Z filmu instruktażowego i po przeczytaniu poniższego artykułu dowiesz się, w jaki sposób system eRecruiter będzie wsparciem dla całej Twojej organizacji w procesie umawiania spotkań z kandydatami!

Wybierz preferowanego kandydata i zmień etap na Spotkanie lub inny etap własny sklasyfikowany jako spotkanie.

Otworzy się ekran umawiania spotkania. Kliknij na ikonę kalendarza przy dacie i wskaż dzień oraz godzinę spotkania, by kandydat wiedział, kiedy odbędzie się rozmowa. W sekcji Miejsce spotkania wybierz adres, pod którym odbędzie się spotkanie lub zaznacz, że jest to spotkanie online. Listę Miejsc spotkań może zdefiniować Administrator oraz Rekruter w Ustawieniach konta.

Jeśli rekrutujesz kandydatów zdalnie, w eRecruiter możesz również wygodnie i szybko umawiać spotkania online z kandydatami. Więcej o tym, jak korzystać z możliwości umawiania takich spotkań przeczytasz tutaj.
​
Jeżeli chcesz dołączyć kogoś do spotkania (innego rekrutera lub managera), możesz wybrać go z listy w sekcji Uczestnicy spotkania. Dzięki temu dostanie Twoje zaproszenie na swoją skrzynkę mailową i będzie mógł automatycznie dodać to spotkanie do kalendarza w Outlooku.

Uwaga: Jeżeli nie możesz znaleźć osoby, którą chcesz zaprosić na spotkanie, sprawdź ten artykuł.

Planowanie i umawianie spotkań z kandydatami i biznesem jeszcze bardziej usprawni Asystent Planowania, który dostępny będzie w Twoim systemie po integracji eRecruiter z kalendarzem Outlook lub Google Calendar. Dzięki niej prosto z systemu sprawdzisz dostępność kalendarzy wszystkich osób, wybierzesz dzień i godzinę rozmowy dogodne dla wszystkich i zarezerwujesz termin. Więcej informacji o integracji i Asystencie Planowania znajdziesz tutaj.

Zapraszając dodatkowe osoby na spotkanie, zobaczysz ich status w systemie eRecruiter. Nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań – wystarczy wysłać zaproszenie. Po jego wysłaniu uczestnicy dostaną dwie wiadomości e-mail:

Wygląd wiadomości może się różnić w zależności od używanego programu pocztowego.

Status uczestników będzie widoczny na stronie głównej systemu – w kafelku przypisanym do danego spotkania. Po najechaniu na kolorową ikonę z liczbą zobaczysz listę osób z danym statusem:

W sekcji Powiadomienia znajdziesz możliwość wysyłki SMS oraz e-mail do kandydata ze szczegółami dotyczącymi spotkania. Wybierz rodzaj powiadomienia, które chcesz wysłać do kandydata. Masz do wyboru:

Po kliknięciu Dalej,  będziesz mieć możliwość podglądu oraz edycji treści wysyłanych powiadomień. Wiadomość e-mail w razie potrzeby możesz edytować lub dodać do niej załącznik. Pamiętaj, że Administrator systemu ma możliwość edycji gotowych szablonów wiadomości w Ustawieniach konta na stałe.

​
Podczas umawiania spotkania domyślnie zaznaczona będzie wysyłka przypomnień e-mail na 24 godziny przed spotkaniem. Wiadomość tę definiuje Administrator w ustawieniach systemu, a z poziomu spotkania możesz podejrzeć lub edytować też jej treść.​

Do zaproszenia e-mail możesz dodać również specjalny link, który umożliwi kandydatowi potwierdzenie obecności lub odrzucenie spotkania. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

Gdy wyślesz zaproszenie, kandydat otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, który umożliwia wybór – potwierdzenie albo odrzucenie spotkania:

Kandydat może podjąć decyzję tylko raz, czyli nie może ponownie wejść w link i zmienić decyzji. Gdy kandydat podejmie decyzję, organizator spotkania jest o tym informowany na dwa sposoby:

Jeśli spotkanie zostanie odrzucone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel spotkania w systemie zmieni kolor na czerwony:

Nie oznacza to jednak, że spotkanie zostało automatycznie odwołane.

Aby je odwołać lub edytować, kliknij ikonę trzech kropek na kaflu i wybierz odpowiednią opcję.

Jeśli spotkanie zostanie potwierdzone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel w systemie pokazuje zieloną ikonę przy imieniu nazwisku kandydata.

Możesz także edytować treść wiadomości SMS z potwierdzeniem spotkania oraz podejrzeć treść automatycznego przypomnienia na 24 godziny przed spotkaniem.
Podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail, domyślną treść szablonów SMS może edytować Administrator w Ustawieniach konta. 

By potwierdzić spotkanie, kliknij w przycisk Wyślij w prawym dolnym rogu.

W wiadomości przypominającej o spotkaniu z kandydatem, wgrany jest link za pomocą którego kandydat może odwołać spotkanie. Gdy kliknie w link (lub odpowie na SMS treścią NIE), otrzymasz natychmiast wiadomość mailową o wykonanym działaniu. Dzięki temu od razu wiesz, że do spotkania nie dojdzie i możesz zaplanować dalsze działania związane z tym kandydatem. Z poziomu wiadomości, którą otrzymasz, możesz przejść od razu do usunięcia/edycji spotkania w systemie eRecruiter.

Spotkanie zostanie zapisane w Twoim kalendarzu na stronie startowej systemu, a dzień spotkania podświetlony będzie na niebiesko. Możesz wyświetlić szczegóły spotkania, klikając na datę w kalendarzu:

W rekrutacji, na której pracujesz, wybierz preferowanego kandydata, którego chcesz zaprosić na spotkanie i wejdź w jego profil (kliknij na jego imię i nazwisko lub zdjęcie).

Wybierz etap sklasyfikowany jako Spotkanie, aby zaprosić kandydata na spotkanie.

Po zmianie etapu pojawi się okienko umawiania spotkania. Dalej postępuj analogicznie, jak opisałam powyżej :-)