Czym jest HR Core?
HR Core to moduł w eRecruiter służący do zbierania danych niezbędnych do zatrudnienia nowego pracownika. Wypełnia on lukę pomiędzy decyzją o zatrudnieniu w systemie a wprowadzeniem danych do systemu kadrowego — bez ręcznego przepisywania informacji.
Dzięki HR Core możesz:
automatycznie wysłać formularz do kandydata zaraz po podjęciu decyzji o zatrudnieniu,
zebrać wszystkie potrzebne dane (np. numer konta bankowego, świadectwa pracy, zgody RODO) jeszcze przed pierwszym dniem pracy,
przesłać zebrane dane bezpośrednio do systemu kadrowego lub do wskazanej osoby w firmie.
Moduł pozwala też budować proste testy — np. badania dopasowania do kultury organizacyjnej lub testy kompetencji.
Proces zbierania informacji od nowego pracownika przebiega w dwóch etapach. Zgodnie z przepisami, przed podpisaniem umowy można zbierać podstawowe dane, takie jak:
imię (imiona) i nazwisko
datę urodzenia
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę
wykształcenie
kwalifikacje zawodowe
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pierwszego dnia pracy (po podpisaniu umowy) możesz poprosić o dane, które — zgodnie z przepisami — możesz zbierać dopiero od pracownika (nie od kandydata), takie jak:
adres zamieszkania
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
(zródło: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00102)
Jak wygląda HR Core?
W module znajdziesz trzy główne zakładki:
Zakładka Pracownicy
Podgląd na wszystkie osoby, do których wysłano formularz. Możesz tu również też samodzielnie dodać pracownika i wysłać mu formularz ręcznie.
Przy każdej osobie widoczne są: stanowisko, data rozpoczęcia pracy, adres e-mail oraz lista przypisanych formularzy ze statusem wypełnienia.
W zależności od statusu danego formularza (utworzony/wysłany/wypełniony), możesz również:
skopiować link do formularza,
wysłać e-mail z formularzem
podejrzeć i wydrukować formularz/
Zakładka Formularze
Lista wszystkich formularzy stworzonych w systemie. Każdy z nich możesz skopiować lub edytować. Tutaj też tworzysz nowe formularze.
Zakładka Dostępy
Możesz nadać dwa poziomy dostępu do modułu:
Administrator — widzi wszystkie dane w HR Core,
Użytkownik — widzi tylko kandydatów z rekrutacji, w których ma przypisany dostęp.
Jak stworzyć formularz?
Formularz możesz zbudować od zera lub skorzystać z jednego z gotowych wzorów ministerialnych:
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (wzór Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej),
Kwestionariusz osobowy dla pracownika (wzór Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).
Gotowy wzór możesz też edytować i dostosować do potrzeb swojej firmy.
Podczas konfiguracji dodajesz pola takie jak: pola tekstowe, daty, odpowiedzi tak/nie, akceptacje zgód i wiele innych. Każde pole możesz oznaczyć jako obowiązkowe.
Formularz waliduje dane na bieżąco — sprawdza poprawność numeru PESEL, numeru konta bankowego, telefonu i adresu e-mail już w trakcie wypełniania przez kandydata.
Po prawej stronie ekranu w czasie rzeczywistym widzisz podgląd formularza, który tworzysz — dokładnie tak, jak zobaczy go kandydat.
Jak wygląda proces z perspektywy kandydata?
Kandydat otrzymuje automatycznego e-maila z zaproszeniem do wypełnienia formularza.
Po kliknięciu w link zostaje poproszony o wpisanie kodu weryfikacyjnego, który otrzymuje w osobnej wiadomości.
Po weryfikacji otwiera się formularz — kandydat wypełnia dane i może załączyć skany dokumentów (np. świadectwo pracy).
Integracja z systemem kadrowym
HR Core może automatycznie przesyłać zebrane dane do zewnętrznego systemu kadrowego np. Enova, SAP lub Webcon.
Integracja wymaga dostarczenia przez Ciebie API oraz dokumentacji technicznej. Całość wdrożenia integracji leży po stronie eRecruiter. Integracja jest jednostronna — dane są tylko wysyłane z eRecruiter, nic nie jest pobierane.
Jeśli Twoja firma korzysta z fizycznych teczek pracowniczych, formularz po wypełnieniu przez kandydata może zostać automatycznie przesłany do wskazanej osoby w celu wydrukowania.
Możliwe jest również wdrożenie podpisu elektronicznego dokumentów.
SŁOWA KLUCZOWE: HR Core ; formularz pracowniczy ; dane do zatrudnienia ; kwestionariusz osobowy ; onboarding ; zbieranie danych kandydata ; integracja kadrowa ; dane przed zatrudnieniem |