Szablony wiadomości pozwolą Ci zadbać o spójność komunikacji z kandydatami, candidate experience, zaoszczędzić mnóstwo czasu, a dzięki zautomatyzowaniu procesu odciążyć osoby zaangażowane w rekrutacje.

Co to są szablony wiadomości?

Szablony wiadomości to wzory wiadomości mailowych, z których często korzystasz w kontakcie z kandydatami. Definiujesz je w systemie i wskazujesz, na którym etapie system powinien wysyłać je do kandydatów.

Oznacza to, że nie musisz za każdym razem pisać tej samej wiadomości np. z podziękowaniem za przesłanie aplikacji, ani przeklejać jej z formatki. Koniec z ręcznym odpowiadaniem każdemu z kandydatów!

Dlaczego szablony wiadomości określamy jako "inteligentne"?

Szablony zawierają inteligentne pola, czyli takie punkty wiadomości, które system uzupełnia automatycznie (w zależności od danej rekrutacji/kandydata), by nadać wiadomości zindywidualizowanego charakteru. Pola te zawierają się w nawiasie {.....}.

System może wstawić np. {Stanowisko}, na które kandydat się ubiega do szablonu e-maila. Nie wpisujesz wtedy za każdym razem ręcznie nazwy stanowiska w wysyłanej wiadomości do kandydata. eRecruiter wie, na jakie stanowisko prowadzisz rekrutację, więc w miejsce inteligentnego pola sam wstawi odpowiednią nazwę stanowiska. Podobnie działają pozostałe inteligentne pola danych.

Przykład wiadomości zawierającej pola inteligentne: 

Witaj {Imię Kandydata} {Nazwisko Kandydata}, 

Bardzo dziękujemy za złożenie aplikacji na stanowisko {Nazwa Stanowiska} i czas poświęcony na wypełnienie kwestionariusza aplikacyjnego.

Informujemy, że będziemy mogli skontaktować się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

Więcej informacji na temat firmy, naszej kultury organizacyjnej, a także wartości którymi się kierujemy znajdziesz na naszej stronie.

Pozdrawiamy serdecznie{Imię i Nazwisko Rekrutera}{Nazwa Firmy}

Jakie szablony wiadomości są dostępne w eRecruiter?

W systemie eRecruiter są dostępne Gotowe szablony wiadomości, Własne szablony wiadomości oraz Szablony SMS

  • Gotowe szablony wiadomości to domyślne szablony wiadomości e-mail przypisane np. do systemowych etapów kandydata czy do domyślnego podziękowania za aplikację. 

  • Własne szablony wiadomości to szablony wiadomości e-mail, które Ty i Twój zespół możecie tworzyć na potrzeby Waszej firmy.  

  • Szablony SMS to szablony wiadomości SMS, które możesz wysyłać do kandydata w związku z umówiony spotkaniem.  

Uwaga: Gotowe szablony i Szablony SMS może edytować jedynie Administrator. 

Jak dodać nowy szablon wiadomości w systemie?

Przejdź do Ustawień systemu (kliknij w ikonkę swojego profilu w prawym górnym rogu systemu). W ustawieniach, w sekcji Szablony wiadomości

wybierz zakładkę Własne szablony i kliknij w przycisk Dodaj nowy szablon.

Uzupełnij okienko Nazwa szablonu, Temat emaila oraz Treść. Nazwa szablonu wskazuje, jak będzie się nazywał szablon tej wiadomości w systemie. Temat emaila oraz treść to szczegóły wiadomości, które zobaczy kandydat. W treści wiadomości możesz zastosować inteligentne pola.

Jak wstawić pola inteligentne do treści wiadomości?

Zacznij wprowadzać treść wiadomości. W miejscu, w którym chcesz zastosować pole inteligentne zatrzymaj się i wybierz z listy pole preferowane.

Po wybraniu nazwy pola kliknij w przycisk Wstaw wybrane pole danych do szablonu w pole poniżej

Pole inteligentne zostanie zastosowane w wiadomości. 

TIP: Pola inteligentne możesz stosować także w tytule wiadomości do kandydata. Pamiętaj tylko, że słowa "zaszyte" pod nazwą pola nie podlegają odmianie przez przypadki!

Po wprowadzeniu całej treści wiadomości, kliknij w Zapisz. Szablon zostanie dodany. Jeżeli zajdzie taka potrzeba możesz go edytować w tej samej sekcji ustawień, w jakiej dodajesz szablony. 

Sprawdź także: Jak edytować szablon wiadomości?

Dowiedz się więcej 

Do Twojej dyspozycji są gotowe wzory wiadomości przygotowane przez naszych ekspertów na każdy z etapów rekrutacji - sprawdź koniecznie TUTAJ

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?