Moduł Wakatu to funkcja, która pozwala przenieść proces wnioskowania o stworzenie nowej rekrutacji do Twojego systemu eRecruiter. Możliwe jest zebranie niezbędnych informacji dotyczących nowego wakatu oraz przeprowadzenie wielopoziomowego procesu akceptacji wniosku. Dzięki szablonom wniosków możesz zaplanować proces zlecania wakatu i dopasować go do charakterystyki każdego stanowiska w Twojej organizacji. Zaakceptowany wniosek o wakat pozwoli na błyskawiczne stworzenie wersji roboczej rekrutacji, którą będzie procesował dalej dział rekrutacji.

Wniosek o wakat może złożyć każda osoba, która posiada możliwość logowania się do eRecruiter. Opcja znajduje się w zakładce "Konto biznes". W zależności od przypisanej roli, lista dostępnych zakładek może różnić się od przykładu poniżej.

Składanie wniosku jest możliwe dzięki szablonom wniosków. W tym artykule wyjaśniamy, jak utworzyć pierwszy szablon wniosku (opcja dostępna wyłącznie dla Administratora systemu). Jeśli nie możesz złożyć wniosku o wakat z powodu braku szablonów, skontaktuj się z Administratorem eRecruiter w Twojej organizacji.

Po wyborze właściwego szablonu wniosku przystąp do uzupełniania wymaganych informacji. Podstawowe informacje, czyli nazwa stanowiska oraz rekruterzy przypisani do projektu, automatycznie pojawią się w wersji roboczej projektu rekrutacyjnego. Wprowadzenie tych informacji ułatwi pracę zespołowi rekrutacji. Podanie tych danych zawsze jest obowiązkowe.

Informacje dodatkowe to sekcja, w której Administrator eRecruiter może wymagać uzupełnienia innych, istotnych z punktu widzenia rekrutacji informacji o wakacie. Możesz spotkać się z polami:

Kluczowym elementem wniosku o wakat jest wskazanie osób, które będą podejmować decyzje o jego akceptacji lub odrzuceniu. W zależności od szablonu, możesz spotkać się z różną liczbą poziomów akceptacji wniosku. Jeśli nie ma tej sekcji w Twoim wniosku, to Twój wniosek zostanie automatycznie uznany za zaakceptowany po kliknięciu przycisku "Wyślij".

Możesz wysłać prośbę o akceptację wniosku do dowolnej osoby, na wskazany adres mailowy. Lista rozwijana zawiera nazwiska osób, które posiadają dostęp do eRecruiter. W ich przypadku wniosek trafi na adres mailowy, którym logują się do eRecruiter. Jeśli chcesz dodać nowego akceptanta, wpisz jego adres mailowy w polu tekstowym i zatwierdź dodanie adresu. Upewnij się, że adres został wpisany poprawnie. Opcja umożliwia pojedyncze dodawanie większej liczby osób.

Ważne: dodawanie adresów mailowych w tym miejscu jest wyłącznie wskazaniem odbiorcy wniosku. Nie wiąże się to z wykorzystaniem punktów dostępu z puli użytkowników eRecruiter. Nie jest tworzone nowe konto dostępu.

Wypełniając wniosek, możesz także spotkać się z sytuacją, że będą w nim już wskazani akceptanci. Oznacza to, że zostali oni ustawieni w szablonie wniosku, który wypełniasz. Osoba tworząca wniosek ma możliwość zablokować edycję akceptantów we wniosku i w takiej sytuacji nie będziesz mieć opcji ich zmienienia.

Obowiązkowe jest wskazanie co najmniej jednego akceptanta na każdym poziomie. Wysyłka wniosku odbywa się sukcesywnie:

Jeśli na którymkolwiek z poziomów wniosek zostanie odrzucony, nie będzie on przesyłany do akceptantów z kolejnych poziomów.

Kiedy wyślesz pierwszy wniosek do akceptantów, w zakładce "Wnioski" pojawi się lista wszystkich wniosków, których jesteś autorem wraz z aktualnymi statusami. Administrator systemu ma w tym miejscu dostęp do wszystkich wniosków wysłanych przez każdego użytkownika systemu.

Możliwe są cztery statusy wniosku o wakat:

Nad listą wniosków znajdziesz opcję filtrowania ich po dacie złożenia (przycisk "Filtruj") oraz opcję pobrania raportu Excel z listą wniosków (przycisk "Pobierz raport"). Jeśli zastosujesz filtr na liście, raport będzie uwzględniał jedynie te wnioski, które spełniają wskazane kryteria daty.

Wygląd przykładowego raportu:

Kliknięcie w lupkę na wybranym wniosku przeniesie Cię do jego szczegółów. Tam znajdziesz wszystkie informacje przekazane przez osobę wypełniającą wniosek oraz szczegóły dotyczące czasu podjęcia decyzji przez akceptantów. W wypadku jeśli akceptantem była osoba dodana poprzez ręczne wpisanie adresu mailowego, podany adres wyświetli się jako nazwa akceptanta. Z kolei użytkownicy eRecruiter, którzy logują się do systemu, będą podpisani imieniem i nazwiskiem.

Raz wysłany wniosek nie podlega edycji. Decyzje podejmowane przez akceptantów także są nieodwracalne. W tym artykule sprawdzisz, jak wygląda prośba o akceptację wniosku z perspektywy akceptanta.

Akceptant ma możliwość wpisania powodu odrzucania wniosku, który wyświetli się jako komentarz w szczegółach wniosku:

Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany, status "Utwórz rekrutację" pozwoli na stworzenie wersji roboczej projektu. Aby pomóc rozróżnić go od pozostałych projektów, nazwa projektu utworzonego przez zaakceptowany wniosek będzie zaczynać się od słów "NOWY WAKAT". W widoku szczegółów rekrutacji pojawi się też nowa sekcja z linkiem do zaakceptowanego wniosku, co pozwala na szybki dostęp do szczegółów wniosku o wakat.