Szablony wiadomości pozwolą Ci zadbać o spójność komunikacji z kandydatami, candidate experience, zaoszczędzić mnóstwo czasu, a dzięki zautomatyzowaniu procesu odciążyć osoby zaangażowane w rekrutacje.
Co to są szablony wiadomości?
Szablony wiadomości to wzory wiadomości mailowych, z których często korzystasz w kontakcie z kandydatami. Definiujesz je w systemie i wskazujesz, na którym etapie system powinien wysyłać je do kandydatów.
Oznacza to, że nie musisz za każdym razem pisać tej samej wiadomości np. z podziękowaniem za przesłanie aplikacji, ani przeklejać jej z formatki. Koniec z ręcznym odpowiadaniem każdemu z kandydatów!
Dlaczego szablony wiadomości określamy jako "inteligentne"?
Szablony zawierają inteligentne pola, czyli takie punkty wiadomości, które system uzupełnia automatycznie (w zależności od danej rekrutacji/kandydata), by nadać wiadomości zindywidualizowanego charakteru. Pola te zawierają się w nawiasie {.....}.
System może wstawić np. {Stanowisko}, na które kandydat się ubiega do szablonu e-maila. Nie wpisujesz wtedy za każdym razem ręcznie nazwy stanowiska w wysyłanej wiadomości do kandydata. eRecruiter wie, na jakie stanowisko prowadzisz rekrutację, więc w miejsce inteligentnego pola sam wstawi odpowiednią nazwę stanowiska. Podobnie działają pozostałe inteligentne pola danych.
Przykład wiadomości zawierającej pola inteligentne:
Witaj {Imię Kandydata} {Nazwisko Kandydata},
Bardzo dziękujemy za złożenie aplikacji na stanowisko {Nazwa Stanowiska} i czas poświęcony na wypełnienie kwestionariusza aplikacyjnego.
Informujemy, że będziemy mogli skontaktować się wyłącznie z wybranymi kandydatami.
Więcej informacji na temat firmy, naszej kultury organizacyjnej, a także wartości którymi się kierujemy znajdziesz na naszej stronie.
Pozdrawiamy serdecznie{Imię i Nazwisko Rekrutera}{Nazwa Firmy}
Jakie szablony wiadomości są dostępne w eRecruiter?
W systemie eRecruiter są dostępne Gotowe szablony wiadomości, Własne szablony wiadomości oraz Szablony SMS.
Gotowe szablony wiadomości to domyślne szablony wiadomości e-mail przypisane np. do systemowych etapów kandydata czy do domyślnego podziękowania za aplikację.
Własne szablony wiadomości to szablony wiadomości e-mail, które Ty i Twój zespół możecie tworzyć na potrzeby Waszej firmy.
Szablony SMS to szablony wiadomości SMS, które możesz wysyłać do kandydata w związku z umówiony spotkaniem.
Uwaga: Gotowe szablony i Szablony SMS może edytować jedynie Administrator.
Jak dodać nowy szablon wiadomości w systemie?
Przejdź do Ustawień systemu (kliknij w ikonkę swojego profilu w prawym górnym rogu systemu). W ustawieniach, w sekcji Szablony wiadomości
wybierz zakładkę Własne szablony i kliknij w przycisk Dodaj nowy szablon.
Uzupełnij okienko Nazwa szablonu, Temat emaila oraz Treść. Nazwa szablonu wskazuje, jak będzie się nazywał szablon tej wiadomości w systemie. Temat emaila oraz treść to szczegóły wiadomości, które zobaczy kandydat. W treści wiadomości możesz zastosować inteligentne pola.
Jak wstawić pola inteligentne do treści wiadomości?
Zacznij wprowadzać treść wiadomości. W miejscu, w którym chcesz zastosować pole inteligentne zatrzymaj się i wybierz z listy pole preferowane.
Po wybraniu nazwy pola kliknij w przycisk Wstaw wybrane pole danych do szablonu w pole poniżej.
Pole inteligentne zostanie zastosowane w wiadomości.
TIP: Pola inteligentne możesz stosować także w tytule wiadomości do kandydata. Pamiętaj tylko, że słowa "zaszyte" pod nazwą pola nie podlegają odmianie przez przypadki!
Po wprowadzeniu całej treści wiadomości, kliknij w Zapisz. Szablon zostanie dodany. Jeżeli zajdzie taka potrzeba możesz go edytować w tej samej sekcji ustawień, w jakiej dodajesz szablony.
W poniższym filmie dowiesz się więcej na temat komunikacji z kandydatami bezpośrednio poprzez system eRecruiter, a także podsumujesz swoją wiedzę na temat szablonów wiadomości:
Sprawdź także: Jak edytować szablon wiadomości?
Dowiedz się więcej
Do Twojej dyspozycji są gotowe wzory wiadomości przygotowane przez naszych ekspertów na każdy z etapów rekrutacji - sprawdź koniecznie TUTAJ.