FAQ dla użytkownika eRecruiter

1. Czy integracja z MS Teams włącza się od razu dla wszystkich użytkowników?

Odp.: Nie. Po otrzymaniu od działu IT informacji o włączeniu integracji, Administrator powiadamia o niej użytkowników, a każdy z nich musi samodzielnie połączyć swoje konto MS Teams z eRecruiter.

2. Czy można wyłączyć integrację z Teams?

Odp. Tak. Administrator systemu może to zrobić w Ustawieniach systemu (zakładka Integracje z eRecruiter) dla wszystkich użytkowników jednoczesnie.

Dodatkowo każdy użytkownik może samodzielnie wyłączać sobie dostęp do konta Teams w swoich Ustawieniach systemu (zakładka Ustawienia Twojego konta).

3. Czy eRecruiter sprawdza, czy w moim kalendarzu mam wolny czas w godzinie, w której chcę umówić spotkanie?

Odp. Nie. eRecruiter ma uprawnienia jedynie do pobierania linku do spoktania online. Po stronie użytkownika pozostaje sprawdzenie, czy w danym przedziale czasowym może umówić spotkanie.

4. Co się stanie, gdy odrzucę spotkanie lub zaproponuję nowy termin z poziomu Teams/Outlook?

Odp. System nie będzie miał o tym informacji. Integracja z MS Teams obejmuje obecnie przesyłanie linku do spotkania online, jest jednostronna. Jeżeli chcesz odwołać/zmienić termin spotkania, zrób to z poziomu systemu eRecruiter.

5. Co się stanie, gdy edytuję spotkanie online z poziomu eRecruiter?

Odp. Otrzymasz nowe zaproszenie na spotkanie, Outlook i Teams zaktualizują kalendarze, automatycznie usuwając poprzednie wydarzenie i pokazując nową godzinę spotkania.

6. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy logowaniu i dlaczego?

Aplikacja eRecruiter prosi o dwa uprawnienia:

  • Logowanie się i odczytywanie Twojego profilu
    Wymagane, abyśmy mogli połączyć Twoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę Twojego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.

  • Czytanie i tworzenie Twoich spotkań online
    Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.

eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.

7. Dlaczego przy próbie zalogowania się aplikacja prosi o “zatwierdzenie administratora”?

Jeśli przy próbie zalogowania się do MS Teams widzisz następujący komunikat:

może to oznaczać, że administrator Office 365 w Twojej organizacji wycofał zgodę na korzystanie z integracji. Zwróć się do administratora systemu eRecruiter lub Office 365 w Twojej organizacji o pomoc.

8. Jak wycofać zgodę na korzystanie z uprawnień aplikacji eRecruiter?

Jeśli wylogujesz się z MS Teams w eRecruiterze, usuniemy odpowiednie dane i eRecruiter nie będzie już w stanie umawiać nowych ani zmieniać spotkań online, które już zostały umówione przy użyciu systemu.

Ze względu na to, że prosimy administratorów Office 365 o zgodę, nie musisz dodatkowo samodzielnie wycofywać zgody np. przez portal https://myapplications.microsoft.com/. Jeżeli administrator wycofa swoją zgodę, aplikacja eRecruiter automatycznie straci dostęp również i do Twojego konta.


FAQ dla działu IT

1. Jestem administratorem Azure AD w mojej firmie. Czym jest link do integracji przesłany mi przez użytkownika korzystającego z eRecruiter?

Administratorzy systemu eRecruiter w Twojej organizacji mają dostęp do widoku ustawień, w którym mogą zarządzać, z którymi aplikacjami zewnętrznymi zintegrowany jest system.

W przypadku MS Teams, w zależności od konfiguracji Twojego tenanta Azure Active Directory, może zajść potrzeba akceptacji aplikacji przez administratora (czyli Ciebie). Z tego powodu, dla transparentności, eRecruiter zawsze poprosi o Twoją zgodę, zanim włączy integrację z MS Teams po swojej stronie, niezależnie od tego czy jest to absolutnie konieczne, czy nie.

Gdy administrator eRecruiter spróbuje włączyć MS Teams w ustawieniach, zobaczy ekran informujący, że do połączenia z aplikacją potrzebne jest wsparcie działu technicznego w swojej firmie oraz opis i link, który powinien Ci przesłać. Link prowadzi pod oficjalną domenę Microsoft, mając na celu poproszenie o Twoją zgodę na to, aby wszyscy użytkownicy w danym tenancie AD mogli zintegrować swoje konto Azure AD z kontem eRecruiter.

2. Jakie zmiany konfiguracyjne w AD wiążą się z udzieleniem dostępu aplikacji eRecruiter?

Udzielenie zgody aplikacji eRecruiter spowoduje, że w Twoim tenancie Azure Active Directory zostanie zarejestrowana aplikacja dla przedsiębiorstw (ang. enterprise application) o nazwie “eRecruiter”.

Dostęp do powyższego widoku można uzyskać z głównej strony portalu Azure poprzez wybranie opcji: Usługi AzureAzure Active DirectoryAplikacje dla przedsiębiorstw. Z poziomu tego widoku można aplikacją zarządzać tak jak każdą inną, w szczególności ją usunąć (patrz: Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?)

3. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy wyrażaniu zgody i dlaczego?

Aplikacja eRecruiter prosi o dwa z zakresów uprawnień do API Microsoft Graph:

  • Logowanie się i odczytywanie profilu użytkownika (User.Read)
    Wymagane, aby użytkownicy mogli połączyć swoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę powiązanego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.

  • Czytanie i tworzenie spotkań online użytkownika (OnlineMeetings.ReadWrite)
    Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.

eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.

Udzielenie zgody administracyjnej na korzystanie z tych dwóch uprawnień nie jest równoznaczne z tym, że aplikacja eRecruiter może działać w imieniu dowolnego użytkownika w tenancie Azure AD. Żądane uprawnienia dotyczą pojedynczych użytkowników, nie całej firmy. Każdy użytkownik chcący korzystać z integracji Teams i eRecruitera musi indywidualnie powiązać konta, aby móc umawiać spotkania online.

W szczególności eRecruiter nie prosi więc o uprawnienia User.Read.All czy OnlineMeetings.ReadWrite.All, które dałyby aplikacji możliwość czytania dowolnego profilu użytkownika, lub odczytu/modyfikacji dowolnego spotkania online w całym tenancie Azure AD.

4. Jakie dane związane z MS Teams przetrzymuje aplikacja eRecruiter?

Aby integracja działała, eRecruiter przetrzymuje następujące dane związane z MS Teams:

  • Informacja, czy administrator AD w danej firmie udzielił zgody na zintegrowanie się z eRecruiter.

  • Tokeny dostępowe (ang. access token) i odświeżenia (ang. refresh token) do kont Azure AD, wiążące konta Azure AD z kontami eRecruiter i pozwalające systemowy eRecruiter na umawianie spotkań online w Teams.

W momencie odłączenia konta Azure AD od konta eRecruiter, jego zapisane tokeny dostępowe są czyszczone.

Tak samo, w momencie wyłączenia przez administratora systemu eRecruiter integracji z Teams, tokeny dostępowe wszystkich użytkowników zarejestrowanych w danej firmie w eRecruiter są usuwane.

  • Dane spotkań umawianych w MS Teams poprzez eRecruiter (w szczególności, linki dostępowe do tych spotkań, oraz login osoby, która dane spotkanie online umówiła).

5. Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?

Z powodu ograniczeń technicznych po stronie Microsoftu, wyłączenie po stronie systemu eRecruiter integracji z Teams nie wycofuje automatycznie zgody administratora Azure AD na działanie aplikacji. Wycofanie zgody wymaga ręcznej interwencji w portalu Azure.

Aby tego dokonać, w widoku Usługi AzureAzure Active DirectoryAplikacje dla przedsiębiorstw, wybierz z listy aplikację eRecruiter, a następnie wybierz z lewej listy pozycję Właściwości i kliknij Usuń:

Wykonanie tej akcji powoduje usunięcie eRecruiter z listy aplikacji dla przedsiębiorstw oraz wycofanie zgody na korzystanie z aplikacji wszystkim użytkownikom Azure AD powiązanym z eRecruiter. W razie potrzeby aplikację można przywrócić po usunięciu poprzez powtórzenie procesu integracji od początku.


Przeczytaj też:

Jak korzystać ze spotkań Microsoft Teams w eRecruiter?

Jak powiadomić użytkowników o włączeniu integracji?

Jak działa integracja z MS Teams?

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?