Przejdź do głównej zawartości
Automatyzacje HR Workflows. Jak to działa?

HR Workflows to automatyzacje, które ułatwiają codzienną pracę i zastępują w powtarzalnych czynnościach.

Justyna Nowakowska avatar
Napisane przez Justyna Nowakowska
Zaktualizowano ponad tydzień temu

Automatyzacje HR Workflows w eRecruiter wspierają w codziennej pracy z kandydatami oraz współpracownikami zaangażowanymi w proces rekrutacyjny. Usprawniają różnorodne procesy: od poszukiwania talentów po onboarding i od umawiania spotkań po komunikację wewnętrzną.

Automatyzacje HR Workflows podzieliliśmy na 7 obszarów:

Selekcja i pre-selekcja kandydatów

  • Generowanie, z pomocą Chat GPT, pytań pomocniczych przed rozmową rekrutacyjną
    Chat GPT to elektryzująca nowość ostatnich miesięcy, która okazuje się świetnym wsparciem dla HRowców – pomaga generować pytania pomocnicze do wykorzystania podczas rozmowy rekrutacyjnej. Dzięki integracji z systemem eRecruiter, po przeniesieniu kandydata na etap „spotkanie”, w jego Interaktywnej Karcie Kandydata pojawi się notatka z wygenerowanymi przez ChatGPT pytaniami odnoszącymi się do danej rekrutacji.

  • Automatyczna wysyłka do kandydata zaproszenia do wypełnienia testu kompetencji lub gry rekrutacyjnej

  • Wirtualny rekruter czyli voicebot
    „Wirtualny rekruter” ma wiele możliwości np. umożliwia łatwe aplikowanie przez telefon oraz automatyczne zakładanie kart kandydatów lub kontaktuje się z kandydatem już kilka chwil po zaaplikowaniu i dokonuje screeningu aktualizując dane na karcie kandydata.

  • Automatyczne odrzucanie kandydatów
    W przypadku ocenienia danego kandydata na 1 lub braku akcji na jego profilu przez określony czas, system wyśle do niego automatyczną odpowiedź z podziękowaniem i informacją o odrzuceniu z procesu.

Skuteczniejsza komunikacja wewnętrzna

  • Automatyczna wysyłka powiadomień na kanał MS Teams lub Slack
    Na wybrany kanał w wewnętrznym komunikatorze, eRecruiter wyśle powiadomienie np. z linkiem do profilu nowego kandydata wraz z odnośnikiem do danej rekrutacji lub informacje o wypełnieniu testu kompetencyjnego wraz z oceną.

  • Wysyłka Interaktywnej Karty Kandydata do managera
    Kandydat oceniony na 5? eRecruiter automatycznie wyśle Interaktywna Kartę Kandydata do hiring managera.

  • Automatyczne publikowanie ofert z Modułu Poleceń Pracowniczych na Worksmile
    Automatyczna publikacja na Worksmile postu o nowej ofercie w programie poleceń.

  • Badanie NPS działu HR
    Wysyłka ankiety NPS do managera/-ki rekrutacji po zamknięciu procesu rekrutacyjnego.

Automatyczne umawianie spotkań

Uprość umawianie spotkań i oszczędzaj czas! Zamiast wymieniać maile i telefony, kandydat otrzymuje link do kalendarza i sam wybiera termin z udostępnionej puli.

  • Wysyłka zaproszenia do umówienia spotkania – Calendly

  • Wysyłka zaproszenia do umówienia spotkania – MS Bookings

  • Wysyłka zaproszenia do umówienia spotkania – Google Calendar

  • Wysyłka zaproszenia do umówienia spotkania – Cronofy

Automatyczna komunikacja SMS z kandydatami

Wyniki badania Candidate Experience w Polsce 2021 potwierdzają, jak ważna jest komunikacja z kandydatami na każdym etapie rekrutacji: 56% specjalistów uważa, że bieżąca komunikacja i informowanie o przebiegu rekrutacji (np. o kolejnych etapach i ich terminach) powinno być standardem, zaś 63% specjalistów oraz 43% pracowników fizycznych oczekuje informacji o zakończeniu procesu, nawet jeżeli nie zostali zatrudnieni. Automatyzacja komunikacji SMS to nie tylko lepsze candidate experience, ale również oszczędność czasu i większa efektywność prowadzonych procesów. Szczególną wartość przynosi w rekrutacjach masowych, w takich branżach jak produkcja, logistyka czy call center.
W jakich sytuacjach sprawdzą się automatyczne wysyłki SMS?

  • Potwierdzenie otrzymania aplikacji

  • Wiadomość do kandydata, który nie odbiera telefonu

  • Potwierdzenie spotkania

  • Przypomnienie o spotkaniu

  • Wskazówki dotyczące miejsca spotkania rekrutacyjnego i dojazdu

  • Informacja o przejściu do kolejnego etapu – test kompetencji lub psychometryczny

  • Zatrudnienie i kompletowanie materiałów

  • Informacja o odrzuceniu z rekrutacji

  • Zaproszenie i link do wypełnienia ankiety NPS

  • Moduł Poleceń Pracowniczych: SMS do osoby polecającej, że ktoś zaaplikował z jej linka polecającego

Automatyzacje wewnętrzne eRecruiter

Automatyzacje manualnych i powtarzalnych czynności dostępne są również w ramach Twojego systemu eRecruiter:

  • Archiwizacja rekrutacji

    • po 90 dniach od jej zamknięcia

    • po 90 dniach od zatrudnienia kandydata

  • Zmiana etapu rekrutacji:

    • po wysłaniu Interaktywnej Karty Kandydata do managera/-ki,

    • po ocenieniu kandydata na 5,

    • po zaakceptowaniu IKK,

    • odwołaniu przez kandydata spotkania i in.

  • Wysyłka opóźnionych wiadomości do kandydata po zmianie etapu

  • RODO: usunięcie kandydata z systemu po zdefiniowanym czasie

Integracja z zewnętrznymi systemami

Przenoszenia danych z systemu do systemu można uniknąć, jednocześnie eliminując ryzyko błędów. W ramach HR Workflows umożliwiamy przesyłanie informacji o kandydatach do zewnętrznych systemów kadrowych lub HCM.

W Twojej głowie pojawił się nowy pomysł, ale nie jesteś przekonany, jak wykorzystać możliwości automatyzacyjne eRecruiter? Chciałbyś usprawnić proces, ale nie wiesz jak?

Bazą inspiracji może być Asystent AI, którego nauczyliśmy wszystkich funkcji i modułów naszego systemu, możliwych automatyzacji HR Workflows i rozwiązań naszych partnerów dostępnych na platformie eRecruiter HR Marketplace. Dzięki temu jest w stanie w mgnieniu oka odpowiadać na wyzwania rekrutacyjne i technologiczne, i jak z klocków układa dla Ciebie rozwiązanie! Zobacz na poniższym przykładzie:

Wiemy, że każdy proces jest indywidualny i może potrzebować rozwiązań szytych na miarę. Jeżeli potrzebujesz specjalnej automatyzacji, omów ją ze swoim Customer Success Managerem. Sprawdź również, jakie automatyzacje już stworzyliśmy na specjalne potrzeby naszych klientów. W tym artykule znajdziesz inspiracje, które być może pomogą usprawnić także Twoją codzienną pracę w eRecruiter!

Jak włączyć automatyzacje?

Wejdź do zakładki Ekosystem HR > HR Workflows i wybierz kafelek z interesującą Cię automatyzacją. Następnie uzupełnij wymagane informacje. Większość automatyzacji włączana jest od razu lub w ciągu 1-2 dni roboczych.

Ile to kosztuje?

Przeważająca większość automatyzacji jest darmowa m.in. wszystkie automatyzacje wewnętrzne, usprawniające umawianie spotkań i komunikację wewnętrzną czy generowanie pytań rekrutacyjnych.

Płatne automatyzacje to:

  • automatyczna komunikacja SMS z kandydatami - wymaga wykupienia pakietu, możesz ją jednak testować przez 30 dni za darmo,

  • dostarczane przez zewnętrznych partnerów np. Apifonica, Talent Bridge, Staffly. Korzystanie z nich wymaga podpisania umowy z dostawcą, włączamy je jednak zawsze za darmo.

Jak sprawdzić włączone automatyzacje?

Włączone aplikacje zobaczysz na:

  • listingu aplikacji:

  • karcie kandydata:

  • w zakładce Automatyzacje:

Dowiedz się więcej!

Więcej informacji i inspiracji znajdziesz na naszym blogu:

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?