FAQ dla użytkownika eRecruiter
UWAGA! Integracja jest kierowana tylko do MS 365 w pakiecie Business.
1. Czy integracja z MS Teams włącza się od razu dla wszystkich użytkowników?
Nie. Po otrzymaniu od działu IT informacji o włączeniu integracji, Administrator powiadamia o niej użytkowników, a każdy z nich musi samodzielnie połączyć swoje konto MS Teams z eRecruiter.
2. Czy można wyłączyć integrację z Teams?
Tak. Administrator systemu może to zrobić w Ustawieniach systemu (zakładka Integracje z eRecruiter) dla wszystkich użytkowników jednoczesnie.
Dodatkowo każdy użytkownik może samodzielnie wyłączać sobie dostęp do konta Teams w swoich Ustawieniach systemu (zakładka Ustawienia Twojego konta).
3. Czy eRecruiter sprawdza, czy w moim kalendarzu mam wolny czas w godzinie, w której chcę umówić spotkanie?
Nie. eRecruiter ma uprawnienia jedynie do pobierania linku do spoktania online. Po stronie użytkownika pozostaje sprawdzenie, czy w danym przedziale czasowym może umówić spotkanie.
4. Co się stanie, gdy odrzucę spotkanie lub zaproponuję nowy termin z poziomu Teams/Outlook?
System nie będzie miał o tym informacji. Integracja z MS Teams obejmuje obecnie przesyłanie linku do spotkania online, jest jednostronna. Jeżeli chcesz odwołać/zmienić termin spotkania, zrób to z poziomu systemu eRecruiter.
5. Co się stanie, gdy edytuję spotkanie online z poziomu eRecruiter?
Otrzymasz nowe zaproszenie na spotkanie, Outlook i Teams zaktualizują kalendarze, automatycznie usuwając poprzednie wydarzenie i pokazując nową godzinę spotkania.
6. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy logowaniu i dlaczego?
Aplikacja eRecruiter prosi o dwa uprawnienia:
Logowanie się i odczytywanie Twojego profilu
Wymagane, abyśmy mogli połączyć Twoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę Twojego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.Czytanie i tworzenie Twoich spotkań online
Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.
eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.
7. Dlaczego przy próbie zalogowania się aplikacja prosi o “zatwierdzenie administratora”?
Jeśli przy próbie zalogowania się do MS Teams widzisz następujący komunikat:
może to oznaczać, że administrator Office 365 w Twojej organizacji wycofał zgodę na korzystanie z integracji. Zwróć się do administratora systemu eRecruiter lub Office 365 w Twojej organizacji o pomoc.
8. Jak wycofać zgodę na korzystanie z uprawnień aplikacji eRecruiter?
Jeśli wylogujesz się z MS Teams w eRecruiterze, usuniemy odpowiednie dane i eRecruiter nie będzie już w stanie umawiać nowych ani zmieniać spotkań online, które już zostały umówione przy użyciu systemu.
Ze względu na to, że prosimy administratorów Office 365 o zgodę, nie musisz dodatkowo samodzielnie wycofywać zgody np. przez portal https://myapplications.microsoft.com/. Jeżeli administrator wycofa swoją zgodę, aplikacja eRecruiter automatycznie straci dostęp również i do Twojego konta.
9. Dlaczego nie mogę rozpocząć spotkania, które umówiła osoba nie biorąca w nim udziału?
Jest to kwestia wewnętrznych ustawień MS Teams w danej organizacji. Aby umożliwić uczestnikom spotkania jego rozpoczęcie bez organizatora, administrator Teams w organizacji powinien:
Włączyć flagę "Anonymous users can join a meeting";
Włączyć flagę "Anonymous users and dial-in callers can start a meeting";
Ustawić "Everyone" w polu "Who can bypass the lobby".
Szczegółowy opis opcji spotkań w MS Teams znajduje się na stronie Supportu Microsoft w sekcji Meeting options in Microsoft Teams.
FAQ dla działu IT
1. Jestem administratorem Entra ID (wcześniej Azure AD) w mojej firmie. Czym jest link do integracji przesłany mi przez użytkownika korzystającego z eRecruiter?
Administratorzy systemu eRecruiter w Twojej organizacji mają dostęp do widoku ustawień, w którym mogą zarządzać, z którymi aplikacjami zewnętrznymi zintegrowany jest system.
W przypadku MS Teams, w zależności od konfiguracji Twojego tenanta Entra ID (wcześniej Azure Active Directory), może zajść potrzeba akceptacji aplikacji przez administratora (czyli Ciebie). Z tego powodu, dla transparentności, eRecruiter zawsze poprosi o Twoją zgodę, zanim włączy integrację z MS Teams po swojej stronie, niezależnie od tego czy jest to absolutnie konieczne, czy nie.
Gdy administrator eRecruiter spróbuje włączyć MS Teams w ustawieniach, zobaczy ekran informujący, że do połączenia z aplikacją potrzebne jest wsparcie działu technicznego w swojej firmie oraz opis i link, który powinien Ci przesłać. Link prowadzi pod oficjalną domenę Microsoft, mając na celu poproszenie o Twoją zgodę na to, aby wszyscy użytkownicy w danym tenancie Entra ID mogli zintegrować swoje konto Entra ID z kontem eRecruiter.
2. Jakie zmiany konfiguracyjne w Entra ID wiążą się z udzieleniem dostępu aplikacji eRecruiter?
Udzielenie zgody aplikacji eRecruiter spowoduje, że w Twoim tenancie Entra ID zostanie zarejestrowana aplikacja dla przedsiębiorstw (ang. enterprise application) o nazwie “eRecruiter”.
Dostęp do powyższego widoku można uzyskać z głównej strony portalu Azure poprzez wybranie opcji: Usługi Entra ID → Aplikacje dla przedsiębiorstw. Z poziomu tego widoku można aplikacją zarządzać tak jak każdą inną, w szczególności ją usunąć (patrz: Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?)
3. O jakie uprawnienia prosi aplikacja eRecruiter przy wyrażaniu zgody i dlaczego?
Aplikacja eRecruiter prosi o dwa z zakresów uprawnień do API Microsoft Graph:
Logowanie się i odczytywanie profilu użytkownika (
User.Read)
Wymagane, aby użytkownicy mogli połączyć swoje konto eRecruiter z kontem Teams, oraz aby eRecruiter mógł wyświetlać nazwę powiązanego konta Teams na widokach: ustawień logowania i umawiania spotkań z kandydatami.Czytanie i tworzenie spotkań online użytkownika (
OnlineMeetings.ReadWrite)
Wymagane dla głównej funkcjonalności dostarczanej przez integrację, tj. możliwości umawiania spotkań z kandydatami w MS Teams za pośrednictwem systemu eRecruiter.
eRecruiter nie odczytuje ani nie edytuje spotkań, których sam nie stworzył.
Udzielenie zgody administracyjnej na korzystanie z tych dwóch uprawnień nie jest równoznaczne z tym, że aplikacja eRecruiter może działać w imieniu dowolnego użytkownika w tenancie Entra ID Żądane uprawnienia dotyczą pojedynczych użytkowników, nie całej firmy. Każdy użytkownik chcący korzystać z integracji Teams i eRecruitera musi indywidualnie powiązać konta, aby móc umawiać spotkania online.
W szczególności eRecruiter nie prosi więc o uprawnienia User.Read.All czy OnlineMeetings.ReadWrite.All, które dałyby aplikacji możliwość czytania dowolnego profilu użytkownika, lub odczytu/modyfikacji dowolnego spotkania online w całym tenancie Azure AD.
4. Jakie dane związane z MS Teams przetrzymuje aplikacja eRecruiter?
Aby integracja działała, eRecruiter przetrzymuje następujące dane związane z MS Teams:
Informacja, czy administrator Entra ID w danej firmie udzielił zgody na zintegrowanie się z eRecruiter.
Tokeny dostępowe (ang. access token) i odświeżenia (ang. refresh token) do kont Entra ID, wiążące konta Entra ID z kontami eRecruiter i pozwalające systemowy eRecruiter na umawianie spotkań online w Teams.
W momencie odłączenia konta Entra ID od konta eRecruiter, jego zapisane tokeny dostępowe są czyszczone.
Tak samo, w momencie wyłączenia przez administratora systemu eRecruiter integracji z Teams, tokeny dostępowe wszystkich użytkowników zarejestrowanych w danej firmie w eRecruiter są usuwane.
Dane spotkań umawianych w MS Teams poprzez eRecruiter (w szczególności, linki dostępowe do tych spotkań, oraz login osoby, która dane spotkanie online umówiła).
5. Ustawienia Integracji na które warto zwrócić uwagę
Organizacje mogą wprowadzać ustawienia, które mogą powodować trudności w integracji z aplikacjami zewnętrznymi. Poniżej przedstawiamy dwa najczęściej występujące przypadki, które mogą wpływać na działanie naszej aplikacji:
"Do not allow user consent" (Nie pozwalaj na zgodę użytkowników)
To ustawienie całkowicie blokuje użytkownikom możliwość integracji z aplikacjami zewnętrznymi. W efekcie użytkownicy nie mogą udzielić niezbędnych uprawnień do korzystania z aplikacji."Allow user consent for apps from verified publishers, for selected permissions" (Pozwól na zgodę użytkowników na aplikacje od zweryfikowanych wydawców, dla wybranych uprawnień)
W tym przypadku organizacje zezwalają użytkownikom na udzielenie zgody, ale tylko na wybrane uprawnienia, np. User.Read. Nasza aplikacja może wymagać dodatkowych uprawnień, takich jak OnlineMeetings.Read, które w tej konfiguracji nie są dostępne.
6. Zmiana Ustawień Uprawnień a Problemy z Dostępem
W niektórych przypadkach organizacje, które wcześniej zezwalały na udzielanie zgód użytkowników dla aplikacji zewnętrznych i uprawnień, mogą zmienić swoje ustawienia. Użytkownicy, którzy wcześniej uzyskali zgodę, będą nadal mieli dostęp do uprawnień, dopóki nie zostaną one odwołane przez administratora. Z kolei nowi użytkownicy napotkają trudności z uzyskaniem wymaganych uprawnień.
7. Jak wycofać zgodę na działanie aplikacji eRecruiter?
Z powodu ograniczeń technicznych po stronie Microsoftu, wyłączenie po stronie systemu eRecruiter integracji z Teams nie wycofuje automatycznie zgody administratora Entra ID na działanie aplikacji. Wycofanie zgody wymaga ręcznej interwencji w portalu Azure.
Aby tego dokonać, w widoku Usługi Entra ID → Azure Active Directory → Aplikacje dla przedsiębiorstw, wybierz z listy aplikację eRecruiter, a następnie wybierz z lewej listy pozycję Właściwości i kliknij Usuń:
Wykonanie tej akcji powoduje usunięcie eRecruiter z listy aplikacji dla przedsiębiorstw oraz wycofanie zgody na korzystanie z aplikacji wszystkim użytkownikom Entra ID powiązanym z eRecruiter. W razie potrzeby aplikację można przywrócić po usunięciu poprzez powtórzenie procesu integracji od początku.