Decydujesz się na rekrutację przy współpracy z agencją doradztwa personalnego? Poniżej przedstawiam Ci dwa rozwiązania, z których możesz skorzystać, by przenieść Waszą współpracę do systemu. Sposoby różnią się w zależności od tego, kto wypełnia formularz aplikacyjny. Do dyspozycji są dwa scenariusze:

To najmniej angażująca Ciebie i najprostsza wersja współpracy, którą rekomendujemy naszym klientom. Opiera się na tym, że agencja przesyła otrzymany od Ciebie link do formularza bezpośrednio do zainteresowanego kandydata i to on go wypełnia. 

W opisanym przypadku możesz korzystać z jednego projektu rekrutacyjnego, wykorzystując do tego jedną z podstawowych funkcji systemu eRecruiter, czyli możliwość generowania linków do różnych źródeł pozyskiwania aplikacji. 

Gdy aktywujesz rekrutację, system automatycznie generuje pewną pulę linków do formularza  (w zależności od Waszych firmowych ustaleń). Do tej puli możesz dodać nowe miejsca publikacji, do których wygenerujesz osobne linki. Oznacza to, że mając jedną rekrutację możesz jednocześnie stworzyć linki np. do pracuj.pl, strony kariera, profilu na LinkedIn, ale także ADP 1, ADP 2 itd. Później wystarczy przesłać odpowiedni link do konkretnej osoby po stronie danego medium, czyli w tym przypadku po stronie ADP.

Agencja, otrzymując link, przesyła go do kandydata, który wypełnia otrzymany formularz. W formularzu kandydat od razu widzi klauzulę informacyjną pracodawcy, może też wyrazić zgodę na wykorzystywanie danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych. 

Po kliknięciu „Wyślij” na formularzu, kandydat otrzyma autoresponder, przygotowany wcześniej w systemie eRecruiter. Nie powinna to być standardowa wiadomość automatyczna, a przygotowany specjalnie dla tego typu rekrutacji odpowiedź dla kandydata, informująca np. o tym, czego może spodziewać się po zaaplikowaniu.

Kwestią do zaopiekowania po Twojej stronie jest sposób, w jaki agencja dowie się, że kandydat zaaplikował. Najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby kandydat po zaaplikowaniu informował osobę, od której otrzymał link, że dokonał aplikacji. Oczywiście może to również zostać po Twojej stronie – z łatwością wygenerujesz raport z listą kandydatów, którzy aplikowali z polecenia wybranej agencji, który następnie możesz przesłać do ADP.
​
Dzięki wykorzystaniu linków do rekrutacji, w dowolnej chwili będzie można sprawdzić, ile aplikacji napłynęło z danego źródła – tutaj od agencji. Dzięki filtrom użytym w zakładce Rekrutacje lub raportom, za pomocą kilku kliknięć na bieżąco masz informację o liczbie nadesłanych CV. Dodatkowo wykorzystywanie etapów w rekrutacji pozwoli Ci później ocenić jakość nadesłanych aplikacji – szybko sprawdzisz, ilu kandydatów z danego źródła zostało odrzuconych, przeszło dalej, czy zostało zatrudnionych.

Podsumowując, do wykorzystania opisanego sposobu potrzebujesz:

W tym przypadku agencja otrzymuje link do formularza i nie przesyła go do kandydata, tylko samodzielnie uzupełnia jego dane i odpowiedzi w jego imieniu. Należy jednak pamiętać o kilku kwestiach, które powinny zostać spełnione.

Stwórz w systemie osobną rekrutację dotyczącą danego stanowiska i konkretnej agencji. Jeżeli poszukujesz samodzielnie na stanowisko np. Chief Technology Officer, a dodatkowo chcesz skorzystać z usług agencji, należy stworzyć dwie takie rekrutacje. Dobrą praktyką jest dodanie do nazwy stanowiska informacji, że dany projekt dotyczy konkretnej agencji, np. CTO – Agencja 1. Pamiętaj, że w tym przypadku możesz zdefiniować inną pulę pytań w formularzu aplikacyjnym, niż w rekrutacji prowadzonej samodzielnie. 

Krok 2. Upewnij się, że agencja może przekazać dane kandydata i pobierz od niej odpowiednie oświadczenie

Gdy aplikacja wpłynie do systemu, na profilu kandydata powinno być widoczne oświadczenie agencji informujące, że agencja otrzymała od kandydata zgodę na przekazywanie jego danych do konkretnego pracodawcy. Takie oświadczenie dla agencji należy dodać już na etapie tworzenia rekrutacji z udziałem agencji (oświadczenie powinno się znaleźć na formularzu aplikacyjnym, który wypełnia agencja). W celu uniknięcia wątpliwości najlepiej skontaktuj się ze swoim działem prawnym, aby uzgodnić treść oświadczenia. W Twojej organizacji mogą być różne wymagania korporacyjne  w zakresie takiego rozwiązania. 

Dlaczego oświadczenie jest tak ważne? Ponieważ to agencja, a nie kandydat, uzupełniają dane, należy więc wykazać, że agencja posiada zgodę kandydata na przekazanie jego danych do konkretnego pracodawcy. Pamiętaj, że ta informacja zapisze się na profilu kandydata – w razie jakichkolwiek żądań czy zapytań ze strony kandydata, pracodawca może powołać się na oświadczenie agencji. 

Krok 3. Poinformuj kandydata, że przetwarzasz jego dane

Stwórz dedykowany autoresponder – automatyczną wiadomość, którą otrzyma kandydat w chwili, gdy agencja kliknie „Wyślij” na formularzu aplikacyjnym. Dzięki temu kandydat zostanie poinformowany, kto otrzymał jego dane i na jakich zasadach będzie je przetwarzać. W autoresponderze pracodawca może spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydata. Wiadomość automatyczna powinna zostać podpięta podczas tworzenia projektu rekrutacyjnego dla agencji. 

Podsumowując, jeżeli decydujesz się na to rozwiązanie, potrzebujesz:

Przede wszystkim wszystkie aplikacje kandydatów trafią bezpośrednio do systemu, a co za tym idzie -Ty dopełnisz wszystkich obowiązków informacyjnych wobec kandydata. Ponadto będziesz w stanie zweryfikować skuteczność źródeł pozyskiwania aplikacji.
​
Dzięki wykorzystaniu platformy eliminujesz dodatkowe maile, nie musisz myśleć  o obowiązku informacyjnym wobec kandydata, masz też wgląd w skuteczność źródeł,  z którym współpracujesz. Jedyne, co musisz zrobić, to wybrać, który z wymienionych sposobów lepiej sprawdzi się w Twojej organizacji.