanej listy formę zatrudnienia i przełożonego (pola te można uzupełnić również w momencie zmiany etapu kandydata na „Zatrudnienie”) oraz datę rozpoczęcia onboardingu. Uzupełnienie tych pól nie jest niezbędne, aby uruchomić onboarding.
Do uruchomienia onboardingu konieczne jest wybranie ścieżki onboardingowej:
TIP: Jeżeli nie wiesz, jakie wiadomości zawiera dana ścieżka, kliknij w imię i nazwisko kandydata, żeby przejść do jego szczegółowych danych, a następnie wybierz ścieżkę, która Cię interesuje. Po chwili pod danymi kandydata pojawi się zawartość wybranej ścieżki - wiadomości automatyczne i lista zadań:
Gdy wybierzesz już ścieżkę dla kandydata, kliknij przycisk „Rozpocznij onboarding”, aby uruchomić proces.
Uruchomienie onboardingu powoduje:
rozpoczęcie wysyłki wiadomości onboardingowych do kandydata, zgodnie z harmonogramem ustawionym w ścieżce,
pojawienie się listy zadań do wykonania przy onboardowanym kandydacie,
powiadomienie przełożonego o uruchomieniu onboardingu dla kandydata przypisanego do niego. Przełożony w swoim panelu od tego momentu widzi kandydata i zadania, które ma do wykonania, wynikające z wybranej ścieżki onboardingowej,
powiadomienie osób z innych działów o liście zadań do wykonania przez ich dział.
Po uruchomieniu procesu lista osób w sekcji "Onboarding" zyskuje nowy widok. Kandydaci z uruchomionym onboardingiem widoczni są teraz na górze listy („W trakcie onboardingu”), aby można było swobodnie monitorować postępy w ich wdrożeniu. Są też podzieleni na miesiące, w których rozpoczęli onboarding. Przy każdym kandydacie zobaczysz zadania swoje i przełożonego, które trzeba wykonać przed jego przyjściem do pracy. Wystarczy, że najedziesz myszką na pole „Moje zadania”, by zobaczyć pełną listę zadań i móc odznaczyć je jako wykonane.
Jeżeli na liście będą niewykonane zadania, a kandydatowi pozostanie 7 dni do rozpoczęcia pracy, otrzymasz automatyczne przypomnienie o konieczności wykonania zadań. Analogiczne przypomnienie otrzyma przyszły przełożony kandydata w przypadku niewykonania swoich zadań.
Zmiana danych kandydata
Aby zmienić datę początku pracy, datę rozpoczęcia onboardingu, osobę prowadzącą lub przełożonego nowo zatrudnionej osoby, wejdź w edycję jej danych. Kliknij ikonę długopisu i wybierz nowe osoby/daty.
Nowa osoba prowadząca z HR lub nowy przełożony otrzymają powiadomienie mailowe, że został do nich przypisany kandydat. Analogicznie dotychczasowa osoba prowadząca z HR lub przełożony otrzymają powiadomienie, że dany kandydat nie jest już na ich liście w Module Onboardingu.
Co istotne, zmiana którejkolwiek z tych osób nie powoduje zatrzymania ani utraty postępów w procesie onboardingu danego kandydata.
Daty rozpoczęcia onboardingu i początku pracy mogą służyć do określania terminów realizacji zadań oraz wysyłki wiadomości w ścieżkach onboardingowych. Jeżeli zmieniasz którąkolwiek z tych dat, a onboarding danej osoby jest w trakcie, to wiadomości do niej zostaną wysłane w nowych terminach. Jeżeli zmienisz datę wysyłki wiadomości na przeszłą, to wysyłka tej wiadomości zostanie wstrzymana. Jeśli zmienisz datę wiadomości, która została już wysłana, nie zostanie ona wysłana ponownie.
Dodawanie do onboardingu osoby spoza rekrutacji
Aby włączyć do procesu wdrożeniowego osoby spoza rekrutacji, możesz dodać je ręcznie do Modułu Onboardingu. Przykładowo mogą to być osoby, których dane pochodzą spoza systemu eRecruiter lub wracające po dłuższych nieobecnościach i wymagające ponownego udziału w procesie onboardingu. Aby dodać taką osobę, kliknij przycisk "Dodaj spoza rekrutacji" w sekcji "Nieprzypisani":
Pojawi się formularz do wypełnienia danych dodawanej osoby. Pola oznaczone gwiazdką są obowiązkowe.
Omówienie wybranych pól:
Data rozpoczęcia onboardingu: służy do tego, aby w ścieżkach onboardingowych definiować wysyłkę wiadomości i czas na wykonanie zadań w zależności od tej daty.
Język wiadomości: dotyczy wiadomości ogólnosystemowych. Natomiast jeśli osoba ma również otrzymywać inne wiadomości ustawione w ścieżce w języku angielskim, powinny być one przygotowane po angielsku (szablony wiadomości onboardingowych nie są automatycznie tłumaczone).
Spółka: w wersjach systemu eRecruiter Pro Premium i Pro Plus będzie widoczne także pole "Spółka" (dla osób, które mają dostęp do wielu spółek). Spółkę można wybrać tylko na tym etapie i nie można jej później edytować. Skutkiem wybrania spółki będzie ograniczenie list wyboru z pól "Przełożony" oraz "Osoba prowadząca z HR" - będą się na nich pojawiać jedynie osoby z wybranej spółki.
Po wypełnieniu formularza kliknij "Zapisz".
Edycja danych osoby onboardowanej spoza rekrutacji
Po pomyślnym dodaniu osoby, pojawi się ona w zakładce „Nieprzypisani”. Będzie można na niej wykonywać te same działania (opisane w poprzednich rozdziałach), co na pozostałych nowo zatrudnionych osobach.
Dla osób dodanych spoza rekrutacji będzie można na każdym etapie onboardingu zmodyfikować następujące dane:
Nazwa stanowiska,
Numer telefonu,
Data onboardingu,
Język wiadomości,
Przełożony,
Osoba prowadząca z HR.
W tym celu należy wejść w tryb edycji (ikona długopisu):
Zatrzymanie i zakończenie onboardingu
Istnieje możliwość zatrzymania lub zakończenia onboardingu wybranej osoby. Zatrzymanie powoduje wstrzymanie wysyłki wiadomości automatycznych, aż do momentu wznowienia onboardingu. W tym celu kliknij ikonę trzech kropek i wybierz „Zatrzymaj onboarding”. Z kolei opcja "Zakończ onboarding" powoduje nieodwracalne zatrzymanie procesu onboardingu i przeniesienie tej osoby do sekcji "Historia".
Usunięcie kandydata z onboardingu
Możesz usunąć kandydata z onboardingu, klikając ikonę trzech kropek, a następnie „Usuń z onboardingu”. Pamiętaj, że jeśli to zrobisz, cały postęp onboardingu zostanie utracony, a kandydat zniknie z Modułu Onboardingu. Kandydat straci również dostęp do Konta Pracownika. Ponowne dodanie kandydata (poprzez ponowne nadanie mu etapu „zatrudnienie” w wybranej rekrutacji) będzie wiązało się z koniecznością wyboru ścieżki i uruchomienia onboardingu od nowa.
Zmiana etapu kandydata na inny niż „Zatrudnienie” nie spowoduje usunięcia z Modułu Onboardingu.
TIP: Osoba prowadząca HR oraz przyszły przełożony kandydata dostaną automatyczne powiadomienie mailowe, gdy kandydat zostanie usunięty z onboardingu.
Możesz też masowo usuwać nieprzypisane osoby zatrudnione, które nie będą onbordowane. Funkcja ta dostępna jest w zakładce "Nieprzypisani" po zaznaczeniu wybranych osób.
Co warto zrobić, aby kandydaci nie znikali z modułu onboardingu po skończeniu czasu przetwarzania ich danych osobowych?
Kandydat zniknie z Modułu Onboardingu, jeżeli zostanie usunięty z systemu z powodu upłynięcia czasu przetwarzania jego danych osobowych. Pamiętaj, że czas przetwarzania danych możesz wydłużyć w ustawieniach systemu, w sekcji Klauzule i zgody:
Raport z Modułu Onboardingu
W sekcji "Raporty" możesz pobrać listę osób zatrudnionych, która bazuje na dacie rozpoczęcia pracy przez kandydata. Przykładowo, w raporcie "Czerwiec 2023" widoczni będą wszyscy kandydaci, którzy czas startu pracy mieli określony na czerwiec 2023 r. (poza osobami usuniętymi z powodu upływu czasu przetwarzania danych osobowych), bez względu na to, kiedy przechodzili onboarding.
Dostępne są raporty do 6 miesięcy wprzód od bieżącej daty (z uwzględnieniem bieżącego miesiąca) oraz do 12 miesięcy wstecz. Przykładowo, w styczniu 2024 roku dostępne będą raporty z okresów styczeń-czerwiec 2024 oraz styczeń-grudzień 2023.
Uwaga: sekcja "Raporty" jest dostępna tylko dla osób z rolą Administratora systemu.
W raporcie Excel będą widoczne dane kandydata oraz data startu pracy, nazwa rekrutacji, forma zatrudnienia, osoba prowadząca z HR i przełożony.
Pobieranie listy kandydatów z miesiąca
Poza sekcją "Raporty" istnieje inny sposób pobrania listy kandydatów Excel z danego miesiąca. W tym celu przy nazwie miesiąca w sekcji "Onboarding" wystarczy kliknąć ikonę pobierania. Na liście znajdą się kandydaci, którzy w chwili obecnej przypisani są do danego miesiąca (czyli data rozpoczęcia przez nich pracy wypada w wybranym miesiącu).
Uwaga: taką listę może pobrać każdy użytkownik systemu, który ma nadany dostęp do Modułu Onboardingu.
Historia
Sekcja "Historia" to rejestr osób, które kiedykolwiek przechodziły onboarding lub jego fragment. Osoba z onboardingu trafi tam, gdy wybierzesz dla niej opcję "Zakończ onboarding":
W Historii nie możesz już odznaczać zadań z listy jako wykonanych.
W tej sekcji zobaczysz:
kandydata, któremu został zakończony onboarding,
kandydata, któremu w trakcie onboardingu zmieniła się osoba prowadząca z HR. Kandydat ten pojawi się jedynie w Historii osoby, która prowadziła jego onboarding i go zakończyła.
Jeżeli kandydat trafił do Modułu Onboardingu, ale nie miał włączonej żadnej ścieżki, nie pojawi się w Historii.
W Historii widoczne są dane kandydatów do momentu usunięcia ich danych z systemu, co powiązane jest z czasem przetwarzania danych. Jeżeli włączone jest automatyczne usuwanie danych w systemie, to dane kandydatów w onboardingu też będą usuwane automatycznie.
Nadawanie pełnego dostępu do eRecruiter osobie z onboardingu
Może się zdarzyć, że osoba (np. z HR), która przeszła przez proces onboardingu, powinna zyskać dostęp do systemu eRecruiter, np. w roli Rekrutera lub Użytkownika Plus. Może wtedy wystąpić sytuacja, że Administrator chcąc dodać nowego użytkownika do systemu i nadać mu rolę, otrzyma komunikat, iż dana osoba już istnieje w systemie. Mimo że będzie niewidoczna na liście użytkowników.
W takiej sytuacji:
zanim dodasz tę osobę jako użytkownika eRecruitera, zakończ jej onboarding lub usuń ją z Modułu Onboardingu (w ten sposób usuniesz także jej Konto Pracownika);
jeżeli komunikat wskazuje na to, że dany użytkownik jest już dodany w systemie, skontaktuj się z Opiekunem eRecruiter, aby zmienił mu rolę.