Uwaga: opcja dostępna tylko dla Administratora systemu. Jeżeli potrzebujesz usunąć dane kandydata - skontaktuj się z Administratorem w swojej firmie.
Zobacz film lub przeczytaj artykuł:
Dlaczego kandydat żąda usunięcia danych?
Ostatnie zmiany prawa dotyczącego ochrony danych osobowych dają kandydatom możliwość wystosowania żądania o usuniecie jego danych z bazy firmy, do której aplikował. Jest to tzw. prawo do bycia zapomnianym. Jeżeli jakiś kandydat skontaktuje się z Tobą i poprosi o usuniecie danych, bez problemu zrobisz to za pomocą systemu eRecruiter.
Zanim usuniesz dane kandydata, zweryfikuj go
Przed spełnieniem żądania powinieneś zweryfikować tożsamość kandydata, który zwrócił się z prośbą o usunięcie danych. Rekomendujemy stworzenie w tym celu wewnętrznej procedury, która określi zasady działania w Twojej organizacji. Jednocześnie oznacz go w systemie.
Przejdź do zakładki Moi kandydaci w górnym panelu systemu. Na liście wyszukaj i zaznacz okienko kandydata, który żąda usunięcia swoich danych, na czas weryfikacji tego żądania. Następnie kliknij w przycisk Akcje. Na liście rozwijanej wybierz RODO i kolejno Włącz żądanie usunięcia danych.
Kandydat, któremu ustawiono żądanie usunięcia danych, będzie wyróżniony:
Wyróżnienie będzie widoczne również po przejściu do pełnego profilu kandydata oraz w zakładce Moi Kandydaci.
Uwaga: oznaczenie będzie widoczne dla wszystkich użytkowników.
Usuwanie danych kandydata
Po zweryfikowaniu żądania kandydata, usuń jego dane z systemu eRecruiter. Należy najpierw wyłączyć żądanie usunięcia danych ponownie przechodząc do akcji z opcją RODO:
A następnie z listy spod akcji ponownie wybrać RODO - Usuń aplikacje:
Potwierdź chęć usunięcia całego profilu kandydata z systemu eRecruiter.
Raz w tygodniu zostanie wygenerowany nowy raport z usuniętymi danymi. Aby przejść do raportu wejdź do zakładki Raporty, następnie wybierz sekcję Ogólne, a następnie wybierz raport Usunięte aplikacje:
Nowy raport będzie dostępny w poniedziałek w godzinach porannych. Raport zawiera informacje odnośnie imienia, nazwiska, adresu mailowego, nazwy rekrutacji oraz numeru referencyjnego rekrutacji, z których jego dane zostały usunięte. Dostęp do tej kategorii raportów ma wyłącznie Administrator.
Dodatkowo - do osoby, która usuwała dane kandydata zostanie wysłana wiadomość z powiadomieniem, że w systemie czeka raport z listą usuniętych aplikacji. Znajdzie się tam również odnośnik do ustawień, gdzie można pobrać lub usunąć dany raport.
Raport z usuniętymi danymi NIE jest potwierdzeniem dla kandydata!
Potwierdzenie usunięcia danych kandydata Administrator danych powinien wystawić we własnym zakresie. Raport jest potwierdzeniem dla Administratora w przypadku kontroli, że dane zostały usunięte z obszaru przetwarzania.
Pamiętaj! Jeżeli usuniesz dane kandydata z systemu, utracisz do nich dostęp bezpowrotnie. Ani Ty, ani inni użytkownicy systemu nie będziecie mieli do nich wglądu.
Dowiedz się więcej
Sprawdź, jak możesz wykorzystać RODO do poprawy Candidate Experience.
SŁOWA KLUCZOWE: bycie zapomnianym ; żądanie usunięcia ;
gdzie usunąć dane kandydata ;