Chcesz założyć swoją pierwszą rekrutację w systemie? Utworzona w systemie rekrutacja będzie określać założenia prowadzonego przez Ciebie projektu i będzie jak folder czy szuflada, do której trafią aplikacje kandydatów na konkretne stanowisko. 

Każda rekrutacja prowadzona w systemie musi mieć swój formularz aplikacyjny, bo to dzięki niemu aplikacje kandydatów trafiają do konkretnej rekrutacji. Stąd, chcąc założyć rekrutację w systemie, zaczęliśmy od utworzenia formularza

Jak utworzyć rekrutację w systemie?

Po aktywacji formularza w systemie eRecruiter zobaczysz okienko, które przeniesie Cię bezpośrednio do kroku tworzenia rekrutacji:

Wystarczy, że klikniesz w przycisk Dalej.

TIP Jeżeli chcesz wykorzystać formularz aplikacyjny przygotowany wcześniej, możesz pominąć pierwszy krok i przejść do panelu tworzenia rekrutacji bezpośrednio po zalogowaniu do systemu. Wystarczy, że klikniesz w zakładkę Rekrutacje w górnym panelu systemu, a następnie w przycisk Dodaj rekrutację.

Uzupełnij podstawowe dane o rekrutacji

Nazwa stanowiska to nazwa, jaką zobaczysz na liście rekrutacji w systemie.  

Uwaga! Pamiętaj, że nazwa rekrutacji będzie widoczna także dla kandydata na formularzu aplikacyjnym, zatem powinna być spójna z nazwą stanowiska w publikowanym ogłoszeniu.

Możesz wpisać także numer referencyjny oraz miasto, jednak nie są to pola obowiązkowe. Numer referencyjny będzie widoczny dla kandydatów, miasto nie. Jeżeli chcesz zmienić język rekrutacji pamiętaj, że musi on być taki sam, jak język formularza podpiętego pod daną rekrutację.

Podziękowanie za aplikację to wiadomość e-mail, którą otrzyma każdy kandydat automatycznie po wypełnieniu formularza. Treść szablonu domyślnego może edytować Administrator w ustawieniach konta. Nie masz możliwości podglądu treści z poziomu zakładania rekrutacji.

W każdym projekcie możesz wybrać etapy rekrutacji, które będą wyświetlać się przy kandydatach. O tym jak to zrobić przeczytasz tutaj

Czas przetwarzania danych kandydatów

Następnie, uzupełnij czas przetwarzania danych kandydatów dla obecnej rekrutacji. Możesz wpisać osobny czas przetwarzania danych dla kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.

Gdy czas przetwarzania danych będzie się kończył, poinformujemy Cię o tym mailowo, a także wyróżnimy kandydata w systemie.

Uwaga! Czas przetwarzania danych może być domyślnie ustawiony przez Administratora systemu w Twojej firmie w ustawieniach konta. W takim przypadku czas przetwarzania będzie uzupełniony automatycznie.

Formularz aplikacyjny oraz klauzula

W tej sekcji wybierz formularz aplikacyjny, który będą wypełniać kandydaci aplikując do danej rekrutacji. W przypadku rozpoczęcia pracy od tworzenia formularza, to pole będzie automatycznie uzupełnione. Upewnij się, że formularz jest poprawny, klikając w lupkę po prawej stronie.  
Z tej pozycji możesz również przejść do tworzenia nowego formularza, wystarczy kliknąć Stwórz nowy formularz pod listą wyboru formularza.

Będąc w tej sekcji pamiętaj także o wybraniu odpowiedniej klauzuli i zgód, które będą widoczne dla kandydata na formularzu aplikacyjnym.

Treść klauzuli oraz dostępnych zgód, może zdefiniować Administrator w ustawieniach konta.

TUTAJ przeczytasz więcej na temat klauzul informacyjnych zgodnych z RODO oraz znajdziesz przykładowe klauzule i zgody w systemie eRecruiter.

Dział firmy

Wybierz odpowiedni dział firmy, do którego przypisana jest tworzona rekrutacja. Możesz wybrać więcej niż jeden dział. Działy firmy nie są widoczne dla kandydata, natomiast mogą być istotne dla Ciebie podczas raportowania danych dotyczących rekrutacji. 

Uwaga! Działy firmy definiuje Administrator konta w ustawieniach systemu.

Zespół rekrutacyjny

Wybierz głównego rekrutera oraz przypisz pozostałych użytkowników do tworzonej rekrutacji. Pamiętaj, że użytkownicy z rolą Administrator oraz Rekruter mają dostęp do wszystkich rekrutacji w systemie, niezależnie od tego czy są do nich przypisani.

Uwaga! Nowych użytkowników systemu może dodawać jedynie Administrator w ustawieniach konta.

Na tym etapie możesz także włączyć sobie oraz pozostałym użytkownikom powiadomienia mailowe o nowych aplikacjach. Zdecyduj czy chcesz otrzymywać powiadomienia codziennie czy każdorazowo. Oprócz notyfikacji o aplikacjach, otrzymywać będziecie też informacje o nowo dodanych notatkach przy aplikacjach w danej rekrutacji.

Uzupełnij dodatkowe pola i aktywuj rekrutację

Możesz również uzupełnić dodatkowe pola na karcie rekrutacji. Są to informacje wyłącznie wewnętrzne, niewidoczne dla kandydata. Mogą być dla Ciebie istotne z punktu widzenia późniejszego raportowania. Do tych informacji możesz wracać na każdym etapie trwania rekrutacji.

Jeżeli wymagane pola na karcie rekrutacji zostały przez Ciebie uzupełnione, pora by ją aktywować :-) Kliknij przycisk Aktywuj w prawym górnym rogu.

System spyta się, co chcesz zrobić dalej. Możesz wygenerować linki do rekrutacji (które później należy przesłać do danego miejsca publikacji, lub umieścić go samodzielnie w ogłoszeniu) lub opublikować ogłoszenie bezpośrednio w eRecruiter.

O tym jak opublikować ogłoszenie poprzez system dowiesz się w kolejnym kroku.
Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej o linkach do rekrutacji.

Jak wygenerować linki do rekrutacji?

Zaznacz Przejdź do generowania linków do tej rekrutacji i kliknij w przycisk Dalej

Otworzy się Generator linków. Znajdziesz tu linki wygenerowane dla ulubionych źródeł oraz będziesz mieć możliwość wygenerowania linków dla kolejnych miejsc publikacji. 

TIP: Jeżeli chcesz, aby linki dla wybranych miejsc generowały się automatycznie podczas zakładania kolejnych rekrutacji, zaznacz te miejsca jako ulubione.

Po wygenerowaniu linków dla wybranych miejsc publikacji, zamieść je w treści ogłoszeń, aby udostępnić kandydatom możliwość wypełnienia formularza aplikacyjnego.

Uwaga! Pamiętaj, aby wygenerować osobny link dla każdego miejsca publikacji. Dzięki temu do każdego kandydata, który wypełni formularz zostanie przypisane odpowiednie źródło.
 
W każdej chwili możesz wrócić do generatora linków, klikając w ikonę linków w zakładce Rekrutacje.

Dokładny opis krok po kroku jak wygenerować linki do rekrutacji znajdziesz tutaj.

O tym jak opublikować ogłoszenie dowiesz się w kolejnym kroku.

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?