Z filmu instruktażowego i po przeczytaniu poniższego artykułu dowiesz się, w jaki sposób system eRecruiter będzie wsparciem dla całej Twojej organizacji w procesie umawiania spotkań z kandydatami!

Wybierz preferowanego kandydata i zmień etap na Spotkanie lub inny etap własny sklasyfikowany jako spotkanie.

Otworzy się ekran umawiania spotkania. Kliknij na ikonę kalendarza przy dacie i wskaż dzień oraz godzinę spotkania, by kandydat wiedział, kiedy odbędzie się rozmowa. W sekcji Miejsce spotkania wybierz adres, pod którym odbędzie się spotkanie lub zaznacz, że jest to spotkanie online. Listę Miejsc spotkań może zdefiniować Administrator oraz Rekruter w Ustawieniach konta.

Jeśli rekrutujesz kandydatów zdalnie, w eRecruiter możesz również wygodnie i szybko umawiać spotkania online z kandydatami. Więcej o tym, jak korzystać z możliwości umawiania takich spotkań przeczytasz tutaj.
​
Jeżeli chcesz dołączyć kogoś do spotkania (innego rekrutera lub managera), możesz wybrać go z listy w sekcji Uczestnicy spotkania. Dzięki temu dostanie Twoje zaproszenie na swoją skrzynkę mailową i będzie mógł automatycznie dodać to spotkanie do kalendarza w Outlooku.

Uwaga: Jeżeli nie możesz znaleźć osoby, którą chcesz zaprosić na spotkanie, sprawdź ten artykuł.

Planowanie i umawianie spotkań z kandydatami i biznesem jeszcze bardziej usprawni Asystent Planowania, który dostępny będzie w Twoim systemie po integracji eRecruiter z kalendarzem Outlook lub Google Calendar. Dzięki niej prosto z systemu sprawdzisz dostępność kalendarzy wszystkich osób, wybierzesz dzień i godzinę rozmowy dogodne dla wszystkich i zarezerwujesz termin. Więcej informacji o integracji i Asystencie Planowania znajdziesz tutaj.

Zapraszając dodatkowe osoby na spotkanie, zobaczysz ich status w systemie eRecruiter. Nie musisz podejmować żadnych dodatkowych działań – wystarczy wysłać zaproszenie. Po jego wysłaniu uczestnicy dostaną dwie wiadomości e-mail:

Wygląd wiadomości może się różnić w zależności od używanego programu pocztowego.

Status uczestników będzie widoczny na stronie głównej systemu – w kafelku przypisanym do danego spotkania. Po najechaniu na kolorową ikonę z liczbą zobaczysz listę osób z danym statusem:

Możesz również zaproponować kandydatowi różne terminy spotkania do wyboru. W tym celu skorzystaj z opcji "Zaproponuj termin" widocznej po wejściu w kartę kandydata.

Po kliknięciu otworzy się ekran, na którym możesz zaplanować terminy spotkania do wyboru dla kandydata. Ten sam efekt przyniesie kliknięcie ikonki kalendarza na liście aplikacji w danej rekrutacji.

Ekran planera podzielony jest na dwie części. Z lewej strony znajdują się ustawienia dotyczące spotkania, a z prawej okno kalendarza, które pokazuje zajętość uczestników spotkania i pozwala wybrać terminy, które następnie wyślesz kandydatowi z możliwością wyboru.

Ważne! Zielone sloty możesz również zaznaczać w miejscach slotów czerwonych i niebieskich, nie jest to zablokowane.

Tworząc propozycję spotkania, możesz wybrać opcję "Umów spotkanie automatycznie". Oznacza to, że w momencie, kiedy kandydat wybierze termin, spotkanie zostanie od razu umówione (jest to jednoznaczne ze zmianą etapu na wybrane spotkanie) i nie musisz już nic potwierdzać.

Zaraz po tym, jak na planerze klikniesz "Wyślij", Kandydat otrzyma maila z Twoją propozycją spotkania. (Jest to mail uniwersalny i nie można go edytować).

Kandydat dostaje maila z linkiem, kiedy w niego kliknie zobaczy zaproponowane przez Ciebie terminy z możliwością wyboru jednego z nich.

Kandydat widzi szczegóły spotkania (rodzaj i długość oraz ewentualnie miejsce), widzi też jakiej firmy i jakiej rekrutacji ono dotyczy. Na kalendarzu oznaczone są dni z proponowanymi terminami. Dla wygody kandydatów oznaczony jest też dzień aktualny. Możliwy jest wybór tylko jednego terminu.

Jeżeli kandydat kliknie opcję rezerwacji terminu, w następnym kroku ma jeszcze opcję wpisania ewentualnych pytań przed spotkaniem. Organizator otrzyma komentarz wraz z mailem potwierdzającym rezerwację.

Jeżeli kliknie opcję "żaden termin nie jest odpowiedni", również ma opcję wpisania opcjonalnego komentarza. Może tam zaproponować swój własny termin, albo napisać powód odrzucenia spotkania. Organizator otrzyma komentarz wraz z mailem informującym o odrzuceniu.

Jeżeli kandydat nie ma dostępnych żadnych terminów do wyboru - wszystkie już zostały zajęte lub wszystkie są w czasie przeszłym, to zobaczy ekran, na którym może wyrazić zainteresowanie nowym terminem i wpisać opcjonalny komentarz np. ze swoją propozycją daty.

Jeśli propozycja była wysłana bez opcji automatycznego umówienia, to w chwili zarezerwowania terminu przez kandydata otrzymasz informację z przekierowaniem do dokończenia umówienia spotkania.

Na stronie głównej systemu pod kalendarzem istnieje możliwość przejścia do listy utworzonych propozycji spotkań (spotkań roboczych).

W sekcji Powiadomienia znajdziesz możliwość wysyłki SMS oraz e-mail do kandydata ze szczegółami dotyczącymi spotkania. Wybierz rodzaj powiadomienia, które chcesz wysłać do kandydata. Masz do wyboru:

Po kliknięciu Dalej,  będziesz mieć możliwość podglądu oraz edycji treści wysyłanych powiadomień. Wiadomość e-mail w razie potrzeby możesz edytować lub dodać do niej załącznik. Pamiętaj, że Administrator systemu ma możliwość edycji gotowych szablonów wiadomości w Ustawieniach konta na stałe.

​
Podczas umawiania spotkania domyślnie zaznaczona będzie wysyłka przypomnień e-mail na 24 godziny przed spotkaniem. Wiadomość tę definiuje Administrator w ustawieniach systemu, a z poziomu spotkania możesz podejrzeć lub edytować też jej treść.​

Do zaproszenia e-mail możesz dodać również specjalny link, który umożliwi kandydatowi potwierdzenie obecności lub odrzucenie spotkania. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

Gdy wyślesz zaproszenie, kandydat otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, który umożliwia wybór – potwierdzenie albo odrzucenie spotkania:

Kandydat może podjąć decyzję tylko raz, czyli nie może ponownie wejść w link i zmienić decyzji. Gdy kandydat podejmie decyzję, organizator spotkania jest o tym informowany na dwa sposoby:

Jeśli spotkanie zostanie odrzucone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel spotkania w systemie zmieni kolor na czerwony:

Nie oznacza to jednak, że spotkanie zostało automatycznie odwołane.

Aby je odwołać lub edytować, kliknij ikonę trzech kropek na kaflu i wybierz odpowiednią opcję.

Jeśli spotkanie zostanie potwierdzone, organizator otrzymuje e-mail, a kafel w systemie pokazuje zieloną ikonę przy imieniu nazwisku kandydata.

Możesz także edytować treść wiadomości SMS z potwierdzeniem spotkania oraz podejrzeć treść automatycznego przypomnienia na 24 godziny przed spotkaniem.
Podobnie jak w przypadku wiadomości e-mail, domyślną treść szablonów SMS może edytować Administrator w Ustawieniach konta. 

By potwierdzić spotkanie, kliknij w przycisk Wyślij w prawym dolnym rogu.

W wiadomości przypominającej o spotkaniu z kandydatem, wgrany jest link za pomocą którego kandydat może odwołać spotkanie. Gdy kliknie w link (lub odpowie na SMS treścią NIE), otrzymasz natychmiast wiadomość mailową o wykonanym działaniu. Dzięki temu od razu wiesz, że do spotkania nie dojdzie i możesz zaplanować dalsze działania związane z tym kandydatem. Z poziomu wiadomości, którą otrzymasz, możesz przejść od razu do usunięcia/edycji spotkania w systemie eRecruiter.

Spotkanie zostanie zapisane w Twoim kalendarzu na stronie startowej systemu, a dzień spotkania podświetlony będzie na niebiesko. Możesz wyświetlić szczegóły spotkania, klikając na datę w kalendarzu:

W rekrutacji, na której pracujesz, wybierz preferowanego kandydata, którego chcesz zaprosić na spotkanie i wejdź w jego profil (kliknij na jego imię i nazwisko lub zdjęcie).

Wybierz etap sklasyfikowany jako Spotkanie, aby zaprosić kandydata na spotkanie.

Po zmianie etapu pojawi się okienko umawiania spotkania. Dalej postępuj analogicznie, jak opisałam powyżej :-)