Konto Biznes to nowa przestrzeń w eRecruiter, która umożliwia hiring managerom lub osobom zaangażowanym w proces onboardingu zgłaszanie wakatu i/lub wygodną ocenę aplikacji i/lub realizację zadań przy wdrażaniu nowych pracowników. Więcej o tym narzędziu piszemy tutaj.
Z poniższego artykułu dowiesz się:
czym Konto Biznes różni się od dotychczasowego rozwiązania dedykowanego współpracy z biznesem - Interaktywnej Karty Kandydata - i jakie są jego korzyści,
jak włączyć tę funkcję,
jak wysłać aplikacje do oceny przy jej pomocy oraz gdzie sprawdzić informacje o nich,
jakie powiadomienia są wysyłane z Konta Biznes.
Jak działa funkcja oceny aplikacji w Koncie Biznes?
Funkcja oceniania aplikacji w Koncie Biznes daje Ci możliwość przesłania bezpośrednio z systemu wybranych przez Ciebie aplikacji kandydatów do konkretnego odbiorcy (lub wielu odbiorców), np. hiring managera. Aplikacje są wysyłane z części systemu eRecruiter, do której mają dostęp osoby rekrutujące (z rolą Użytkownik Mini lub wyższą).
Hiring manager otrzymuje wiadomość mailową z informacją, że ma aplikacje do oceny i linkiem do zalogowania się do swojego Konta Biznes. Po zalogowaniu może zapoznać się z dokumentami kandydata i odpowiedziami z formularza, ocenić aplikacje, przeczytać notatki rekruterów (Ogólne) oraz dodać własne (które będą widoczne w systemie).
Działania hiring managerów są widoczne na liście aplikacji w danej rekrutacji w systemie - widać, czy aplikacja była obejrzana, czy i jak ją oceniono oraz ewentualne nowe notatki.
Konto Biznes a Interaktywna Karta Kandydata
Konto Biznes jest naszą najnowszą przestrzenią do współpracy z hiring managerami (i nie tylko). Jego największe korzyści względem dotychczasowego rozwiązania domyślnego, Interaktywnej Karty Kandydata, przedstawiamy w tabeli:
Konto Biznes | Interaktywna Karta Kandydata |
Hiring manager ma wszystkie przesłane dane kandydatów w jednym miejscu, pogrupowane według projektów rekrutacyjnych, przez które przełącza się jednym kliknięciem | Każda “paczka” wysłanych aplikacji do oceny przychodzi w osobnym linku na maila odbiorcy. W przypadku kilku paczek, trzeba te linki wyszukać na swojej skrzynce pocztowej |
Na liście aplikacji jest dostępna wyszukiwarka, która pomaga szybko znaleźć osobę, z którą np. manager ma wkrótce spotkanie. Manager widzi też statystyki i wie, czy np. ocenił już wszystkie otrzymane aplikacje lub ile spotkań rekrutacyjnych jeszcze go czeka | Karty Kandydata nie mają wyszukiwarki lub innych funkcji do filtrowania wszystkich aplikacji |
Dostęp do aplikacji jest zabezpieczony loginem i hasłem, co daje możliwość m.in. zastosowania wygodnego logowania domenowego. Nie wygasa on po 90 dniach. | Dostęp do aplikacji może być zabezpieczony hasłem, jeśli tak zdecyduje Twoja organizacja. Hasło jest jednorazowe i przychodzi na adres e-mail odbiorcy |
Widok funkcji oceny aplikacji w Koncie Biznes z perspektywy Użytkownika Biznes
Uwaga: W przyszłości funkcja Interaktywnej Karty Kandydata zostanie wygaszona. Warto zatem już teraz przygotować procesy w firmie na tę zmianę!
Jak włączyć funkcję oceny aplikacji przez Konto Biznes w danym projekcie rekrutacyjnym?
Możesz dodać nowy projekt poprzez kliknięcie przycisku "+Dodaj projekt" w górnym menu, a następnie skopiowanie istniejącego projektu lub kliknięcie w przycisk “Stwórz nowy projekt”. Gdy znajdziesz się już na widoku edycji projektu, przejdź do zakładki "Zespół". Znajdziesz tam sekcję o nazwie “Narzędzie do oceny aplikacji”. Możesz wybrać, czy w tej rekrutacji chcesz używać Konta Biznes czy Interaktywnej Karty Kandydata. Wybór jest możliwy tylko, gdy projekt jest w wersji roboczej. Po aktywacji projektu nie zmienisz już tego ustawienia!
Uwaga: Funkcja Konta Biznes nie jest dostępna w projektach zakładanych tzw. “starą ścieżką”, w tym w Multirekrutacji.
Jak wysłać aplikację do oceny Użytkownikowi Biznes?
Przejdź do wybranej rekrutacji i zaznacz kandydatów, których karty chcesz wysłać do managerów. Następnie kliknij w przycisk "Przekaż aplikacje do oceny".
Otworzy się okienko, gdzie wybierzesz z listy osoby, którym chcesz udostępnić dokumenty kandydatów.
Jeżeli na liście nie ma odbiorcy, do którego chcesz wysłać aplikacje, możesz dodać go do systemu, klikając w przycisk "+Dodaj nowego Użytkownika Biznes". Po uzupełnieniu danych nowej osoby kliknij przycisk "Zapisz". Taka osoba zostanie dodana do systemu jako logujący się Użytkownik Biznes i po wysłaniu jej pierwszej aplikacji do oceny dostanie powiadomienie o utworzeniu konta w systemie eRecruiter.
Uwaga: Jeśli podczas dodawania nowego odbiorcy pojawi się poniższy komunikat, konieczne będzie zweryfikowanie przez Administratora systemu dostępności punktów na użytkowników:
Po wybraniu odbiorców aplikacji przejdziesz do kolejnego okna, w którym możesz zostawić dodatkowy komentarz dla odbiorców. Komentarz wyświetli się im w mailu z powiadomieniem o aplikacjach. W tym kroku możesz też zdecydować, czy ukryć przed wybranymi odbiorcami informację o oczekiwaniach finansowych przesyłanych kandydatów. Na koniec kliknij przycisk "Wyślij aplikacje".
Uwaga: Istnieją dwie sytuacje, w których nie wszystkie wybrane aplikacje dotrą do odbiorców:
Gdy wśród nich znalazły się te z oznaczeniami RODO o ograniczonym przetwarzaniu danych osobowych. Jeśli takie aplikacje będą wśród wysyłanych, zobaczysz o tym komunikat przed wysyłką. Nie musisz ich ręcznie odznaczać. Będą automatycznie wykluczone z wysyłki.
Gdy wśród wybranych aplikacji były takie, które już ktoś wcześniej wysłał do tych samych odbiorców. Zostaną one również automatycznie wykluczone, aby uniknąć zdublowanych aplikacji lub nadpisania wcześniej wykonanych przez managera akcji. Każdy odbiorca w danym projekcie rekrutacyjnych może dostać tę samą aplikację do oceny tylko raz.
Gdzie znaleźć informację o wysłanych aplikacjach?
Po wejściu na listę aplikacji w wybranym projekcie rekrutacyjnym, przy aplikacjach, które były wysłane, zobaczysz ikony z podsumowaniem ich statusu. Liczby przy ikonach oznaczają, ilu odbiorców wykonało daną akcję na tej aplikacji, a po najechaniu na ikonę rozwinie się dymek z listą konkretnych odbiorców i datami wykonanych akcji.
Znaczenie ikon:
Strzałka - Liczba odbiorów, do których wysłano daną aplikację
Przekreślone oczko – Odbiorcy, którzy jeszcze nie obejrzeli aplikacji
Oczko – Odbiorcy, którzy obejrzeli aplikację, ale jej jeszcze nie ocenili
Zielony kciuk w górę - Odbiorcy, którzy przekazali pozytywną decyzję do aplikacji
Czerwony kciuk w dół - Odbiorcy, którzy przekazali negatywną decyzję do aplikacji
Filtrowanie:
Filtr "Interaktywna karta kandydata" pomoże Ci w szybki sposób odnaleźć przesłanych do oceny kandydatów oraz zweryfikować wszystkie osoby zaakceptowane lub odrzucone przez managerów.
Jak wycofać przesłaną aplikację?
Każda osoba przypisana do rekrutacji może wycofać przesłane dotychczas aplikacje do oceny. Wystarczy przejść na kartę kandydata do zakładki "decyzje menedżerów" i kliknąć "Wycofaj z wysyłki".
Szczegóły działań na aplikacji w Historii Kandydata
Wchodząc w szczegóły kandydata, w sekcję "Historia", możesz szczegółowo prześledzić wszystkie działania wykonane na aplikacji przez managerów, czyli:
otrzymanie aplikacji do oceny,
decyzje pozytywne,
decyzje negatywne,
wycofanie aplikacji.
Jakie wiadomości otrzymuje użytkownik Konta Biznes?
Użytkownik Konta Biznes może otrzymać cztery rodzaje wiadomości.
Wiadomość aktywacyjna po otrzymaniu dostępu do eRecruiter
Ta wiadomość wyjdzie do odbiorcy tylko wtedy, gdy wcześniej nie był użytkownikiem sytemu (innym niż Użytkownik Biznes) i został dodany po raz pierwszy przy okazji wysyłki aplikacji. W wiadomości będzie link aktywacyjny do konta.
Wiadomość jednorazowa.
Wiadomość powitalna w Koncie Biznes
Tę wiadomość otrzyma każda osoba, która po raz pierwszy korzysta z Konta Biznes. Znajdzie w niej podpowiedzi, jak korzystać z Konta i linki do szczegółowych materiałów w Bazie Wiedzy.
Wiadomość jednorazowa.
Powiadomienie o otrzymanych aplikacjach do oceny
Tę wiadomość odbiorca otrzyma za każdym razem, gdy ktoś wyśle mu jedną lub więcej aplikacji do oceny. Po kliknięciu w przycisk "Oceń aplikacje", odbiorca przejdzie do strony logowania do Konta Biznes i wyświetli przesłane aplikacje. Jeśli bierze udział w kilku procesach rekrutacyjnych, to dla każdego z nich otrzyma osobną wiadomość.
Uwaga: W przeciwieństwie do Interaktywnej Karty Kandydata, wszystkie aplikacje z danej rekrutacji, nawet jeśli były przesłane w osobnych paczkach, trafiają w to samo miejsce Konta Biznes – do panelu Ocena aplikacji. Dzięki temu odbiorca ma pewność, że widzi wszystkie aplikacje do oceny, jakie kiedykolwiek otrzymał w tym projekcie.
Powiadomienie o nowych notatkach
Jeśli przy przesłanej do odbiorcy aplikacji pojawi się jakaś notatka (o typie Ogólna), to informacja o niej oraz jej treść przyjdą w wiadomości e-mail. W ten sposób rekruterzy mogą przekazać dodatkowy komentarz w trakcie procesu.
Jeśli odbiorca ma rolę Użytkownika Biznes, domyślnie ma włączone wszystkie rodzaje powiadomień. Jeśli ma inną rolę w systemie, może ustawić, czy chce otrzymywać informacje o nowych notatkach.
Jakie wiadomości i powiadomienia z Konta Biznes otrzymuje osoba rekrutująca?
Osoba, która wysyła aplikacje do oceny, otrzyma dwa rodzaje wiadomości. W zależności od indywidualnych ustawień mogą przyjść one w formie wiadomości e-mail lub powiadomień w Centrum powiadomień, czyli pod tzw. “dzwoneczkiem" w prawnym górnym rogu systemu.
Powiadomienie o ocenieniu aplikacji
Za każdym razem, gdy użytkownik Konta Biznes oceni jakąś aplikację, otrzymasz o tym powiadomienie. Znajdzie się w nim informacja o decyzji i link do przejścia do aplikacji.
Powiadomienie o notatce
Jeśli odbiorca w Koncie Biznes doda do aplikacji jakąś notatkę, otrzymasz analogiczne powiadomienie, jak to opisane powyżej, gdy to Ty lub ktoś z zespołu doda notatkę. Notatka będzie w typie Ogólna i będzie widoczna w zakładce Notatki na widoku aplikacji kandydata.
Uwaga: Jeśli na co dzień rekrutujesz, ale bierzesz udział w procesie również jako odbiorca aplikacji w Koncie Biznes, to dotyczą Cię wszystkie wspomniane w tym artykule powiadomienia.
Jak ukryć pytanie o wynagrodzenie przy wysyłce aplikacji?
Jeżeli dzielisz się aplikacjami z osobami, które nie powinny widzieć oczekiwań finansowych kandydatów, możesz ukryć tę informację. Jeżeli ją ukryjesz, odbiorcy aplikacji nie zobaczą informacji o preferowanym wynagrodzeniu kandydatów. Musisz jednak zwrócić uwagę, aby te informacje były odpowiednio oznaczone w systemie.
Jak oznaczyć informację o oczekiwaniach finansowych?
Jeżeli chcesz, aby pytanie o wynagrodzenie można było ukryć podczas wysyłania aplikacji, już w trakcie tworzenia tego pytania należy oznaczyć je jako "Pytanie o wynagrodzenie".
Oznaczanie pytania jako pytania o wynagrodzenie w Bibliotece Pytań.
TIP: Jeżeli korzystasz z pytania o wynagrodzenie, które jest wgrane w systemie (tzn. podczas tworzenia formularza po wyszukaniu go na liście ma oznaczenie “Pytanie systemowe”), to będzie ono oznaczone jako "Pytanie o wynagrodzenie" automatycznie. Musisz pamiętać o własnoręcznym oznaczeniu pytania o wynagrodzenie tylko wtedy, gdy tworzysz je od podstaw, dodając je bezpośrednio w Bibliotece Pytań.
Uwaga: Jeśli pytanie istnieje już w Bibliotece Pytań, ale edytujesz je później, dodając oznaczenie jako wynagrodzenie, to musisz zaktualizować formularz aplikacyjny w projektach, w których jest użyte. W tym celu odepnij pytanie z zestawu pytań i dodaj je ponownie w najnowszej wersji. To wymaganie dotyczy projektów rekrutacyjnych zakładanych nową ścieżką.
Gdzie ukryć informacje o wynagrodzeniu?
Podczas wysyłki aplikacji, po wybraniu odbiorców, zobaczysz w drugim kroku przełącznik "Ukryj informację o wynagrodzeniu przed menedżerami". Włącz tę opcję. Będzie ona obejmować tylko odbiorców, którzy zostali wskazani w tej konkretnej wysyłce. Po wysłaniu aplikacji nie można zmienić tego ustawienia. Jeśli się pomylisz, napisz do nas na czacie w systemie, a pomożemy Ci wycofać źle wysłane aplikacje.
Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda proces oceny aplikacji w Koncie Biznes? Skorzystaj z poniższego linku. Możesz wysłać go również jako instrukcję do osób oceniających aplikacje: https://go.erecruiter.pl/cr-ocena-aplikacji-w-koncie-biznes-z-perspektywy-uzytkownika-biznes-int