Z Modułem Onboardingu od eRecruiter z łatwością sprawisz, by osoba, którą chcesz zatrudnić, stała się wdrożonym pracownikiem! Moduł Onboardingu uporządkuje wszystkie zadania, które musisz wykonać jako przełożony nowego pracownika.
Dostęp do modułu otrzymasz, kiedy po raz pierwszy zostaniesz wskazany jako przełożony kandydata, któremu uruchomiono już onboarding. Dostaniesz wówczas maila z informacjami o module oraz instrukcją logowania. Kolejne powiadomienia mailowe będą do Ciebie przychodzić za każdym razem, gdy zostanie Ci przypisany kandydat.
Zobacz wideo lub zapoznaj się z poniższą instrukcją:
Dostęp i logowanie
W zależności od roli w eRecruiter, przełożony nowo zatrudnionej osoby może zobaczyć dwa różne widoki w systemie:
1. Masz rolę w systemie eRecruiter, która umożliwia Ci logowanie się do niego (czyli np. Rekruter, Użytkownik, Użytkownik Mini)? W taki przypadku, gdy zostaniesz wskazany/a w Module Onboardingu jako przełożony kandydata, zobaczysz w menu głównym systemu 2 nowe zakładki: "Onboarding" i "Konto Biznes".
W zakładce "Onboarding" znajdziesz kandydatów, do których jesteś przypisany/a jako osoba prowadząca onboarding z HR.
W zakładce "Konto Biznes" -> "Onboarding" znajdziesz kandydatów, do których jesteś przypisany/a jako przełożony.
2. Na co dzień nie logujesz się do systemu eRecruiter (masz rolę Użytkownik Biznes)? Gdy pierwszemu kandydatowi, do którego jesteś przypisany/a jako przełożony, zostanie uruchomiony onboarding, dostaniesz maila z instrukcją logowania do Konta Biznes i Modułu Onboardingu. Następnie za każdym razem, gdy zostaniesz przypisany/a jako przełożony do kolejnego kandydata, dostaniesz o tym powiadomienie mailowe.
Po zalogowaniu zostaniesz bezpośrednio przeniesiony/a do Modułu Onboardingu.
Widok ogólny
Na liście kandydatów w Module Onboardingu zobaczysz tylko te osoby, do których zostaniesz przypisany/a jako przełożony, a ich onboarding będzie uruchomiony. Kandydaci wyświetlają się w podziale na miesiące, w których rozpoczynają pracę. Przy każdym z nich widoczne są podstawowe informacje:
stanowisko
numer telefonu
adres email
data początku pracy
forma zatrudnienia
osoba prowadząca onboarding z HR
listy zadań
Lista zadań
Na liście znajdują się zadania, które Ty oraz osoba prowadząca z HR musicie wykonać przed przyjściem nowej osoby do pracy. Pod nazwiskiem pracownika będą z kolei widoczne zadania, które on ma wykonać w ramach swojego onboardingu. Gdy najedziesz na paski postępu zadań, zobaczysz szczegółową listę. Z tego miejsca możesz odznaczać swoje zadania jako wykonane.
TIP: Jeżeli na liście będą niewykonane zadania, a kandydatowi pozostanie 7 dni do rozpoczęcia pracy, otrzymasz automatyczne przypomnienie o konieczności wykonania zaległych zadań. Analogiczne przypomnienie otrzyma osoba prowadząca onboarding z HR w przypadku niewykonania swoich zadań.
Szczegóły kandydata
Aby zobaczyć szczegółowe informacje o nowo zatrudnionej osobie i jej procesie onboardingu, kliknij imię i nazwisko tej osoby. Sprawdzisz tam pełną listę zadań wraz z opisami i załącznikami (jeżeli je posiadają). Zobaczysz również wiadomości automatyczne, które zostały lub będą wysłane do kandydata.
To osoba z HR prowadząca onboarding decyduje o tym, jakie wiadomości będą wysłane do kandydata oraz jakie zadania macie do wykonania. Ty widzisz ich podgląd i możesz odznaczać swoje wykonane zadania. Możesz także dodawać zadania dla nowego pracownika.
Lista zadań dla nowo zatrudnionej osoby
W szczegółach kandydata możesz stworzyć listę zadań do wykonania przez tę osobę, np. w ramach jej onboardingu zespołowego czy ogólnofirmowego. Aby przygotować listę, kliknij przycisk "Dodaj zadanie" w sekcji "Zadania pracownika":
Do każdego zadania możesz dodać orientacyjny termin jego wykonania (liczbę dni przed lub po rozpoczęciu pracy) oraz załącznik PDF.
Każde zapisane zadanie możesz edytować lub usunąć, klikając odpowiednio ikonkę długopisu lub kosza widoczne na danym zadaniu.
Po dodaniu, zadanie będzie od razu widoczne dla nowo zatrudnionej osoby w jej Koncie Pracownika. Możesz monitorować postęp w realizacji zadań. Na widoku listy możesz też wybrać, czy chcesz widzieć wszystkie zadania, które pracownik ma do wykonania (również te dodane bezpośrednio w ścieżce onboardingowej przez HR - będą one miały specjalne oznaczenie), czy tylko zadania dodane przez siebie. W tym celu przełącz suwak w prawym górnym rogu listy zadań:
Zatrzymanie / usunięcie z onboardingu
Może się zdarzyć, że onboarding kandydata zostanie wstrzymany (np. z powodu opóźnienia w starcie pracy) lub kandydat zostanie usunięty z onboardingu (np. gdy zrezygnuje z pracy w Twojej organizacji).
Jeżeli osoba z HR usunie kandydata z onboardingu, zniknie on również z Twojej listy i zostaniesz o tym powiadomiony/a mailowo. Jeżeli onboarding zostanie wstrzymany, to informacja o tym będzie widoczna przy kandydacie:
Historia
Sekcja "Historia" to rejestr osób, które kiedykolwiek przechodziły onboarding lub jego fragment. Automatycznie trafiają tam nowo zatrudnione osoby 30 dni po rozpoczęciu pracy (po dacie "początku pracy" ustawionej w szczegółach kandydata). W Historii nie możesz już odznaczać zadań z listy jako wykonanych.
W tej sekcji zobaczysz także kandydata, który rozpoczął onboarding (została mu włączona ścieżka onboardingowa), ale ostatecznie został usunięty z modułu. Taka osoba pojawi się w Historii zaraz po usunięciu z modułu.
Jeżeli w trakcie onboardingu kandydata zmieni się jego przełożony, to kandydat pojawi się jedynie w Historii osoby, która była przypisana jako jego przełożony w dniu początku pracy tego kandydata.
TIP: W Historii widoczne są dane kandydatów do roku wstecz, licząc od dnia początku ich pracy.
Pobieranie listy kandydatów z miesiąca
Jeżeli chcesz pobrać listę kandydatów Excel z danego miesiąca, kliknij ikonę pobierania przy nazwie miesiąca w widoku głównym modułu. Na liście znajdą się kandydaci, którzy w chwili obecnej przypisani są do danego miesiąca (czyli data rozpoczęcia przez nich pracy wypada w wybranym miesiącu).
SŁOWA KLUCZOWE: onboarding dla przełożonego ; postęp realizacji zadań przełożonego ; instrukcja logowania