Czym jest HR Core?
HR Core to moduł w eRecruiter służący do zbierania danych niezbędnych do zatrudnienia nowego pracownika. Wypełnia on lukę pomiędzy decyzją o zatrudnieniu w systemie a wprowadzeniem danych do systemu kadrowego — bez ręcznego przepisywania informacji.
Dzięki HR Core możesz:
automatycznie wysłać formularz do kandydata zaraz po podjęciu decyzji o zatrudnieniu,
zebrać wszystkie potrzebne dane (np. numer konta bankowego, świadectwa pracy, zgody RODO) jeszcze przed pierwszym dniem pracy,
przesłać zebrane dane bezpośrednio do systemu kadrowego lub do wskazanej osoby w firmie.
Moduł pozwala też budować proste testy — np. badania dopasowania do kultury organizacyjnej lub testy kompetencji.
Proces zbierania informacji od nowego pracownika przebiega w dwóch etapach. Zgodnie z przepisami, przed podpisaniem umowy można zbierać podstawowe dane, takie jak:
imię (imiona) i nazwisko
datę urodzenia
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
wykształcenie
kwalifikacje zawodowe
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pierwszego dnia pracy (po podpisaniu umowy) możesz poprosić o dane, które — zgodnie z przepisami — możesz zbierać dopiero od pracownika (nie od kandydata), takie jak:
adres zamieszkania
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
(zródło: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00102)
Jak wygląda HR Core?
W module znajdziesz trzy główne zakładki:
Zakładka Pracownicy
Podgląd wszystkich osób, do których wysłano formularz. Możesz tu również samodzielnie dodać pracownika i wysłać mu formularz ręcznie.
Przy każdej osobie widoczne są: stanowisko, data rozpoczęcia pracy, adres e-mail oraz lista przypisanych formularzy ze statusem wypełnienia.
W zależności od statusu danego formularza (utworzony/wysłany/wypełniony), możesz również:
skopiować link do formularza,
wysłać e-mail z formularzem,
podejrzeć i wydrukować formularz.
Zakładka Formularze
Lista wszystkich formularzy stworzonych w systemie. Każdy z nich możesz skopiować lub edytować. Tutaj też tworzysz nowe formularze.
Zakładka Dostępy
Możesz nadać dwa poziomy dostępu do modułu:
Administrator — widzi wszystkie dane w HR Core,
Użytkownik — widzi tylko kandydatów z rekrutacji, w których ma przypisany dostęp.
Jak stworzyć formularz?
Formularz możesz zbudować od zera lub skorzystać z jednego z gotowych wzorów ministerialnych:
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (wzór Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej),
Kwestionariusz osobowy dla pracownika (wzór Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).
Gotowy wzór możesz też edytować i dostosować do potrzeb swojej firmy.
Podczas konfiguracji dodajesz pola takie jak: pola tekstowe, daty, odpowiedzi tak/nie, akceptacje zgód i wiele innych. Każde pole możesz oznaczyć jako obowiązkowe.
Formularz waliduje dane na bieżąco — sprawdza poprawność numeru PESEL, numeru konta bankowego, telefonu i adresu e-mail już w trakcie wypełniania przez kandydata.
Po prawej stronie ekranu w czasie rzeczywistym widzisz podgląd formularza, który tworzysz — dokładnie tak, jak zobaczy go kandydat.
Jak wygląda proces z perspektywy kandydata?
Kandydat otrzymuje automatycznego e-maila z zaproszeniem do wypełnienia formularza.
Po kliknięciu w link zostaje poproszony o wpisanie kodu weryfikacyjnego, który otrzymuje w osobnej wiadomości.
Po weryfikacji otwiera się formularz — kandydat wypełnia dane i może załączyć skany dokumentów (np. świadectwo pracy).
Integracja z systemem kadrowym
HR Core może automatycznie przesyłać zebrane dane do zewnętrznego systemu kadrowego/zarządzania procesami np. Enova, SAP, Webcon i in.
Integracja wymaga dostarczenia przez Ciebie API oraz dokumentacji technicznej. Całość wdrożenia integracji leży po stronie eRecruiter. Integracja jest jednostronna — dane są tylko wysyłane z eRecruiter, nic nie jest pobierane.
Jeśli Twoja firma korzysta z fizycznych teczek pracowniczych, formularz po wypełnieniu przez kandydata może zostać automatycznie przesłany do wskazanej osoby w celu wydrukowania.
Możliwe jest również wdrożenie podpisu elektronicznego dokumentów.
SŁOWA KLUCZOWE: HR Core ; formularz pracowniczy ; dane do zatrudnienia ; kwestionariusz osobowy ; onboarding ; zbieranie danych kandydata ; integracja kadrowa ; dane przed zatrudnieniem |