Jak wdrożyć system poleceń od ShareHire? | eRecruiter

Z poniższego opracowania dowiesz się jak możesz ułatwić sobie obsługę programu poleceń ShareHire, korzystając na co dzień z systemu eRecruiter oferowanego przez eRecruitment Solutions sp. z o.o.

W przypadku dalszych pytań dotyczących integracji zapraszamy do kontaktu: [email protected]

Korzyści z integracji

Przejrzysty podział funkcjonalności między systemami (zarzadzanie ofertami i kandydatami w systemie eRecruiter, a obsługą nagród i polecających w ShareHire).
Ograniczenie czasochłonności związanej z obsługą programu poleceń.
Możliwość ograniczenia liczby pracowników angażowanych w obsługę systemu ShareHire.
Ujednolicenie procesu aplikowania i zarządzania danymi osobowymi kandydatów z różnych źródeł (system eRecruiter).

Ogólne informacje

Zakres integracji systemów ShareHire i eRecruiter umożliwia wymianę informacji związanych z prowadzonymi rekrutacjami w obu narzędziach, w następującym zakresie:

Wysłanie danych z eRecruiter do ShareHire:
1. treści ofert pracy poprzez zakładkę Multipublikacja (uruchomienie jej może wymagać kontaktu z Opiekunem Klienta eRecruiter),
2. statusów, nadanych przez Rekrutera w eRecruiterze kandydatom z polecenia
Wysyłanie danych z ShareHire do eRecruiter:
1. anonimowego ID kandydata aplikującego z polecenia (umożliwia przepływ informacji dot. bieżącego statusu kandydata),
2. przekierowania na właściwy formularz rekrutacyjny kandydata rozpoczynającego aplikację w ShareHire.
Przekierowanie kandydata aplikującego w wyniku polecenia na formularz rekrutacyjny utworzony w systemie eRecruiter do danej rekrutacji i źródła kandydatów (ShareHire).

Publikacja ofert na portalu poleceń ShareHire

Dodając ogłoszenie w systemie eRecruiter, wybierz w module Multipublikacji opcję ShareHire. Następnie wybierz „Wyślij”, aby przekazać ofertę do systemu ShareHire.

2.Po ok. 1 minucie oferta będzie już dostępna na liście ofert w systemie ShareHire - gotowa do publikacji.

3. Aby udostępnić ofertę polecającym (opublikować na stronie *.sharehire.pl) należy określić parametry oferty, które nie zostały zdefiniowane w systemie eRecruiter (np. wartość nagrody i schemat jej wypłaty) oraz zweryfikować poprawność przesłanych danych z systemu eRecruiter.

a. Czynności konieczne przed opublikowaniem nagrody:

dodania wartości nagrody i terminów płatności poszczególnych transz ;
weryfikacja przepisania oferty do właściwego profilu firmy (jeżeli na ShareHire jest więcej niż jeden profil firmy lub występują różnice w nazwie firmy, w systemie eRecruiter i ShareHire).

a. Czynności zalecane:

przypisanie „Specjalizacji” do oferty w celu ułatwienia wyszukiwania polecającym;
dodane opiekuna oferty spośród osób zarejestrowanych w systemie ShareHire w roli Administratora lub Rekrutera;
załączenie plików graficznych oraz wybór opcji dodatkowych oferty;
ustalenie kodu do aplikowania SMS/online (jeżeli moduł SMS jest dostępny w Twojej konfiguracji ShareHire i oferta ma być dostępna do przyjmowania aplikacji SMS).

b. Czynności dodatkowe:

Uzupełnienie pól opcjonalnych w treści oferty (wynagrodzenie dla kandydata, wymiar czasu pracy).

4. Zasadnicza treść oferty (lokalizacja, wymagania, warunki zatrudnienia, itp.) może być edytowana tylko w systemie eRecruiter. Każda zmiana tam naniesiona będzie skutkowała zmianą treści w programie poleceń ShareHire.

a. Parametr „Stanowisko” jest wysyłane do ShareHire na podstawie danych o rekrutacji:

b. Parametr „Lokalizacja” jest wysyłany do ShareHire na podstawie danych ogłoszenia:

5. Po ustalonym okresie publikacji treść oferty zostanie automatycznie usunięta z systemu ShareHire. Dostępne będą nadal dane kandydatów aplikujących w wyniku polecenia oraz dane nagród związanych z poleceniem danego kandydata.

Zarządzanie ofertami - wskazówki:

Zarządzaj świadomie okresem publikacji na ShareHire
Po upływie okresu publikacji oferta wygaśnie. Jej wznowienie na portalu ShareHire wymaga ponownej publikacji oferty.
Ostrożnie z usuwaniem lokalizacji
Jeżeli po wysłaniu oferty do systemu ShareHire usuniesz dotychczas przypisaną do niej lokalizację (pole Region) i zastąpisz ją inną lub nawet tą samą, klikając w eRecruiterze „Aktualizuj”, oferta zostanie przesłana do ShareHire ze statusem nowa i wymagać będzie publikacji w systemie ShareHire.
Nowa lokalizacja to nowa oferta do publikacji w ShareHire
Dodanie nowych lokalizacji (pole Region) do już istniejącej i aktywnej oferty w systemie ShareHire również spowoduje konieczność publikacji ofert dla lokalizacji nowo dodanych w eRecruiter.
Nazwa firmy w eRecruiter = nazwę firmy w ShareHire
Jeżeli nazwa firmy zdefiniowana w eRecruiter różni się od nazwy firmy zdefiniowanej w ShareHire (w formularzu „Edytuj dane firmy”) wówczas nowe oferty wysłane do programu poleceń będą domyślnie przypisywać się do pierwszej firmy na liście w ShareHire (w porządku alfabetycznym). Pamiętaj, że przed publikacją w ShareHire lub w jej trakcie możesz zmienić przypisanie oferty do profilu firmy bez obawy, że okresowa aktualizacja danych „nadpisze” stare dane.

Obsługa kandydatów z programu poleceń

Publikacja oferty w systemie ShareHire z wykorzystaniem modułu Multipublikacji automatycznie powoduje przekierowanie aplikującego kandydata na właściwy formularz aplikacyjny utworzony uprzednio w systemie eRecruiter.
Kandydat aplikujący z linku polecającego zanim zostanie przekierowany na formularz aplikacyjny w systemie ShareHire podaje jedynie podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres e-mail), aby umożliwić identyfikację na wypadek braku finalizacji aplikacji w systemie eRecruiter.
Informacja o zmianie statusu kandydata (w eRecruiter) pozyskanego z programu poleceń zostaje przesłana do ShareHire, dzięki czemu, m.in. polecający może otrzymać stosowne powiadomienie.

Domyślna mapa statusów kandydata

Nazwa statusu kandydata w eRecruiter	Nadawany status kandydata w systemie ShareHire	Powiadomienie e-mail do polecającego z systemu ShareHire
Nowy	Nowy	TAK (przy złożeniu aplikacji)
Analiza CV	W rekrutacji	NIE
Spotkanie	Spotkanie	NIE
Odrzucony po CV	Odrzucony	TAK
Odrzucony po spotkaniu	Odrzucony	TAK
Oferta	Do zatrudnienia (z datą bieżącą)	TAK
Zatrudniony	Zatrudniony (z datą bieżącą i prawem do nagrody)	TAK
Do zdefiniowania	Zatrudniony (z datą bieżącą i bez prawa do nagrody)	TAK
Do zdefiniowania	Z naszej bazy	TAK
Do zdefiniowania	Zrezygnował	TAK
Do zdefiniowania	Nieprzejrzany	OPCJONALNE

4. Jeżeli korzystasz z modułu aplikowania przez SMS w ShareHire, możesz również uzupełnić dane kandydata pozyskiwane w trakcie wywiadu telefonicznego w dedykowanym formularzu aplikacyjnym z systemu eRecruiter. W tym celu należy:

w ShareHire dodać link do formularza przygotowanego w systemie eRecruiter do weryfikacji kandydatów pozyskanych przez SMS (menu: Zarządzanie/Linki)

wywołać w trakcie rozmowy z kandydatem ww. formularz w ShareHire przyciskiem „Formularz rekrutera” dostępnym przy danych kandydata aplikującego w kanale SMS.

Zarządzanie ofertami - wskazówki:

Zmiana statusu w systemie eRecruiter wywołuje zmianę statusu kandydata w ShareHire. Integracja nie działa w drugą stronę, tj. zmiana statusu w ShareHire nie wywoła zmiany statusu kandydata w eRecruiter.
Niemożliwe jest przesyłanie do ShareHire żadnych danych uzupełnianych w formularzu kandydata w systemie eRecruiter.
Integracja innych statusów kandydata (patrz: tabela powyżej) dostępnych w Twoim eRecruiter jest opcjonalna i wymaga ustalenia z ShareHire.
Kandydat aplikujący przez SMS musi zostać przeniesiony do systemu eRecruiter ręcznie (zgodnie z opisem powyżej - pkt.4).
Nadanie kandydatowi z polecenia statusu „Zatrudniony” w systemie eRecruiter skutkuje zarejestrowaniem zatrudnienia kandydata w systemie ShareHire:
- bez możliwości cofnięcia tego stanu;
- z datą oznaczenia statusu w eRecruiter;
- z prawem polecającego do nagrody;
- wysłaniem powiadomienia do polecającego oraz administratorów systemu ShareHire;
- uruchomieniem procesu wypłaty nagrody (jeżeli zaplanowano nagrodę po zatrudnieniu i ShareHire odpowiada za wypłatę nagrody).

Artykuły powiązane

Jak odczytać wiadomości od kandydatów?

Multipublikacja - Jak publikować ogłoszenia na płatnych portalach (GoWork, infoPraca, ShareHire)?

KROK 5: Jak system wspiera bezpieczeństwo Twojej pracy oraz danych kandydatów?

Moduł Poleceń Pracowniczych – czym jest i jak z niego korzystać?

Twoje działania w eRecruiter a statusy widoczne dla kandydata na Pracuj.pl