Zgodnie z art. 5 RODO (tzw. zasada minimalizacji danych) masz obowiązek wskazać czas przetwarzania danych dla rekrutacji i trzymać się go. Po tym określonym czasie dane kandydatów powinny zostać usunięte w firmie. 

W systemie eRecruiter masz możliwość monitorowania czasu przetwarzania danych kandydatów. System odpowiednio wcześniej poinformuje Cię o upływającym terminie przetwarzania danych oraz oznaczy aplikacje, które należy usunąć.

Jak ustawić czas przetwarzania danych?

Uwaga: opcja jest dostępna tylko dla Administratora systemu w Twojej firmie.

By ustawić domyślny czas przetwarzania danych kandydatów dla wszystkich rekrutacji przejdź do Ustawień w systemie. W sekcji Klauzule i zgody

wybierz zakładkę Czas przetwarzania.

W systemie eRecruiter możesz ustawić czas przetwarzania danych kandydatów dla obecnego procesu oraz dla przyszłych. 

Czas przetwarzania danych kandydatów oraz czas przetwarzania danych kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przyszłe rekrutacje

Tutaj określisz w miesiącach czas przetwarzania danych dla wszystkich nowych projektów rekrutacyjnych.

Możesz też określić inny czas przetwarzania danych dla kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przyszłe rekrutacje.

Jeżeli w Twojej organizacji nie ma potrzeby rozróżnienia długości czasów przetwarzania, pozostaw drugie pole puste.

Jakie konsekwencje niesie ustawienie czasu przetwarzania danych?

Ustawione przez Ciebie czasy będą automatycznie przypisane do każdego projektu rekrutacyjnego.

Podczas tworzenia/edycji rekrutacji zobaczysz sekcję: Czas przetwarzania danych kandydatów. Znajdziesz tam pole z czasem przetwarzania danych dla obecnej rekrutacji oraz dla przyszłych projektów rekrutacyjnych. Jeżeli w danym projekcie czas przetwarzania danych będzie się różnił od domyślnego czasu dodanego w Ustawieniach, zawsze możesz edytować pole i ustawić odpowiednią liczbę miesięcy.

System miesiąc przed upływem terminu przetwarzania danych kandydata automatycznie poinformuje Cię o tym:

  • na profilu kandydatów biorących udział w rekrutacji, dla której czas przetwarzania mija:

  • jak i mailowo (wiadomość otrzymasz na początku miesiąca na adres e-mail): 

Jak odnaleźć kandydatów, których czas przetwarzania danych mija?

Po przejściu do zakładki Moi Kandydaci skorzystaj z filtra Czas przetwarzania danych i wybierz interesującą Cię datę.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?