Chcesz założyć swoją pierwszą rekrutację? Utworzona w systemie rekrutacja określa założenia prowadzonego przez Ciebie projektu i jest jak folder, do którego trafią aplikacje kandydatów na konkretne stanowisko.
Poniżej prezentujemy kroki, które należy wykonać aby utworzyć projekt rekrutacyjny:
1) Aby założyć rekrutację, kliknij przycisk "+Dodaj projekt", który znajduje się na pasku górnego menu eRecruiter.
Po kliknięciu zobaczysz panel pozwalający założyć nowy projekt rekrutacyjny na dwa sposoby – poprzez utworzenie nowego projektu od podstaw lub poprzez skopiowanie istniejącego już projektu.
Jeżeli chcesz stworzyć zupełnie nową rekrutację, skorzystaj z przycisku "+ Stwórz nowy projekt", który znajduje się po lewej stronie ekranu.
Jeżeli natomiast chcesz skorzystać z opcji kopiowania, skorzystaj z tego artykułu: Jak założyć nowy projekt rekrutacyjny poprzez opcję kopiowania?
2) Następnie uzupełnij kolejne zakładki, które zdefiniują założenia nowo tworzonego projektu.
Zakładka 'Szczegóły rekrutacji'
Uzupełnisz tutaj takie parametry jak:
Nazwa Stanowiska - która dla Ciebie będzie jednocześnie nazwą założonego projektu;
Dział firmy - możesz wybrać odpowiedni Dział z listy, którą aktualizuje Administrator systemu;
Identyfikator/nr referencyjny - jeżeli korzystacie z numerologii w swoich ogłoszeniach to jest właśnie miejsce, gdzie możesz ją wprowadzić;
Miasto- tutaj możesz uzupełnić lokalizację pracy na danym stanowisku. Informacja ta nie będzie widoczna dla kandydatów i nie jest to pole obowiązkowe;
Język rekrutacji - język, który wybierzesz, zdefiniuje późniejszy kontakt z kandydatami. WAŻNE- jest to jedyne pole, które po aktywacji projektu nie będzie możliwe do edycji!;
Liczba wakatów- tu wybierz, ilu kandydatów poszukujesz na to stanowisko. Nie jest to pole obowiązkowe i służy późniejszym analizom raportowym;
*Spółka - pole dostępne od wersji systemu Pro Premium, pozwala na wybór spółki, której dotyczy rekrutacja;
Załączniki - do projektu rekrutacyjnego możesz dodać własne załączniki, maksymalnie do 10 plików. Pliki możesz potem pobrać przechodząc do podglądu rekrutacji.
Zakładka 'Formularz dla kandydatów'
Sekcja 'Pytania'- ustalisz tu zestaw pytań, które chcesz zadać kandydatowi na etapie aplikowania. Możesz skorzystać z gotowego zestawu, który znajdziesz na liście rozwijanej lub stworzyć zupełnie nowy zbiór pytań do kandydatów.
TIP: Do pracy z tworzeniem pytań na pewno przyda się znajomość z Biblioteką Pytań - przejdź TUTAJ i dowiedz się o niej więcej. :)
UWAGA! Sekcja Dane personalne są elementem obowiązkowym każdego zestawu pytań i nie da się jej usunąć.
Aby dodać pytanie do zestawu należy kliknąć przycisk +Dodaj pytanie, a następnie wyszukać pozycję w Bibliotece pytań. Wystarczy, że w polu tekstowym wpiszesz fragment treści pytania, a następnie, poprzez ikonkę +, wybierzesz odpowiednią pozycję:
TIP: Biblioteka pytań to miejsce, z którym warto się zaprzyjaźnić, bo właśnie tam muszą zostać stworzone pytania, które będziemy chcieli wykorzystywać w formularzach. Więcej o bibliotece pytań przeczytasz TUTAJ
Aby usunąć pytanie wystarczy, że klikniesz ikonkę kosza przy wybranej pozycji:
TIP: Możesz dowolnie zmieniać kolejność pytań poprzez przeciąganie pozycji w wybrane przez siebie miejsce.
Aby dodać sekcję należy kliknąć w przycisk +Dodaj sekcję, a następnie wpisać nagłówek który chcemy, aby pojawił się nad pytaniem.
Aby usunąć sekcję bądź zmienić nazwę należy kliknąć w 3 kropki i wybrać odpowiednią opcję:
Odpowiedzi preferowane na pytania w formularzu
Rekruter może wskazać podczas tworzenia lub edycji formularza, która odpowiedź (lub odpowiedzi) na pytanie jest przez niego preferowana pod względem poszukiwanego profilu kandydata. Jeśli kandydat udzieli tej odpowiedzi w formularzu rekrutacyjnym, informacja o tym zostanie zapisana w nowym filtrze (po którym rekruter będzie mógł wyszukiwać kandydatów) o nazwie “Odpowiedź preferowana” i dodana do dopasowania Preselekcji AI.
Funkcja jest domyślnie włączona dla wszystkich użytkowników w systemie, którzy mogą edytować pytania w rekrutacji.
Korzystać z funkcji można podczas zakładania nowego projektu rekrutacyjnego -> zakładka “Formularz dla kandydata” -> edycja pytania (ikona długopisu) lub podczas edytowania pytania w istniejącym projekcie rekrutacyjnym. Po kliknięciu w edycję otworzy się nowe okno, w którym należy zaznaczyć opcję “Odpowiedź preferowana”:
Po wybraniu tej opcji, pod każdą odpowiedzią pokaże się pole, które należy zaznaczyć, jeśli powyższa odpowiedź będzie preferowana przez rekrutera. Pod każdym pytaniem można zaznaczyć dowolną liczbę odpowiedzi preferowanych, niezależnie od tego, czy pytanie jest jednokrotnego, czy wielokrotnego wyboru.
TIP: Kandydaci z udzielonymi preferowanymi odpowiedziami pojawią się na liście aplikacji, po zastosowaniu filtra “Odpowiedź preferowana”. Żeby kandydat pokazał się na liście wyników wyszukiwania, wystarczy, że zaznaczy jedną (lub więcej) z preferowanych odpowiedzi. Przykład: jeśli rekruter w pytaniu wielokrotnego wyboru oznaczy 3 odpowiedzi jako preferowane, to wystarczy, że kandydat zaznaczy 1 z nich, aby filtr pokazał go na liście wyszukiwania.
Uwaga: Aktualnie funkcja działa na pytaniach:
pytania własne: jednokrotny i wielokrotny wybór
pytania systemowe: dyspozycyjność, oczekiwania finansowe (PL, USD, EUR, UAH)
Sekcja 'Klauzule i zgody'- Tutaj możesz ustawić czas przetwarzania danych, choć pamiętaj, że domyślnie ustawiony będzie czas, który jest określony przez Administratora dla całej firmy. Następnie wybierz klauzule i zgody dla danego projektu rekrutacyjnego. W tym miejscu domyślnie pojawią się najnowsze (jeżeli żadne nie zostały wcześniej przez Ciebie użyte) lub te ostatnio wybierane przez Ciebie klauzule i zgody.
O tym, jak zdefiniować nowe klauzule i zgody, przeczytasz w artykule: Jak wprowadzić klauzule i zgody do systemu?
Sekcja Wygląd - możesz w niej ustawić graficzną odsłonę formularza aplikacyjnego. Pamiętaj jednak, że jej dostępność zależy od tego, czy posiadasz stylowane formularze graficzne.
Jeśli nie korzystasz z formularzy stylowanych, możesz poniżej zdecydować, czy formularz aplikacyjny ma być dwukrokowy, czy pozostać w dotychczasowej wersji więcej szczegółów znajdziesz TUTAJ.
Dodatkowo, w tym miejscu możesz także uruchomić bądź dezaktywować funkcję Prostego Aplikowania, które usprawnia aplikowanie kandydatom, których pozyskujemy z Pracuj.pl. Więcej informacji na ten temat znajdziesz TUTAJ.
Możesz również włączyć
TIP: Nawet gdy już aktywujesz projekt, nadal będzie możliwa edycja formularza w nim - dodawanie i usuwanie pytań. O tym, jak to zrobić, przeczytasz tutaj.
Zakładka 'Etapy procesu'
Tutaj wybierzesz etapy, które mają być przypisane do tej rekrutacji. Etapy można dodawać za pomocą przycisku Dodaj etap. Możesz także usunąć te, z których nie skorzystasz w danym projekcie (dostępna ikona kosza) oraz dowolnie zmieniać ich kolejność (Wystarczy kliknąć i przytrzymać lewym przyciskiem myszy wybrany etap, a następnie przesunąć go w wybrane miejsce).
Dodatkowo, przy etapie Nowy masz możliwość wyboru podziękowania dla kandydata za przesłanie aplikacji. Domyślnie ustawione będzie podziękowanie systemowe, które, po rozwinięciu listy, można zmienić na własny szablon wiadomości lub brak podziękowania.
Więcej informacji o tym, jak dodawać i edytować etapy rekrutacji, znajdziesz w artykule Jak tworzyć etapy własne?
Zakładka 'Zespół'
Tutaj zdecydujesz, które osoby z Twojego zespołu będą przypisane do tego projektu rekrutacyjnego. Jako osoba, która zakłada projekt, będziesz oznaczona/y mianem Właściciela Projektu. Możesz także dodać lub usunąć nowe osoby, jak również określić częstotliwość powiadomień, które będą otrzymywali poszczególni rekruterzy.
Narzędzie do oceny aplikacji
Z tego poziomu możesz wybrać, czy w tej rekrutacji chcesz używać Konta Biznes czy Interaktywnej Karty Kandydata. Wybór jest możliwy tylko, gdy projekt jest w wersji roboczej. Po aktywacji projektu nie zmienisz już tego ustawienia!
Uwaga: Funkcja Konta Biznes nie jest dostępna w projektach zakładanych tzw. “starą ścieżką”, w tym w Multirekrutacji.
Zakładka 'Raportowanie'
Tutaj możesz uzupełnić dodatkowe informacje o zakładanym projekcie rekrutacyjnym. Informacje te przydadzą się do właściwego raportowania danych dotyczących procesu rekrutacji. Rodzaj rekrutacji i Uzasadnienie mają domyślnie wybrane opcje Rekrutacja zewnętrzna i Nowe stanowisko. Dodatkowo, pole Proponowane wynagrodzenie domyślnie ma wybraną opcję PLN. Wartości te można zmieniać.
TIP: Administrator konta może ustawić obowiązkowość wybranych pól z zakładki Raportowanie. W tym celu należy skontaktować się ze swoim opiekunem po stronie eRecruiter.
Pola obowiązkowe w tej zakładce mogą służyć efektywnemu raportowaniu. Pamiętaj też jednak, że im więcej takich pól, tym czas zakładania projektu dłuższy, a ich niewypełnienie spowoduje zablokowanie możliwości aktywowania rekrutacji. Dlatego warto zaznaczyć obowiązkowość tylko tych pól, które są zawsze i bezwzględnie potrzebne, a pozostałe każdy użytkownik może uzupełnić dodatkowo lub w innym momencie, na przykład już po aktywacji projektu.
Informacja dla Administratora! Pole "Wynagrodzenie" w zakładce Raportowanie może być ukryte dla części użytkowników w firmie ze względu na różne poziomy ich uprawnień. W takim wypadku, gdy zostanie ono oznaczone jako obowiązkowe przez Administratora, wybrane osoby mogą go nie zobaczyć i w związku z tym nie będą mogły go uzupełnić. Aktywacja rekrutacji będzie możliwa po uzupełnieniu wszystkich pozostałych pól.
Zakładka 'Integracja Marketplace'
Ostatnia zakładka, którą możesz zobaczyć, to zakładka Integracje Marketplace.
W górnej części zakładki zobaczysz dodatki, które już są zintegrowane i możesz zdecydować, który dodatek ma być uruchomiony w tej konkretnej rekrutacji.
W przypadku, gdy w ustawieniach eRecruiter dana integracja Marketplace została zdefiniowana dla wszystkich rekrutacji, wtedy w tej zakładce nie będzie możliwe jej wyłączenie. Jeżeli pracujesz na wersji systemu Pro Premium lub Pro Plus, ustawienie dokonane przez Administratora obejmie wszystkie spółki.
W dolnej sekcji zobaczysz dostępne dodatki, które nie są jeszcze zintegrowane
z systemem w Twojej firmie.
3) Ostatni krok to aktywacja projektu!
Aby zakończyć proces zakładania nowego projektu, kliknij przycisk Aktywuj projekt widoczny w prawym górnym rogu okna. W tym momencie pojawi się okno z możliwością wyboru sposobu udostępniania projektu poprzez wygenerowanie linków lub stworzenie ogłoszenia.
Czytaj więcej:
SŁOWA KLUCZOWE: od czego zacząć ; jak założyć pierwszy projekt ; gdzie dodać projekt ; kopiować ; nr referencyjny ; język rekrutacji ; gdzie zamieszczam klauzulę ; formularz graficzny ; systemowe podziękowanie ; brak podziękowania ; powiadomienia o aplikacjach ; właściciel projektu ; integracja ; narzędzia HR