Zaproszenie z poziomu listy aplikacji
Wybierz preferowanego kandydata i zmień etap na Spotkanie lub inny etap własny sklasyfikowany jako spotkanie.
Otworzy się ekran umawiania spotkania. Kliknij na ikonę kalendarza przy dacie i wskaż dzień oraz godzinę spotkania, by kandydat wiedział, kiedy odbędzie się rozmowa. W sekcji Miejsce spotkania wybierz adres, pod którym odbędzie się spotkanie lub zaznacz, że jest to spotkanie online. Listę Miejsc spotkań może zdefiniować Administrator oraz Rekruter w Ustawieniach konta.
Jeśli rekrutujesz kandydatów zdalnie, w eRecruiter możesz również wygodnie i szybko umawiać spotkania online z kandydatami. Więcej o tym, jak korzystać z możliwości umawiania takich spotkań przeczytasz tutaj.
Jeżeli chcesz dołączyć kogoś do spotkania (innego rekrutera lub managera), możesz wybrać go z listy w sekcji Uczestnicy spotkania. Dzięki temu dostanie Twoje zaproszenie na swoją skrzynkę mailową i będzie mógł automatycznie dodać to spotkanie do kalendarza w Outlooku.
Uwaga: Jeżeli nie możesz znaleźć osoby, którą chcesz zaprosić na spotkanie, sprawdź ten artykuł.
Planowanie i umawianie spotkań z kandydatami i biznesem jeszcze bardziej usprawni Asystent Planowania, który dostępny będzie w Twoim systemie po integracji eRecruiter z kalendarzem Outlook lub Google Calendar. Dzięki niej prosto z systemu sprawdzisz dostępność kalendarzy wszystkich osób, wybierzesz dzień i godzinę rozmowy dogodne dla wszystkich i zarezerwujesz termin. Więcej informacji o integracji i Asystencie Planowania znajdziesz tutaj.
Powiadomienia dla kandydata
W sekcji Powiadomienia znajdziesz możliwość wysyłki SMS oraz e-mail do kandydata ze szczegółami dotyczącymi spotkania. Wybierz rodzaj powiadomienia, które chcesz wysłać do kandydata. Masz do wyboru:
Brak powiadomienia: zmienisz kandydatowi etap bez wysyłania do niego wiadomości
Wyślij e-mail do kandydata: kandydat otrzyma wiadomość od razu po zakończeniu Twojego działania. Dodatkowo możesz zaznaczyć, by otrzymał automatyczne przypomnienie e-mail na 24 godziny przed spotkaniem.
Wyślij SMS do kandydata: kandydat otrzyma SMS od razu po zakończeniu Twojego działania. Dodatkowo automatycznie dostanie przypomnienie SMS na 24 godziny przed spotkaniem.
Po kliknięciu Dalej, będziesz mieć możliwość podglądu oraz edycji treści wysyłanych powiadomień. Wiadomość e-mail w razie potrzeby możesz edytować lub dodać do niej załącznik. Pamiętaj, że Administrator systemu ma możliwość edycji gotowych szablonów wiadomości w Ustawieniach konta na stałe.
Podczas umawiania spotkania domyślnie zaznaczona będzie wysyłka przypomnień e-mail na 24 godziny przed spotkaniem. Wiadomość tę definiuje Administrator w ustawieniach systemu, a z poziomu spotkania możesz podejrzeć też jej treść.
Powiadomienia i szablony SMS
Możesz także edytować treść wiadomości SMS z potwierdzeniem spotkania oraz podejrzeć treść automatycznego przypomnienia na 24 godziny przed spotkaniem.
Podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail, domyślną treść szablonów SMS może edytować Administrator w Ustawieniach konta.
By potwierdzić spotkanie, kliknij w przycisk Wyślij w prawym dolnym rogu.
Anulowanie spotkania przez kandydata
W wiadomości przypominającej o spotkaniu z kandydatem, wgrany jest link za pomocą którego kandydat może odwołać spotkanie. Gdy kliknie w link (lub odpowie na SMS treścią NIE), otrzymasz natychmiast wiadomość mailową o wykonanym działaniu. Dzięki temu od razu wiesz, że do spotkania nie dojdzie i możesz zaplanować dalsze działania związane z tym kandydatem. Z poziomu wiadomości, którą otrzymasz, możesz przejść od razu do usunięcia/edycji spotkania w systemie eRecruiter.
Gdzie znajdziesz swoje spotkanie?
Spotkanie zostanie zapisane w Twoim kalendarzu na stronie startowej systemu, a dzień spotkania podświetlony będzie na niebiesko. Możesz wyświetlić szczegóły spotkania, klikając na datę w kalendarzu:
Zaproszenie z poziomu profilu kandydata
W rekrutacji, na której pracujesz, wybierz preferowanego kandydata, którego chcesz zaprosić na spotkanie i wejdź w jego profil (kliknij na jego imię i nazwisko lub zdjęcie).
Wybierz etap sklasyfikowany jako Spotkanie, aby zaprosić kandydata na spotkanie.
Po zmianie etapu pojawi się okienko umawiania spotkania. Dalej postępuj analogicznie, jak opisałam powyżej :-)