Jak stworzyć ścieżki onboardingowe?

Kolejnym etapem konfiguracji modułu Onboardingu jest przygotowanie ścieżki onboardingowej. Jeśli wcześniej nie udało Ci się skonfigurować szablonów wiadomości, zalecamy zapoznanie się z tym artykułem i przygotowanie szablonów wiadomości.

Ścieżki onboardingowe mają za zadanie zapewnić wysokiej jakości, spójny proces onboardingu dla wszystkich kandydatów, bez względu na to, który rekruter lub menedżer prowadzi ich proces. Ułatwią także pracę współpracę rekrutera i przełożonego w okresie od decyzji o zatrudnieniu, do pierwszego dnia pracy pracownika.

Stały dostęp do zarządzania ścieżkami zapewnia przycisk w prawym górnym rogu Modułu Onboardingu. Widoczny jest on dla każdego użytkownika, który ma dostęp do zarządzania ścieżkami.

Uwaga: Dostępy do ścieżek nadaje i odbiera Administrator w ustawieniach.

Ścieżki są wspólne dla wszystkich użytkowników mających do nich dostęp. To znaczy, że każdy użytkownik z dostępem widzi te same ścieżki i może z nich korzystać. Przy każdej ścieżce widoczne jest, kiedy i przez kogo została ostatnio edytowana.

Gdy po raz pierwszy wejdziesz w "Zarządzanie ścieżkami", zobaczysz na liście przykładową ścieżkę onboardingową, która ułatwi Ci naukę korzystania z Modułu Onboardingu.

Są do niej podpięte przykładowe szablony wiadomości oraz utworzone listy do wykonania przez osobę z HR, menedżera, osoby z innych działów oraz nowo zatrudnionego pracownika. Ścieżkę i zadania możesz dowolnie edytować i dostosować do swoich potrzeb. Możesz ją też skopiować.

Uwaga: edycja ścieżki w ustawieniach nie wpływa na aktywny proces onboardingu kandydata, który właśnie przechodzi tę ścieżkę. Możesz zatem edytować ścieżki bez obaw, że wpłynie to na trwające procesy wdrożenia.

Kliknij przycisk "Zarządzanie ścieżkami", by wejść w edycję ścieżek. Nową ścieżkę dodasz poprzez kliknięcie kafelka "+ Dodaj nową ścieżkę".

Następnie wpisz nazwę nowej ścieżki. Możesz także umieścić jej dodatkowy opis.

W każdej ścieżce można (ale nie trzeba) ustawić:

Poniżej omawiamy, jak ustawić każdą z tych list.

Lista automatycznych wiadomości pozwala wybrać zestaw maili, które samoczynnie będą wysyłane do nowo zatrudnionej osoby w wybranych odstępach czasu. Przykładowo, jeśli chcesz budować zaangażowanie kandydata i znajomość firmy, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, możesz stworzyć ścieżkę, która raz w tygodniu będzie wysyłała kolejno najważniejsze informacje o firmie.

Szablony wiadomości onboardingowych możesz dodawać i edytować w ustawieniach, o czym piszemy w tym artykule. Przy tworzeniu ścieżki należy wybrać wiadomości, które będą w jej ramach wysyłane i określić czas ich automatycznej wysyłki. Dla każdej wiadomości określa się ten czas indywidualnie, a punktem odniesienia jest zmiana etapu kandydata na "Zatrudnienie", dzień rozpoczęcia onboardingu lub dzień rozpoczęcia pracy. Wiadomości mogą być wysyłane zarówno przed, jak i po dniu rozpoczęcia onboardingu/pracy oraz w samym dniu rozpoczęcia onboardingu/pracy. Przykładowo: możesz ustawić, by automatyczna wiadomość z prezentacją o firmie wysyłała się np. 7 dni po zmianie etapu na "Zatrudnienie" albo w dniu rozpoczęcia onboardingu. Z kolei wiadomość z pierwszym zadaniem dla nowej osoby możesz ustawić np. na 1 dzień po dniu rozpoczęcia pracy.

TIP: Jeśli chcesz, aby niektóre wiadomości zostały wysłane po rozpoczęciu pracy przez nową osobę, pamiętaj o dodaniu jej służbowego adresu email. W przeciwnym razie otrzyma te wiadomości na prywatny adres email podany podczas aplikowania. Jeżeli w ścieżce będzie wykorzystana opcja wysyłki maila po starcie pracy, a kandydat nie będzie miał dodanego maila firmowego, system wyświetli komunikat z przypomnieniem o dodaniu tego adresu email. Firmowy email dodasz lub edytujesz w szczegółach kandydata (klikając trzy kropki przy wybranym kandydacie na liście osób do zatrudnienia, a następnie "Edytuj e-mail służbowy").

Po uruchomieniu ścieżki onboardingowej wiadomości będą wysyłane automatycznie.

Każdą wiadomość możesz edytować bezpośrednio w ścieżce, jeśli nie chcesz, aby zmiany zapisały się w szablonie wiadomości (jeśli chcesz dokonać zmian w szablonie, zrób to w ustawieniach systemu). W tym celu kliknij ikonę długopisu przy wybranej wiadomości w ścieżce. Edycja wiadomości w ścieżce nie będzie miała wpływu na onboardingi uruchomione wcześniej, w których wykorzystana była ta ścieżka i ta wiadomość. Bezpośrednio w ścieżce możesz edytować następujące elementy wiadomości:

UWAGA: Jeżeli ustawiony czas wysyłki wiadomości w ścieżce onbordingowej nie jest możliwy do zrealizowania, to wiadomość nie zostanie wysłana. Przykład: kandydat przychodzi do pracy za tydzień. Jeśli przypiszesz mu ścieżkę zawierającą wiadomość, która wysyła się automatycznie na 2 tygodnie przed przyjściem do pracy, to kandydat jej nie otrzyma. Pamiętaj, że wszystkie wiadomości i ich status (np. "wysłana" czy "oczekująca') możesz sprawdzić w szczegółach kandydata w Module Onboardingu.

W każdej ścieżce onboardingowej możesz utworzyć listę zadań dla osoby prowadzącej z HR, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy.

Do każdego zadania możesz załączyć opis, plik i określić czas, kiedy zadanie powinno być wykonane.

W każdej ścieżce onboardingowej możesz również utworzyć listę zadań dla przełożonego, które musi wykonać przed przyjściem nowo zatrudnionej osoby do pracy. Zadania dodaje się analogicznie jak w liście zadań dla rekrutera. Do każdego zadania możesz dodać pliki oraz określić datę, do której zadanie powinno być wykonane. Po uruchomieniu onboardingu dla danej osoby, jej przełożony automatycznie otrzyma dostęp do modułu i zobaczy swoją listę zadań do wykonania.

Jeśli chcesz zaangażować inne działy w firmie w onboarding pracowników, np. dział IT czy Administracji, skorzystaj z opcji "Pozostałe zadania":

Wybierz z listy dział, który ma wykonać to zadanie:

Po uruchomieniu ścieżki wszystkie osoby z danego działu dostaną powiadomienie o przypisanych zadaniach. Przy każdym zadaniu będzie widoczna informacja, kto i kiedy je wykonał.

TIP: Jak zdefiniować działy w firmie i konkretne osoby w nich pracujące? Może to zrobić Administrator w ustawieniach systemu w sekcji "Działy firmy". Następnie w sekcji "Użytkownicy" może dodać nowego użytkownika do wybranego działu lub edytować dział, do którego jest przypisany istniejący już użytkownik:

W ścieżce możesz dodać też zadania, które powinien wykonać nowy pracownik przed przyjściem do pracy lub w pierwszych jej dniach. Zadania dodajesz analogicznie do tych dla przełożonego czy innych osób. Zadania dla nowo zatrudnionego może dodawać też jego przełożony poprzez Konto Biznes.

Po uruchomieniu onboardingu pracownik zobaczy zadania w swoim koncie (o którym więcej piszemy w tym artykule) i będzie mógł je odznaczać jako wykonane. Osoba prowadząca onboarding oraz przełożony mogą monitorować postęp w realizacji zadań pracownika.

Gotowe! Tak przygotowaną ścieżkę wystarczy zapisać, by móc używać jej w onboardingu (wybierając ją w polu "ścieżka onboardingowa" przy nowo zatrudnionej osobie).

TIP: Możesz ustawić wiele ścieżek onboardingowych, różniących się między sobą w zależności np. od formy zatrudnienia nowej osoby lub obejmowanego przez nią stanowiska. Jednak niezależnie od tego, ile ścieżek stworzysz w Module Onboardingu, w każdej z nich możesz zastosować te same szablony wiadomości, co zagwarantuje spójność komunikacji do wszystkich kandydatów. Bez względu na to, kto stworzy daną ścieżkę onboardingową lub jakie będzie stanowisko zatrudnianego kandydata.