W eRecruiter możesz prowadzić rozmowy rekrutacyjne online - to świetna alternatywa do spotkań "face-to-face" z kandydatami. Zarówno Ty, jak i osoba, której wyślesz zaproszenie na takie wydarzenie, otrzymacie link, przez który, o umówionej godzinie, będziecie mogli spotkać się w wirtualnym pokoju i spokojnie przeprowadzić rozmowę.
Po obejrzeniu filmu instruktażowego lub przeczytaniu poniższego artykułu dowiesz się, w jaki sposób system eRecruiter ułatwia zarządzanie projektami rekrutacyjnymi, w tym organizację spotkań online z kandydatami 😊
Uwaga! Jeden użytkownik nie może umówić więcej niż jednego spotkania online na tę samą datę i godzinę jednocześnie.
O czym należy pamiętać, zanim rozpoczniesz korzystanie ze spotkań online?
Musisz upewnić się, czy wymagania techniczne potrzebne do tego, by spotkania online mogły być używane, są spełnione. Mowa tu zarówno o kwestiach związanych z ustawieniami kamery i mikrofonu, jak i bardziej technicznymi aspektami, w których może pomóc Ci Twój dział IT. Kliknij, by dowiedzieć się więcej.
Dodatkowo, jeśli korzystasz z Microsoft Teams, Zoom lub Google Meet, musisz najpierw zintegrować narzędzie z systemem eRecruiter. Przeczytaj, jak włączyć integracje:
Jak wysłać zaproszenie na spotkanie online do kandydata?
To bardzo proste! Co ważne, nie potrzeba wykonywać żadnych zmian w systemie, by korzystać ze spotkań. Wszystko, co musisz zrobić, to użycie etapu Spotkanie (naszego systemowego lub Waszego dowolnego etapu własnego o typie "Spotkanie", które macie już dodane do listy etapów).
Po wybraniu etapu otworzy się standardowy widok zaproszenia na spotkanie.
Zaznacz Spotkanie online, który znajdziesz pod wyborem miejsca spotkania.
Zaznaczenie spowoduje, że zniknie pole wyboru miejsca spotkania, pojawi się natomiast możliwość wyboru odpowiedniego narzędzia. Ustaw datę i godzinę spotkania, dodaj ewentualnych uczestników spotkania.
Uwaga! W spotkaniu online, prowadzonym przy pomocy narzędzia wbudowanego w eRecruiter, jednocześnie może wziąć udział do 5 osób. Limit ten nie obowiązuje w przypadku spotkań w Zoom, Teams lub Google Meet.
Przejdź do kolumny Powiadomienia. Zaznacz kanały komunikacji: wiadomość e-mail i/lub wiadomość SMS. Pamiętaj, że w przypadku, gdy spotkanie ma się odbyć później niż w ciągu najbliższych 24 godzin, masz możliwość zaznaczenia przypomnienia e-mail o spotkaniu dla kandydata.
Po kliknięciu Dalej, zobaczysz nowy szablon wiadomości. Możesz nanosić zmiany w tej wiadomości, pamiętaj jednak, by nie usuwać odnośnika Link do spotkania online. Dzięki niemu można otworzyć wirtualny pokój spotkań.
Administrator systemu, w ustawieniach (zakładka Szablony wiadomości -> Gotowe szablony) może edytować treść gotowych wiadomości i dostosować ją do firmowych standardów. Nazwy szablonów to: Potwierdzenie spotkania online i zmiana terminu spotkania online.
Link do spotkania online można umieścić również w szablonach własnych, a następnie podpiąć je pod odpowiedni etap (np. Spotkanie).
Potwierdzanie lub odrzucanie zaproszenia przez kandydata
Do zaproszenia e-mail możesz dodać również specjalny link, który umożliwi kandydatowi potwierdzenie obecności lub odrzucenie spotkania. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
Wkleić pole {Link do potwierdzania/odrzucania spotkania} do treści zaproszenia na spotkanie.
Dodać pole danych „Link do potwierdzania/odrzucania spotkania” w szablonie wiadomości, który jest przypięty do etapu spotkanie:
Gdy wyślesz zaproszenie, kandydat otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, który umożliwia wybór – potwierdzenie albo odrzucenie spotkania:
Kandydat może podjąć decyzję tylko raz, czyli nie może ponownie wejść w link i zmienić decyzji. Gdy kandydat podejmie decyzję, organizator spotkania jest o tym informowany na dwa sposoby:
Informacja mailowa
Informacja w systemie
Co się dzieje w przypadku odrzucenia spotkania?
Jeśli spotkanie zostanie odrzucone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel spotkania w systemie zmieni kolor na czerwony:
Nie oznacza to jednak, że spotkanie zostało automatycznie odwołane.
Aby je odwołać lub edytować, kliknij ikonę trzech kropek na kaflu i wybierz odpowiednią opcję.
Co się dzieje w przypadku potwierdzenia spotkania?
Jeśli spotkanie zostanie potwierdzone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel w systemie pokazuje zieloną ikonę przy imieniu nazwisku kandydata.
Powiadomienie SMS o spotkaniu online
Kandydat może otrzymać wiadomość SMS potwierdzającą umówienie spotkania online. W niej znajdzie się pole {Link do spotkania online}, którego nie wolno usunąć.
Kandydat może wziąć udział w spotkaniu online również za pośrednictwem swojego telefonu. Warunkiem jest działający mikrofon i kamera :)
Kliknij Wyślij. Zarówno Ty, uczestnicy spotkania i kandydat otrzymacie wiadomości e-mail z linkiem do pokoju.
Przewodnik dla kandydata
Przygotowaliśmy przewodnik dla kandydatów, który możesz dodać do zaproszenia poprzez opcję "dodaj załącznik" pod treścią wiadomości e-mail. Kliknij tutaj, aby go pobrać.
UWAGA! Przewodnik dotyczy tylko narzędzia domyślnego systemu eRecruiter.
Kolejny krok:
Zobacz koniecznie, jak przeprowadzić spotkanie online z kandydatem w narzędziu domyślnym systemu eRecruiter.
SŁOWA KLUCZOWE: narzędzie domyślne ; kryteria techniczne