FAQ dla użytkownika eRecruiter
UWAGA! Integracja jest kierowana tylko do MS 365 w pakiecie Business.
1. Czy integracja z MS Teams włącza się od razu dla wszystkich użytkowników?
Odp.: Nie. Po otrzymaniu od działu IT informacji o włączeniu integracji, Administrator powiadamia o niej użytkowników, a każdy z nich musi samodzielnie połączyć swoje konto MS Teams z eRecruiter.
2. Czy można wyłączyć integrację z Teams?
Odp. Tak. Administrator systemu może to zrobić w Ustawieniach systemu (zakładka Integracje z eRecruiter) dla wszystkich użytkowników jednoczesnie.
Dodatkowo każdy użytkownik może samodzielnie wyłączać sobie dostęp do konta Teams w swoich Ustawieniach systemu (zakładka Ustawienia Twojego konta).
3. Czy eRecruiter sprawdza, czy w moim kalendarzu mam wolny czas w godzinie, w której chcę umówić spotkanie?
Odp. Nie. eRecruiter ma uprawnienia jedynie do pobierania linku do spoktania online. Po stronie użytkownika pozostaje sprawdzenie, czy w danym przedziale czasowym może umówić spotkanie.
4. Co się stanie, gdy odrzucę spotkanie lub zaproponuję nowy termin z poziomu Teams/Outlook?
Odp. System nie będzie miał o tym informacji. Integracja z MS Teams obejmuje obecnie przesyłanie linku do spotkania online, jest jednostronna. Jeżeli chcesz odwołać/zmienić termin spotkania, zrób to z poziomu systemu eRecruiter.
5. Co się stanie, gdy edytuję spotkanie online z poziomu eRecruiter?
Odp. Otrzymasz nowe zaproszenie na spotkanie, Outlook i Teams zaktualizują kalendarze, automatycznie usuwając poprzednie wydarzenie i pokazując nową godzinę spotkania.
6. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy logowaniu i dlaczego?
Aplikacja eRecruiter prosi o dwa uprawnienia:
Logowanie się i odczytywanie Twojego profilu
Wymagane, abyśmy mogli połączyć Twoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę Twojego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.Czytanie i tworzenie Twoich spotkań online
Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.
eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.
7. Dlaczego przy próbie zalogowania się aplikacja prosi o “zatwierdzenie administratora”?
Jeśli przy próbie zalogowania się do MS Teams widzisz następujący komunikat:
może to oznaczać, że administrator Office 365 w Twojej organizacji wycofał zgodę na korzystanie z integracji. Zwróć się do administratora systemu eRecruiter lub Office 365 w Twojej organizacji o pomoc.
8. Jak wycofać zgodę na korzystanie z uprawnień aplikacji eRecruiter?
Jeśli wylogujesz się z MS Teams w eRecruiterze, usuniemy odpowiednie dane i eRecruiter nie będzie już w stanie umawiać nowych ani zmieniać spotkań online, które już zostały umówione przy użyciu systemu.
Ze względu na to, że prosimy administratorów Office 365 o zgodę, nie musisz dodatkowo samodzielnie wycofywać zgody np. przez portal https://myapplications.microsoft.com/. Jeżeli administrator wycofa swoją zgodę, aplikacja eRecruiter automatycznie straci dostęp również i do Twojego konta.
FAQ dla działu IT
1. Jestem administratorem Azure AD w mojej firmie. Czym jest link do integracji przesłany mi przez użytkownika korzystającego z eRecruiter?
Administratorzy systemu eRecruiter w Twojej organizacji mają dostęp do widoku ustawień, w którym mogą zarządzać, z którymi aplikacjami zewnętrznymi zintegrowany jest system.
W przypadku MS Teams, w zależności od konfiguracji Twojego tenanta Azure Active Directory, może zajść potrzeba akceptacji aplikacji przez administratora (czyli Ciebie). Z tego powodu, dla transparentności, eRecruiter zawsze poprosi o Twoją zgodę, zanim włączy integrację z MS Teams po swojej stronie, niezależnie od tego czy jest to absolutnie konieczne, czy nie.
Gdy administrator eRecruiter spróbuje włączyć MS Teams w ustawieniach, zobaczy ekran informujący, że do połączenia z aplikacją potrzebne jest wsparcie działu technicznego w swojej firmie oraz opis i link, który powinien Ci przesłać. Link prowadzi pod oficjalną domenę Microsoft, mając na celu poproszenie o Twoją zgodę na to, aby wszyscy użytkownicy w danym tenancie AD mogli zintegrować swoje konto Azure AD z kontem eRecruiter.
2. Jakie zmiany konfiguracyjne w AD wiążą się z udzieleniem dostępu aplikacji eRecruiter?
Udzielenie zgody aplikacji eRecruiter spowoduje, że w Twoim tenancie Azure Active Directory zostanie zarejestrowana aplikacja dla przedsiębiorstw (ang. enterprise application) o nazwie “eRecruiter”.
Dostęp do powyższego widoku można uzyskać z głównej strony portalu Azure poprzez wybranie opcji: Usługi Azure → Azure Active Directory → Aplikacje dla przedsiębiorstw. Z poziomu tego widoku można aplikacją zarządzać tak jak każdą inną, w szczególności ją usunąć (patrz: Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?)
3. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy wyrażaniu zgody i dlaczego?
Aplikacja eRecruiter prosi o dwa z zakresów uprawnień do API Microsoft Graph:
Logowanie się i odczytywanie profilu użytkownika (
User.Read
)
Wymagane, aby użytkownicy mogli połączyć swoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę powiązanego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.Czytanie i tworzenie spotkań online użytkownika (
OnlineMeetings.ReadWrite
)
Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.
eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.
Udzielenie zgody administracyjnej na korzystanie z tych dwóch uprawnień nie jest równoznaczne z tym, że aplikacja eRecruiter może działać w imieniu dowolnego użytkownika w tenancie Azure AD. Żądane uprawnienia dotyczą pojedynczych użytkowników, nie całej firmy. Każdy użytkownik chcący korzystać z integracji Teams i eRecruitera musi indywidualnie powiązać konta, aby móc umawiać spotkania online.
W szczególności eRecruiter nie prosi więc o uprawnienia User.Read.All
czy OnlineMeetings.ReadWrite.All
, które dałyby aplikacji możliwość czytania dowolnego profilu użytkownika, lub odczytu/modyfikacji dowolnego spotkania online w całym tenancie Azure AD.
4. Jakie dane związane z MS Teams przetrzymuje aplikacja eRecruiter?
Aby integracja działała, eRecruiter przetrzymuje następujące dane związane z MS Teams:
Informacja, czy administrator AD w danej firmie udzielił zgody na zintegrowanie się z eRecruiter.
Tokeny dostępowe (ang. access token) i odświeżenia (ang. refresh token) do kont Azure AD, wiążące konta Azure AD z kontami eRecruiter i pozwalające systemowy eRecruiter na umawianie spotkań online w Teams.
W momencie odłączenia konta Azure AD od konta eRecruiter, jego zapisane tokeny dostępowe są czyszczone.
Tak samo, w momencie wyłączenia przez administratora systemu eRecruiter integracji z Teams, tokeny dostępowe wszystkich użytkowników zarejestrowanych w danej firmie w eRecruiter są usuwane.
Dane spotkań umawianych w MS Teams poprzez eRecruiter (w szczególności, linki dostępowe do tych spotkań, oraz login osoby, która dane spotkanie online umówiła).
5. Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?
Z powodu ograniczeń technicznych po stronie Microsoftu, wyłączenie po stronie systemu eRecruiter integracji z Teams nie wycofuje automatycznie zgody administratora Azure AD na działanie aplikacji. Wycofanie zgody wymaga ręcznej interwencji w portalu Azure.
Aby tego dokonać, w widoku Usługi Azure → Azure Active Directory → Aplikacje dla przedsiębiorstw, wybierz z listy aplikację eRecruiter, a następnie wybierz z lewej listy pozycję Właściwości i kliknij Usuń:
Wykonanie tej akcji powoduje usunięcie eRecruiter z listy aplikacji dla przedsiębiorstw oraz wycofanie zgody na korzystanie z aplikacji wszystkim użytkownikom Azure AD powiązanym z eRecruiter. W razie potrzeby aplikację można przywrócić po usunięciu poprzez powtórzenie procesu integracji od początku.