Konfigurację modułu Onboardingu najlepiej rozpocząć od zapoznania się z możliwościami tworzenia szablonów wiadomości. Szczegóły przedstawiamy również w materiale wideo.
Szablony wiadomości onboardingowych umożliwiają Ci przygotowanie maili, które otrzyma kandydat przed rozpoczęciem pracy w Twojej firmie. Mogą to być wiadomości powitalne, prośba o przygotowanie lub wypełnienie niezbędnych dokumentów, instrukcja dotarcia do biura, plan pierwszego dnia pracy itd. Dzięki nim zadbasz o najlepsze candidate i employee experience! To Ty decydujesz, jakie szablony chcesz stworzyć, a następnie wykorzystać w ścieżkach onboardingowych. Ścieżki onboardingowe umożliwiają automatyczną wysyłkę przygotowanych wcześniej wiadomości onboardingowych – dowiesz się o nich więcej w tym artykule.
Szablony wiadomości onboardingowych znajdziesz tam, gdzie wszystkie szablony wiadomości: w ustawieniach systemu, w sekcji „Szablony wiadomości”.
Uwaga: Domyślnie dostęp do szablonów wiadomości ma tylko Administrator systemu, może jednak nadać dostęp także innym użytkownikom systemu (o czym piszemy więcej w artykule o ustawieniach modułu).
Dla ułatwienia przygotowaliśmy 3 przykładowe wiadomości, dostępne po rozwinięciu pola "Wybierz szablon". Pomogą Ci w przygotowaniu własnych treści do kandydatów. Każdą z tych wiadomości możesz dowolnie edytować.
Wiadomości te działają w dużej mierze jak inne szablony. Mają swoją nazwę, temat oraz treść. Możesz w nich umieszczać inteligentne pola danych, takie jak:
nazwa stanowiska
imię i nazwisko kandydata
data startu pracy
imię i nazwisko rekrutera
email rekrutera
imię i nazwisko przełożonego
email przełożonego
adres firmy (ulica, nr lokalu, nr domu, kod pocztowy, miasto)
nazwa firmy
nazwa spółki
data startu onboardingu
Nie ma limitu szablonów onboardingowych, które możesz stworzyć.
Szablony onboardingowe wyróżniają się tym, że możesz do nich dodać załączniki (np. formularze, prezentacje itp.). Plików w jednej wiadomości może być kilka. Jedyne ograniczenia to łączna waga plików (maksymalnie 10MB) oraz format (możesz załączyć tylko plik PDF).
TIP: Ograniczenie załączanych plików do PDF wynika z kwestii bezpieczeństwa. Jest to jedyny format, który uniemożliwia przesłanie złośliwego oprogramowania. Co istotne, większość plików (np. word czy powerpoint) możesz łatwo przekonwertować na PDF.
Każdy szablon musi mieć wskazanego nadawcę i odbiorcę, na wypadek gdyby kandydat odpowiedział na maila:
Nadawca wiadomości – osoba, której imię i nazwisko ma się wyświetlać kandydatowi jako nadawca danej wiadomości onboardingowej.
Adres do korespondencji zwrotnej – jeżeli kandydat odpowie na wiadomość onboardingową, to jego mail zostanie przekierowany na adres wskazany w tym miejscu.
Jako nadawcę każdorazowo możesz wybrać jedną z poniższych osób:
Osoba odpowiedzialna za onboarding – to pracownik HR, który prowadzi onboarding nowo zatrudnionej osoby (tzn. przypisze do siebie danego kandydata w Module Onboardingu).
Przełożony zatrudnianej osoby – to osoba, która jest wskazana jako przełożony kandydata przy zmianie jego etapu na „Zatrudnienie” lub bezpośrednio w Module Onboardingu.
Inne – możesz ręcznie wpisać dowolne imię i nazwisko.
Jako odbiorcę możesz wskazać więcej niż jedną osobę, zaznaczając opcję "Inne". W ten sposób możesz dodać maksymalnie 5 adresów email.
Pamiętaj, by zapisać gotowy szablon!
