Zobacz wideo lub przeczytaj poniższy artykuł:

Moduł Wakatu to funkcja, która pozwala przenieść proces wnioskowania o stworzenie nowej rekrutacji do Twojego systemu eRecruiter. Możliwe jest zebranie niezbędnych informacji dotyczących nowego wakatu oraz przeprowadzenie wielopoziomowego procesu akceptacji wniosku. Dzięki szablonom wniosków możesz zaplanować proces zlecania wakatu i dopasować go do charakterystyki każdego stanowiska w Twojej organizacji. Zaakceptowany wniosek o wakat pozwoli na błyskawiczne stworzenie wersji roboczej rekrutacji, którą będzie procesował dalej dział rekrutacji.

Wniosek o wakat może złożyć każda osoba, która posiada możliwość logowania się do eRecruiter. Opcja znajduje się w zakładce "Konto biznes". W zależności od przypisanej roli, lista dostępnych zakładek może różnić się od przykładu poniżej.

Składanie wniosku jest możliwe dzięki szablonom wniosków. W tym artykule wyjaśniamy, jak utworzyć pierwszy szablon wniosku (opcja dostępna wyłącznie dla Administratora systemu). Jeśli nie możesz złożyć wniosku o wakat z powodu braku szablonów, skontaktuj się z Administratorem eRecruiter w Twojej organizacji.

Po wyborze właściwego szablonu wniosku przystąp do uzupełniania wymaganych informacji. Podstawowe informacje, czyli nazwa stanowiska oraz rekruterzy przypisani do projektu, automatycznie pojawią się w wersji roboczej projektu rekrutacyjnego. Wprowadzenie tych informacji ułatwi pracę zespołowi rekrutacji. Podanie tych danych zawsze jest obowiązkowe.

Informacje dodatkowe to sekcja, w której Administrator eRecruiter może wymagać uzupełnienia innych, istotnych z punktu widzenia rekrutacji informacji o wakacie. Możesz spotkać się z polami:

Kluczowym elementem wniosku o wakat jest wskazanie osób, które będą podejmować decyzje o jego akceptacji lub odrzuceniu. W zależności od szablonu, możesz spotkać się z różną liczbą poziomów akceptacji wniosku. Jeśli nie ma tej sekcji w Twoim wniosku, to Twój wniosek zostanie automatycznie uznany za zaakceptowany po kliknięciu przycisku "Wyślij".

Możesz wysłać prośbę o akceptację wniosku do dowolnej osoby, na wskazany adres mailowy. Lista rozwijana zawiera nazwiska osób, które posiadają dostęp do eRecruiter. W ich przypadku wniosek trafi na adres mailowy, którym logują się do eRecruiter. Jeśli chcesz dodać nowego akceptanta, wpisz jego adres mailowy w polu tekstowym i zatwierdź dodanie adresu. Upewnij się, że adres został wpisany poprawnie. Opcja umożliwia pojedyncze dodawanie większej liczby osób.

Ważne: dodawanie adresów mailowych w tym miejscu jest wyłącznie wskazaniem odbiorcy wniosku. Nie wiąże się to z wykorzystaniem punktów dostępu z puli użytkowników eRecruiter. Nie jest tworzone nowe konto dostępu.

Wypełniając wniosek, możesz także spotkać się z sytuacją, że będą w nim już wskazani akceptanci. Oznacza to, że zostali oni ustawieni w szablonie wniosku, który wypełniasz. Osoba tworząca wniosek ma możliwość zablokować edycję akceptantów we wniosku i w takiej sytuacji nie będziesz mieć opcji ich zmienienia.

Obowiązkowe jest wskazanie co najmniej jednego akceptanta na każdym poziomie. Wysyłka wniosku odbywa się sukcesywnie:

Jeśli na którymkolwiek z poziomów wniosek zostanie odrzucony, nie będzie on przesyłany do akceptantów z kolejnych poziomów.

Kiedy wyślesz pierwszy wniosek do akceptantów, w zakładce "Wnioski" pojawi się lista wszystkich wniosków, których jesteś autorem wraz z aktualnymi statusami. Administrator systemu ma w tym miejscu dostęp do wszystkich wniosków wysłanych przez każdego użytkownika systemu.

Możliwe są cztery statusy wniosku o wakat:

Nad listą wniosków znajdziesz opcję filtrowania ich po dacie złożenia (przycisk "Filtruj") oraz opcję pobrania raportu Excel z listą wniosków (przycisk "Pobierz raport"). Jeśli zastosujesz filtr na liście, raport będzie uwzględniał jedynie te wnioski, które spełniają wskazane kryteria daty.

Wygląd przykładowego raportu:

Kliknięcie w lupkę na wybranym wniosku przeniesie Cię do jego szczegółów. Tam znajdziesz wszystkie informacje przekazane przez osobę wypełniającą wniosek oraz szczegóły dotyczące czasu podjęcia decyzji przez akceptantów. W wypadku jeśli akceptantem była osoba dodana poprzez ręczne wpisanie adresu mailowego, podany adres wyświetli się jako nazwa akceptanta. Z kolei użytkownicy eRecruiter, którzy logują się do systemu, będą podpisani imieniem i nazwiskiem.

Raz wysłany wniosek nie podlega edycji. Decyzje podejmowane przez akceptantów także są nieodwracalne. W tym artykule sprawdzisz, jak wygląda prośba o akceptację wniosku z perspektywy akceptanta.

Akceptant ma możliwość wpisania powodu odrzucania wniosku, który wyświetli się jako komentarz w szczegółach wniosku:

Możesz wydrukować szczegóły wniosku, wchodząc w jego podgląd i klikając przycisk "Drukuj" w prawym górnym rogu:

Jeśli wniosek zostanie zaakceptowany, status "Utwórz rekrutację" pozwoli na stworzenie wersji roboczej projektu (opcja ta dostępna jest wyłącznie dla osób z rolami: Użytkownik Plus, Rekruter, Rekruter Mini, Administrator). Aby pomóc rozróżnić go od pozostałych projektów, nazwa projektu utworzonego przez zaakceptowany wniosek będzie zaczynać się od słów "NOWY WAKAT". W widoku szczegółów rekrutacji pojawi się też nowa sekcja z linkiem do zaakceptowanego wniosku, co pozwala na szybki dostęp do szczegółów wniosku o wakat.