Uwaga: opcja dostępna tylko dla Administratora systemu. Jeżeli potrzebujesz usunąć dane kandydata - skontaktuj się z Administratorem w swojej firmie.
Zobacz film lub przeczytaj artykuł:
Dlaczego kandydat żąda usunięcia danych?
Ostatnie zmiany prawa dotyczącego ochrony danych osobowych dają kandydatom możliwość wystosowania żądania o usuniecie jego danych z bazy firmy, do której aplikował. Jest to tzw. prawo do bycia zapomnianym. Jeżeli jakiś kandydat skontaktuje się z Tobą i poprosi o usuniecie danych, bez problemu zrobisz to za pomocą systemu eRecruiter.
Zanim usuniesz dane kandydata, zweryfikuj go
Przed spełnieniem żądania powinieneś zweryfikować tożsamość kandydata, który zwrócił się z prośbą o usunięcie danych. Rekomendujemy stworzenie w tym celu wewnętrznej procedury, która określi zasady działania w Twojej organizacji. Jednocześnie oznacz go w systemie.
Przejdź do zakładki Moi kandydaci w górnym panelu systemu. Na liście wyszukaj i zaznacz okienko kandydata, który żąda usunięcia swoich danych, na czas weryfikacji tego żądania. Następnie kliknij w przycisk Akcje. Na liście rozwijanej wybierz RODO i kolejno Włącz żądanie usunięcia danych.
Kandydat, któremu ustawiono żądanie usunięcia danych, będzie wyróżniony:
Wyróżnienie będzie widoczne również po przejściu do pełnego profilu kandydata oraz w zakładce Moi Kandydaci.
Uwaga: oznaczenie będzie widoczne dla wszystkich użytkowników.
Usuwanie danych kandydata
Po zweryfikowaniu żądania kandydata, usuń jego dane z systemu eRecruiter. Należy najpierw wyłączyć żądanie usunięcia danych ponownie przechodząc do akcji z opcją RODO:
A następnie z listy spod akcji ponownie wybrać RODO - Usuń aplikacje:
Potwierdź chęć usunięcia całego profilu kandydata z systemu eRecruiter.
Raz w tygodniu zostanie wygenerowany nowy raport z usuniętymi danymi. Aby przejść do raportu wejdź do zakładki Raporty, następnie wybierz sekcję Ogólne, a następnie wybierz raport Usunięte aplikacje:
Nowy raport będzie dostępny w poniedziałek w godzinach porannych. Raport zawiera informacje odnośnie imienia, nazwiska, adresu mailowego, nazwy rekrutacji oraz numeru referencyjnego rekrutacji, z których jego dane zostały usunięte. Dostęp do tej kategorii raportów ma wyłącznie Administrator.
Dodatkowo - do osoby, która usuwała dane kandydata zostanie wysłana wiadomość z powiadomieniem, że w systemie czeka raport z listą usuniętych aplikacji. Znajdzie się tam również odnośnik do ustawień, gdzie można pobrać lub usunąć dany raport.
Raport z usuniętymi danymi NIE jest potwierdzeniem dla kandydata!
Potwierdzenie usunięcia danych kandydata Administrator danych powinien wystawić we własnym zakresie. Raport jest potwierdzeniem dla Administratora w przypadku kontroli, że dane zostały usunięte z obszaru przetwarzania.
Pamiętaj! Jeżeli usuniesz dane kandydata z systemu, utracisz do nich dostęp bezpowrotnie. Ani Ty, ani inni użytkownicy systemu nie będziecie mieli do nich wglądu.
System oferuje również usuwanie wielu rekordów naraz - można określić kryteria, po których system wyszuka profile spełniające wskazane dane. Można usuwać wielu kandydatów po np. dacie aplikacji, spółce do której aplikowali czy po wyrażonych zgodach. Więcej informacji o usuwaniu wielu kandydatów naraz, znajdziesz w artykule: Jak usunąć jednocześnie wiele aplikacji?
Dowiedz się więcej
Sprawdź, jak możesz wykorzystać RODO do poprawy Candidate Experience.
SŁOWA KLUCZOWE: bycie zapomnianym ; żądanie usunięcia ;
gdzie usunąć dane kandydata ;