Rekrutacja na dane stanowisko została ukończona? Gratulujemy! Kolejnym krokiem jest zakończenie rekrutacji w systemie.
Dlaczego warto zamykać rekrutacje?
to ostatni element procesu rekrutacyjnego - należy o nim pamiętać
✉️ podczas zamykania możesz szybko podziękować nieskontaktowanym wcześniej kandydatom za pomocą wysyłki spersonalizowanego e-mailingu do osób na etapie Nowy i Analiza CV
⏲️ Twój zespół ma porządek w raportach (przestaje naliczać się czas trwania rekrutacji, można również badać obłożenie pracy poszczególnych użytkowników systemu)
✔️ możesz zarchiwizować projekt, dzięki czemu lista Waszych rekrutacji jest przejrzysta i zawiera tylko aktualne rekrutacje. Sprzyja to lepszej i szybszej pracy w systemie eRecruiter.
Ważne: rekrutację w systemie możesz zamknąć tylko wtedy, kiedy nie planujesz zbierać aplikacji w tym samym projekcie oraz Twoje ogłoszenie na to stanowisko wygasło / zostało odpublikowane we wszystkich mediach.
Trzy sposoby na zamknięcie rekrutacji w systemie
Sposób 1: Zmień status rekrutacji
Rekrutację możesz zakończyć zmieniając jej status w zakładce Rekrutacje z aktywnej na zakończoną. W kolumnie Status kliknij na status Aktywna przy danej rekrutacji i wybierz Zamknij rekrutację.
TIP: nie widzisz na liście rekrutacji kolumny Status? Możesz dostosować widok do swoich potrzeb za pomocą ikony koła zębatego nad listą rekrutacji.
Pojawi się ekran podsumowujący, na którym możesz zaznaczyć, czy udało Ci się znaleźć osobę na dane stanowisko i wpisać powód, dlaczego się tak nie stało. Informacje te nie będą nigdzie widoczne i są nieobowiązkowe, zbieramy je do celów badawczych.
Następnie możesz zdecydować, czy chcesz poinformować kandydatów na etapie Nowy i Analiza CV o tym, że zakończono projekt rekrutacyjny. Rekomendujemy informować uczestników o zakończonym procesie (chyba, że akurat "czyścisz" listę rekrutacji i zamykasz projekty sprzed miesięcy lub nawet lat - wtedy wysyłanie takiej wiadomości może nie być odebrane korzystnie).
Jeżeli chcesz wysłać wiadomość e-mail do kandydatów, kliknij Zmień etap i przygotuj informację zwrotną.
W ostatnim kroku pojawi się ekran wysyłki wiadomości. Pamiętaj, że podpięty jest tam szablon odrzucenia po CV. Warto dopisać informację, że projekt rekrutacyjny został zakończony.
Gdy klikniesz Zapisz i wyślij e-mail, kandydaci otrzymają wiadomość, a ich status zmieni się na Odrzucony po CV. Dzięki temu utrzymasz porządek w raportach podsumowujących projekty rekrutacyjne (wskażesz faktyczną liczbę odrzuconych aplikacji).
Sposób 2: Masowe zamykanie rekrutacji
Chcesz zrobić porządek w systemie i zamknąć wiele projektów rekrutacyjnych na raz? Wybierz rekrutacje, które chcesz zamknąć, zaznaczając kwadracik z lewej strony projektu. Możesz także zamknąć wszystkie rekrutacje widoczne na danej stronie, zaznaczając kwadracik obok kolumny Nazwa stanowiska. Następnie kliknij przycisk Zamknij zaznaczone, który będzie widoczny u góry strony.
Pojawi się ekran z podsumowaniem liczby zaznaczonych przez Ciebie rekrutacji. Potwierdź przyciskiem Zakończ wybrane rekrutacje.
TIP: Możesz zamknąć tylko rekrutacje aktywne lub wstrzymane, które nie mają aktywnych ogłoszeń. Korzystając z opcji masowego zamykania rekrutacji, nie będziesz mieć możliwości automatycznej wysyłki wiadomości e-mail do kandydatów z informacją zwrotną.
Sposób 3: Zmień etap przy kandydacie
Rekrutację możesz zakończyć również podczas oznaczenia zatrudnienia kandydata w systemie. Przy konkretnym kandydacie w kolumnie Etap zmień etap na Zatrudnienie.
Pojawi się ekran podsumowujący, gdzie oprócz podstawowych danych możesz albo zdecydować, czy zostawiasz rekrutację aktywną, czy chcesz ją zakończyć. Po kliknięciu Zakończ rekrutację pojawią się opisane powyżej ekrany.
Pamiętaj, zamykanie rekrutacji jest ważnym elementem procesu rekrutacyjnego. Dzięki regularnemu zamykaniu praca całego zespołu będzie prostsza, a efekty bardziej czytelne.
Obejrzyj poniższy film instruktażowy jeżeli chcesz wiedzieć więcej lub uporządkować swoją wiedzę dotyczącą zamykania rekrutacji poprzez zmianę etapu przy kandydacie:
Dowiedz się więcej
Zamknięte rekrutacje warto archiwizować dla utrzymania porządku pracy w systemie. Tutaj dowiesz się jak to zrobić.